イベントの出展受付・運営業務をシステム化
業務工数を8割削減し、イベント開催の短サイクル化を実現

株式会社インテリジェンス

背景 DODAの主力商品ともいえるイベント「DODA転職フェア」

アベノミクスなどを背景に景気回復の兆しが見え始め、転職市場の活況ぶりは今後も継続する見通しです。実際、2013年6月の求人件数と転職希望者数は、ともに2008年1月からの調査開始以来の最多(※1)を更新しています。活発化する転職市場のニーズに応えていくことが重要であると、キャリアディビジョン マーケティング企画統括部 塚原様は、自部門の活動内容を説明します。

「私どもの事業部では、『 DODA 』というブランドで求人情報サービスを提供しています。キャリア採用を検討する企業が増える中、オンラインとオフラインの両面で転職希望者へのPR活動を積極的に行っています。また、リアルの転職イベントとして、弊社の最近の主力商品となっているのが『 DODA転職フェア 』というイベントです。この「DODA転職フェア」は、採用を検討している企業がブース出展する会場に転職希望者が来場するという国内最大級の合同説明会で、1年間に6回ほど開催をしています(※2)。この転職フェアは、企業の人事担当者と転職希望者が直接話をすることができ、『実際の人柄を知って採用を検討したい』という企業のニーズと、『応募前に人事担当者の生の声を聞きたい』という転職希望者のニーズ、双方に応える場として開催しているイベントです。先日、東京で開催した時は、約250社にブース出展いただき、2日間で1万人近くの方に来場いただきました」

※1 転職サービス「DODA」調べ( http://www.inte.co.jp/library/recruit/20130709.html
※2 2012年実績

導入経緯 Excelによる「在庫管理」の限界

主力商品である「DODA転職フェア」ですが、当初の運営体制は非効率で、すべての業務が人の手を介す必要があったと塚原様は明かします。

「課題は、出展企業様の申し込み受付とフェア運営に関わる業務にありました。出展ブースは販売数に上限があるため、『在庫管理』が必要です。しかし、通常弊社が扱っている商品のほとんどは、いただいた求人情報をDODAサイトに掲載する求人情報サービスであり、特に在庫管理という概念があまりありませんでした。そのため、ブースの在庫管理はExcelの管理表で行われており、その運用は非常にアナログなものでした。まず、営業担当は事務局が更新するExcelの管理表で在庫を確認し、ブース枠の確定依頼をメールで事務局に連絡します。事務局は、Excelの管理表で在庫数を確認し、その結果を営業担当に返し、初めて申し込みが完了する業務フローになっていました」

このアナログなフローには多くの課題があったと塚原様は振り返ります。

「管理表は確定依頼ごとに更新されますが、依頼が同時に何件も来た時や、更新を手作業で行うため、反映はリアルタイムではありませんでした。管理表の更新自体も必要な項目が30個以上もあり、それをコピー&ペーストで更新するので工数がかかるばかりか、オペレーションミスも発生しかねない状態でした。そのため、ダブルチェック、場合によってはトリプルチェックを行う必要があり、工数も時間もかかるため、リアルタイムで更新されない管理表への営業部門での信頼度は低く、営業担当から事務局への直接の問い合わせが常態化していました。
さらに、出展企業様へのブース番号や会場案内、ガイドブックの入稿案内などの重要な業務連絡も、事務局から営業担当を介していたため、非効率的な業務工数がかかっていました。弊社の主力商品として、より強力に事業展開していくには、これらの課題を解決しなければなりません。そのために新しいシステムを導入することにしたのです」

従来のフェア運用フロー/ブース販売までのフロー従来のフェア運用フロー/出展企業への業務連絡フロー

システム導入に際しては、自社開発も検討されましたが、最終的にはSalesforceとSynergy!LEADの2つのクラウドサービスの導入が決定されました。その要因を、塚原様は語ります。

「システム要件は、まず営業担当にリアルタイムに在庫情報を開示可能であること。次に、ブースの販売上限数などの項目を事務局で自由に更新できること。これは、転職フェア開催ごとに販売上限数などが異なるためです。これらを実現することで、業務フローをシステム化、簡略化し、運営体制を見直したいと考えました。そこで、自社でシステム開発することも視野に入れていましたが、コストも大きく納期も長くなってしまうため、クラウドサービスで検討を進めることにしました。いくつかのクラウドサービスを検討しましたが、要件を高いレベルで満たせるのはSalesforceしかないと判断しました。また、出展企業様への業務連絡の効率化という課題を解決できるシステムとして、Salesforceと連携したメール配信システムであるSynergy!LEADもセットで導入することにしました」

取組・成果 転職フェアの出展受付・運用業務の工数を8割削減

SalesforceとSynergy!LEADを導入して作り上げた新しい業務フローは、全体工数を大幅に削減することに成功しています。その内容を塚原様は語ります。

SalesforceとSynergy!LEADを導入した新しいフェア運用フロー「これまでのメールによるブース枠の確定依頼を、申し込みフォームへの入力に変更しました。入力された情報はSalesforceに蓄積されます。最新の在庫情報は、Salesforceと連携しリアルタイムに更新される専用サイトで確認できます。これにより、Excelファイルの管理表やそのほかの資料がなくなり、作業工数が削減されるとともに、オペレーションミスが激減しました。営業担当からの在庫確認の問い合わせが入ることもなくなりました。また、商品マスタをSalesforceに投入することで、転職フェア開催ごとのブースの販売上限数などを、事務局がフレキシブルに管理と運用できるようになりました。メールによる出展企業様への業務連絡も、Salesforceと連携したSynergy!LEADを活用することで、事務局から直接案内できるようになったことに加え、メールの送信内容がSalesforceの項目で送り分けできるようになったことで大幅に作業工数を削減することができました。 業務効率化に加え、営業を介すことなく出展企業様へ連絡ができるようになったことで、出展企業様への情報提供スピードは格段にあがっており、伝えなければならない情報を正確に、また適切なタイミングで伝えることができるようになったのも、成果の一つと考えております。このシステム導入では、シナジーマーケティングとそのパートナー企業TAM、両社の緊密なチームワークで、要件定義から運用開始までの各フェーズにおける対応が的確でわかりやすく、本当に助かりました。納期も約二ヶ月と非常に短かったのですが、弊社からの多くの要望にも応えていただきました。導入していただいたシステムにも非常に満足しています。

この新しいフローにより、全体の工数を8割も削減できました。その結果、転職フェアをスムーズに運営できるようになりました。例えば、2013年6月末から7月末までに3回の転職フェアを開催しました。今までは、次の採用シーズンの転職フェアも考慮に入れて、転職フェアの間隔は少なくとも一ヶ月以上は空いたスケジュール設定としていました。しかし、新しいフローでは、出展企業様の受付から業務連絡のメール配信までが一元管理できているため、従来では考えられなかった短いサイクルで転職フェアを開催できています。

今後は、このシステムの適用範囲を業務全体にまで拡張し、さらに業務改善ができればと考えています。そうすることで、出展企業様や転職希望者にとって、さらに価値あるサービスを提供していきたいと思います」

※記載されている内容は取材当時のものであり、一部現状とは異なることがありますが、ご了承ください。

キャリアディビジョン マーケティング企画統括部
塚原 しおり 様

株式会社インテリジェンス

インテリジェンスは、「はたらくを楽しもう」をブランドスローガンに、すべての人が前向きに仕事と向き合える社会を目指して幅広い事業展開を行っています。同社は、若年層に圧倒的な認知度を持つ求人情報サイト「an」をはじめとする「メディア事業」、正社員の採用支援を行う「キャリア事業(DODA)」、そのほか「派遣事業」「アウトソーシング事業」「雇用開発本部」を合わせた大きく5つの事業を展開し、人材の採用と活用に向けたソリューションを総合的に提供しています。

メールマーケティングやWeb広告施策など、CRM活動をトータルにご支援した弊社事例の2015年度版。5事例を掲載。