メール配信の業務負荷を大幅削減!
アクセスレポートでのフォーム改善や、アプローチのステータス管理まで。
Synergy!のBtoBマーケティング活用
<目次>
抱えていたお悩み、状況
山内 「Synergy!」を導入いただく前は別のメール配信システムを利用されていましたが、どのような課題があったのかお伺いできますか?
N 氏 「Synergy!」を導入する前は、顧客情報をスプレッドシートで管理おり、その顧客情報をもとにメール配信リストを作成、メール配信システムへインポートしてメルマガを配信していました。
顧客情報管理の部分では、お客様からお問い合わせフォームに登録があると、顧客情報やお問い合わせ内容を手作業でスプレッドシートに転記していたため、誤入力や重複が発生するリスクが課題としてありました。
また、メール配信の部分でも、毎回リストを作成して配信システムにインポートする作業が発生し手間がかかることが課題でした。
山内 手作業でのデータ入力は、たしかに誤入力が心配ですね。重複していないか確認しながら入力するとなると時間もかかってしまいそうです。
N 氏 そうなんです。フォームとメール配信システムが自動で連携できなかったためデータ登録は手作業で行う必要がありました。
西村 メール配信のたびにリストを作成しなければならないため手間がかかってしまうという課題もありましたが、メルマガはどのくらいの頻度で配信していたのですか?
N 氏 配信頻度は月に3回程度でした。配信頻度を上げたり、内容にあわせて配信対象の絞り込みを変えるなど、運用として改善したいことはありましたが配信作業に時間がかかるので、改善施策に取り組めないという状態でした。
西村 メルマガはどのような内容で送られているのでしょうか?
N 氏 当社製品の紹介をお送りすることが多いです。私たちはすでにある自社製品を販売するのではなく、お客様のニーズにあわせてカスタマイズした製品を作って提供しているので、何かニーズが発生した時に「あの会社なら対応できそう」と当社を思い出してもらうことが重要です。そのためには、一度接点を持ったお客様と定期的にコンタクトをとり続ける必要があるので、メルマガはとても有効な手段だと思っています。
山内 定期的なコンタクトが大事な中で、配信設定に手間がかかってしまうため頻度が上げられないことは機会損失につながりますね。
N 氏 そうなんです。製品の販売状況は時期的な要因も大きく、今需要のある製品のご案内を必要なタイミングですぐに配信できないことも課題に感じていました。
「Synergy!」を選んだ理由と課題解決のために取り組んだこと
山内 メール配信システムをリプレイスしようと決まってから、どのようなシステムをご検討されたんですか?
N 氏 名刺管理もできるメール配信システムやMAなど複数社の検討をしましたが、多機能すぎて、少人数で運用する当社ではそこまで高機能・ハイエンドな製品ではなくても良いのではないかと感じていました。
山内 複数の製品を検討される中で、「Synergy!」を選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか?
N 氏 機能の面においては、フォームから登録した情報が自動でデータベースに連携でき、メルマガ配信が簡単にできる点がとても魅力的でした。顧客情報を管理するだけではなくメール配信も「Synergy!」という同じシステム内できるので、我々にとって必要な機能がそろっていたことが大きな決め手です。
山内 まさに課題に感じられていた部分が解消できる機能ですね。
N 氏 そうですね、それまで使用していたメール配信システムと同じことが、今よりも手間をかけずにできると思えたのが「Synergy!」でした。
Synergy!のフォーム機能は、自動でデータをデータベースに連携できるだけではなく、簡単にフォームを作成できる点も良かったです。それまでは別の制作会社にフォーム作成を依頼していたため、「必須・任意」ラベルの差し替えなど少しの変更だけでも費用と時間がかかっていました。そのため、自由に改善施策を回すことができず困っていたのですが、「Synergy!」であれば自分でフォームが簡単に作成できますし、修正もすぐに実施できます。それはとても活用しやすい点でしたね。
山内 フォーム作成はお一人でご担当されているのですか?
N 氏 いいえ、他の部署のメンバーにもアカウントを発行して管理画面にログインできるようにしているので、私以外の者も作成しています。作成がとても簡単なので、誰でもすぐにフォームを作成することができます。
山内 貴社内で部署を超えて活用いただけていて良かったです!
西村 フォーム運用における当初の課題が解決できて良かったです。メルマガ配信については、運用される中で使いづらい点などはありませんか?
N 氏 ないですね。以前のシステムの時に行っていたデータ登録・リスト作成の作業が必要ないので作業効率がとても上がりました。
山内 「Synergy!」を選んでいただいた理由として、課題解決に必要な機能がそろっていたことの他にも決め手はありましたか?
N 氏 機能面で当社のニーズとマッチしていた点もありますが、ご担当の西村さんの対応がとても良かった点も大きな決め手でした。初回の打ち合わせから比較的長くお話させていただき、色々と質問をしたのですが、分かりやすく回答くださり安心感がありました。
西村 ありがとうございます!
N 氏 質問に答えていただくだけでなく、当社にとってやりやすい運用方法を提案してくれるなど、同時に検討していた他の会社よりも対応に安心感がありました。
西村 ツールの案内だけをするのではなく、どう運用いただくのが貴社の環境にとってベストなのかを意識しながらご提案していたので、嬉しいお言葉です。
当初の課題が解決できたことで、新しい取り組みも可能に
山内 フォームの運用ですと、2025年3月に「Synergy!」にはアクセスレポート機能が実装されました。フォーム流入から離脱ポイント・コンバージョンまでの流れが視覚的に分かりやすく確認できるレポート機能ですが、こちらは活用いただけておりますか?
N 氏 アクセスレポート機能、よく使っています!当初の課題であったデータ管理やフォーム作成の作業負担が大きく軽減できたので、改善施策にも取り組むことができるようになり、アクセスレポートを見ながらフォーム改善をしたり、メルマガの改善に取り組めるようになりました。お客様がフォーム登録のどこでエラーになりやすいのかを「エラーリスト」で確認することが多いです。
山内 実際にフォームの改善にも活用できますでしょうか?
N 氏 「エラーリスト」を確認してみると、「ふりがな」の項目でよくエラーが発生したため、「ふりがな」の項目を削除するとお客様が登録しやすくなったなど、活用できています。とてもありがたい機能ですね。
▼アクセスレポート機能のイメージ画面
山内 ありがとうございます。新しく実装された機能がお役に立って嬉しいです!
西村 フォーム登録された後のお客様のサイト内での行動については、LookerStudioとデータを自動連携して確認されているのですよね?
N 氏 はい、APIでデータベースの情報をスプレッドシートに書き出し、LookerStudioへ連携し分析をしています。手間をかけずに自動で連携できるので、フォーム登録情報の分析も簡単にでき便利でした。
山内 お客様のサイト内での行動の確認という点では、「Synergy!」にもWebトラッキング機能が新しく実装されました。データベースに情報のある方のページ閲覧履歴やサイト内での行動履歴を確認できる機能です。改善施策に活用いただける機能ですので、ぜひご利用ください。
N 氏 そうなんですね、それはすごく活用できそうです。使ってみます!
▼Webトラッキング機能のイメージ画面
山内 その他に取り組めていることはありますか?
N 氏 営業と連携してステータス管理も「Synergy!」で行っています。データベースに登録されたリード情報に対して、営業が「担当者名」や「対応状況」「受注可否」といったステータスを入力するフローです。「Synergy!」の管理画面上で「誰が」「どのように対応しているのか」がすぐに確認できますし、担当者や対応ステータスごとにリスト化して管理することも簡単にできています。
山内 BtoBマーケティングとして、すごく有効な活用方法ですね!「Synergy!」はBtoB業のクライアント様も多いのですが、同じようにステータス管理までこのシステムで行っている企業様が増えています。
N 氏 ステータス管理のためにMAツールを導入すると、多機能なため費用が高くなってしまうのですが、「Synergy!」で管理できるので助かっています。
山内 ありがとうございます!上手くご活用いただけていて嬉しいです。
システム導入や新しい機能活用もサポートがありスムーズに実施!
山内 データベースやフォーム・メール配信・アクセスレポートなど、「Synergy!」の機能をとても有効に活用いただいていますが、システムの導入や機能の理解でお困りになることはありませんでしたか?
N 氏 オンボーディングとしてご担当の方が入ってくださったので、困ることはありませんでした。対応もとても迅速で、不明点をお伺いするとすぐに回答をくださり、やりとりがスムーズで助かりました。
西村 導入してから実際にメールを配信できるまでどれくらいの期間がかかりましたか?
N 氏 1か月程度だったと思います。既存のシステムからの切り替えが必要なため、時間がかかる思っていましたが早く運用が開始できたのも、ご担当の方が当社の状況を見て、より少ない工数で実施できる方法を考えご提案をくださったのが大きかったです。西村さんにもオンボーディングのご担当の方にも、とても助けていただきありがたかったです。
西村 ありがとうございます!担当者にも伝えておきます。
山内 「Synergy!」は、これからもよりご活用いただきやすくなるよう、どんどん新しい機能実装を予定しておりますので、活用方法など提案させていただきますね。
N 氏 楽しみにしています。
山内 本日は貴重なお話をありがとうございました。
※記載されている内容は取材当時のものであり、一部現状とは異なることがありますが、ご了承ください。