ファイル添付できるフォーム作成ツール5選！選び方も解説
<この記事でわかること>
- ファイル添付に対応したフォーム作成ツールの選び方がわかる
- ファイル容量や保存期間など比較すべきポイントがわかる
- ファイル添付フォームにおすすめのツールがわかる
- ファイル受付後の管理に役立つ「Synergy!」の特徴がわかる
フォームから画像、PDF、履歴書、レシート写真などを受け取りたい場面は多くあります。その場合は、ファイル添付に対応したフォーム作成ツールを選ぶ必要があります。ただし、容量や保存期間、セキュリティなど、確認すべき点も少なくありません。
この記事では、ファイル添付できるフォーム作成ツールの選び方と、おすすめのサービスを紹介します。キャンペーン応募、採用応募、問い合わせ受付などでファイルを受け取りたい方に役立つ内容です。
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<目次>
ファイル添付できるフォーム作成ツールの選び方
ファイル添付に対応したフォーム作成ツールは複数ありますが、料金や機能、使いやすさは大きく異なります。導入後に後悔しないために、導入時に押さえておきたい5つの観点を紹介します。それぞれの観点を自社のフォーム運用と照らし合わせて、サービスを選定していきましょう。
無料か有料か
ファイル添付機能は、無料プランでは利用できず、有料プランやオプション扱いとなっているサービスが多く見られます。無料で使えるサービスでも、ファイルサイズや件数に制限があるケースが一般的です。月にどれくらいの件数を想定しているか、想定ファイル容量はどの程度かを整理したうえで、必要なプランを比較するのが基本となります。
一見すると有料プランは割高に感じても、ファイル管理機能やセキュリティ面まで含めて考えると、有料サービスのほうがトータルコストを抑えられるケースもあります。無料プランを試してから、必要に応じて有料プランに切り替えられるサービスを選んでおくと、リスクを抑えながら導入を進められます。
回答者がログイン不要で使えるか
お客様にファイルをアップロードしてもらう際、サービスへのログインや会員登録を求める仕組みだと、入力途中で離脱されるリスクが高まります。とくにキャンペーン応募や問い合わせのように一度きりの利用シーンでは、ログイン不要で完結するフォームを選ぶことが重要です。
Webブラウザ上でURLにアクセスし、そのままファイルを選んで送信できる導線になっているかを確認しましょう。スマートフォンからアクセスした際にカメラロールやファイルアプリにスムーズに連携できるかも、合わせてチェックしたいポイントです。回答者の負担が少ないツールほど、フォームの完了率が高くなる傾向があります。
ファイル容量と保存容量が用途に合っているか
ツールごとに、1ファイルの最大サイズや、保存できる総容量が定められています。スマートフォンで撮影した画像はそのままでは数MBになることもあるため、想定よりも余裕を持った容量設定のサービスを選ぶことが望ましい形です。容量が不足すると、過去の応募データを削除しないと新しいファイルを受け付けられない事態にもなります。
写真コンテストや動画投稿のように大容量ファイルを扱う場合は、自動リサイズ機能の有無も大きな判断材料になります。アップロード時に自動でファイルサイズが最適化される仕組みがあれば、お客様の通信負荷を抑えながら受け付けられます。動画ファイルの取り扱い可否や、対応形式の幅も合わせて確認しましょう。
セキュリティと個人情報管理に対応しているか
ファイル添付フォームでは、履歴書や身分証明書、レシート画像など、個人情報を含むファイルを取り扱うケースが多くあります。SSL/TLSによる通信の暗号化、reCAPTCHAなどのスパム対策、サーバ側のアクセス権限管理が標準で備わっているかを確認しましょう。
運営会社のセキュリティ体制も重要な選定軸です。プライバシーマーク（Pマーク）や情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS／ISO27001）の認証を取得しているサービスは、組織として情報管理体制を整えている目安となります。万が一の情報漏えいは企業の信頼に直結するため、機能だけでなく、運営体制まで含めて選ぶ姿勢が大切です。
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管理画面でファイルを探しやすいか
フォームから受け取ったファイルを管理画面でどう確認できるかも、運用効率を左右する重要なポイントです。回答ごとにファイルが一覧表示される、検索や絞り込みができる、ファイルだけを一括ダウンロードできるなど、業務に合った管理機能を備えているかを見極めます。
管理画面でのプレビュー表示にも対応していると、毎回ダウンロードしなくても内容を確認でき、対応スピードが上がります。応募件数が多いキャンペーンほど、管理画面の使いやすさが業務負担に直結します。複数の担当者で対応する場合は、対応ステータスの管理機能や、社内通知の仕組みがあるかも合わせてチェックしましょう。
ファイル添付機能があるフォーム作成ツール5選
ファイル添付機能があるフォーム作成ツールには、無料から試せるもの、問い合わせ管理に強いもの、顧客データベースと連携して本格運用できるものがあります。ここでは、ファイル添付フォームの作成に使える代表的な5つのサービスを紹介します。必要な容量や管理方法、セキュリティ要件を踏まえて、自社に合うサービスを選びましょう。
Synergy!
「Synergy!」は、顧客管理やメール配信、フォーム作成などをまとめて扱えるCRM・顧客管理システムです。
フォーム機能では、キャンペーン応募、資料請求、問い合わせなどの受付フォームを作成でき、フォームから取得した情報をデータベースと連携して管理できます。ファイルアップロード機能を利用すると、JPEGやPDF文書などのファイルを投稿できるフォームを作成でき、PC・スマートフォンの両方に対応しています。
ファイル受付だけでなく、応募者情報や問い合わせ情報を顧客データとして管理したい場合に向いています。写真投稿型キャンペーン、マストバイキャンペーン、資料受付など、ファイルと顧客情報をひも付けた運用にも活用しやすいサービスです。シナジーマーケティングはプライバシーマークを取得しているため、個人情報を含むファイルを扱うフォーム運用でも検討しやすいでしょう。
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「Synergy!」の具体的な製品機能については、ぜひ以下のフォームから資料をダウンロードしてご確認ください。
formrun（フォームラン）
formrun（フォームラン）は、ノーコードでフォームを作成できるビジネス向けフォーム作成ツールです。
ファイル添付機能は無料プランを含むすべてのプランで利用でき、回答者はログイン不要でファイルをアップロードできます。無料プランでは保存容量が100MB、有料プランではプランに応じて5GB、10GB、30GBまで利用できます。
また、プライバシーマークやISO 27001（ISMS）の認証を受けた環境でデータを管理できる点も特徴です。無料から試しやすく、問い合わせ、採用応募、キャンペーン応募などのフォームをすぐに作成したい場合に向いています。Googleフォームと異なり、回答者にGoogleアカウントへのログインを求めずにファイルを受け付けられる点も使いやすいポイントです。
フォームズ（formzu）
フォームズ（formzu）は、シンプルなメールフォームを作成できるフォーム作成サービスです。
添付ファイル送信に対応しており、フォームから送信されたファイルはメールの添付ファイルとして届きます。無料プランでも1ファイル2MBまで対応しており、パーソナルプランは1ファイル4MB、ビジネスプランは3ファイル合計6MB、プロフェッショナルプランは5ファイル合計10MBまで利用できます。
大容量ファイルや大量の応募データ管理には向きにくい一方で、少量の画像やPDFを受け付ける用途には使いやすいサービスです。問い合わせフォームや簡易的な申込フォームなど、受信したファイルをメールで確認できれば十分なケースで候補になります。
Tayori（タヨリ）
Tayori（タヨリ）は、フォーム、FAQ、アンケート、チャットをまとめて使えるカスタマーサポート向けツールです。
問い合わせフォームや社内問い合わせフォームを作成し、受信箱で問い合わせを一元管理できます。フォームでは有料プランでファイルアップロード項目を作成でき、JPG、PNG、GIF、PDF、Office、Zip形式のファイルを1ファイル5MBまで受け付けられます。
問い合わせ対応やカスタマーサポートの運用と合わせて、スクリーンショットや申請書類などを受け取りたい場合に向いています。FAQやチャットと連携した顧客対応を重視する企業であれば、単体のフォーム作成ツールよりも運用をまとめやすいでしょう。
フォームメーラー
フォームメーラーは、問い合わせフォーム、注文フォーム、アンケートフォームなどを作成できるクラウド型メールフォーム作成サービスです。
ファイル添付機能では、PDF、画像、Word文書、Excelシートなど幅広い形式のファイルを受け付けられます。プランによって1ファイルあたりの上限は異なり、Liteは3MB、Entryは5MB、Standardは30MB、Premiumは100MBまで対応しています。
ファイルサイズや拡張子の制限を設定できるため、受け付けるファイル形式をあらかじめ絞り込みたい場合にも使いやすいサービスです。履歴書、証明書、契約書、写真作品など、用途に応じてさまざまなファイルを受け付けたい場合に候補になります。
まとめ
ファイル添付に対応したフォームを選ぶときは、料金だけでなく、回答者の使いやすさ、ファイル容量、保存容量、セキュリティ、管理画面の使いやすさまで確認することが大切です。用途に合ったツールを選ぶことで、運用後の負担を減らせます。
こうしたファイル添付フォームの運用に役立つのが「Synergy!」です。フォーム作成に加えて、ファイルアップロードや顧客データ管理、セキュリティ対策まで1つの環境で扱いやすく、キャンペーン応募や資料受付などにも活用しやすい仕組みです。
「Synergy!」を提供するシナジーマーケティングは、企業のフォーム活用や顧客情報管理を支援してきました。ファイル添付フォームを安全に、効率よく運用したい場合は、ぜひ一度ご相談ください。
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※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。