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メルマガだけじゃない!初めての一斉メール配信完全攻略版【事前準備編】

「一斉配信」といえばメルマガだけだと思っていませんか?実際は同じ内容のメールを一斉に送るケースは、サービス・イベントの告知、挨拶、お礼など多岐にわたります。そんな時、あなたはどのような方法でメールを送りますか?
今回は一斉配信の際におさえておきたいポイントを【事前準備編】と【実践編】 の2回に分けて『完全攻略版』としてまとめました。DMや電話など、メール以外での手段を考えている方もぜひ一読し、参考にしてください。

メールで一斉連絡をおこなう方法とは?

同じ内容のメールを一斉に送る方法(一斉連絡)としては3つの選択肢があります。

1. 1通1通、手動で送る

どうしても読んで欲しいメールである、かつ十数件程度の一斉連絡の場合は、手動で送る方法が最も効果的です。配信相手の一人ひとりに合わせて言い回しを変えて送ることで、同じ内容を送るよりも高い効果が得られます。ただし1通にかかる時間が多くなるため、限られた手間と時間で大量の配信が必要な場合には向いていません。

2.  BCCを使って送る

BCC(ブラインドカーボンコピーの略)とは、受信者に他の送信先のアドレスを見せずに、同じ内容のメールを複数名同時に送る機能です。ただBCCを使って大量配信することは以下2つの危険が伴うため、なるべく使わないことをおすすめします。

・IPアドレスが ブラックリストに登録されてしまう可能性が高い

同じメールアドレスから大量配信をおこなうと、 IPアドレスがブラックリストに登録される可能性が高くなります。そうなるとプロバイダーやキャリア側から「迷惑メール」と認定されて、業務上のメールすらも届かなくなる、送ったメールが迷惑メールフォルダに振り分けられるなどの影響が発生します。

・誤配信や個人情報漏洩のリスクが高い

BCCに一件ずつメールアドレスを追加する作業は設定ミスが発生しやすいため、誤配信や個人情報漏洩のリスクが高くなります。誤配信をしてしまうと、企業全体のブランドイメージが下がるだけではなく、謝罪のために多くの時間が取られてしまいます。

これら2つの理由から、 BCCを使っての一斉配信は極力控えることをおすすめします。

3. システムを使って送る

一斉配信に特化したメール配信サービスは世の中に多く存在します。数十件以上の配信をおこなう場合は、一斉配信専用のサービスを活用して配信することをおすすめします。

システムを使ったメール配信とは?

いわゆる「メール配信システム」を使ってメールを配信する方法です。メール配信システムと聞くと「マーケティング担当が使うもの」「メルマガ配信に使うもの」というイメージを持つ方が多いと思いますが、なかにはメルマガではなく、一斉連絡に特化したサービスも存在します。

例えば弊社のサービスなら、配信先のアドレスが入ったExcelリストをドラッグ&ドロップし、本文を入力するだけで一斉配信できる『エクメルン』というサービスがそれに該当します。1回の配信は500円で、1,000通までなら無料で送れるプランもあるのでちょっとした一斉配信にご活用ください。

ここからはメール配信システムを使って配信する時のポイントと、具体的な配信方法についてご紹介します。メール配信システムで一斉配信をおこなう場合は、「ターゲット」「タイミング」「コンテンツ」という3つのポイントが重要となります。本記事では「ターゲット(配信相手)」を考える時の注意点、「タイミング(配信時間)」を設定する時のポイントについて詳しくお伝えします。

一斉配信をして良い相手、してはいけない相手とは?

一斉配信をして良い相手とは以下の3パターンです。後述しますが、それ以外の相手に送ると法律違反となるため、必ず3パターンいずれかの相手にのみ配信するようにしましょう。

1. 名刺交換をしたことがある相手

過去に名刺交換をしたことがある相手であれば一斉配信をして問題ありません。ただ、あまりに関係性が薄い相手にメールを送ると「なぜ御社からメールが来たのか?」という問い合わせが来る可能性があります。問い合わせを防ぐためには、必要に応じて「このメールは過去に名刺交換をさせていただいた方にお送りしています」などの文言を本文に記載しておきましょう。

2. 配信の許諾を得ている相手

メルマガの登録フォームなどでよくある、以下のような項目を指しています。登録フォーム以外でも、セミナーのアンケートなどに掲載されているケースもあります。

3. 収集した個人情報の利用目的として、メールを送る旨をサイト内に明記している場合

貴社のプライバシーポリシーや規約内に以下のような文言が入っている場合のことを指します。以下は一例です。個人情報を「案内を送る目的で使う」という内容が入っていれば、一斉配信をしても問題ありません。

上記3パターンが配信して良い相手であり、それ以外の相手には配信してはいけません。なぜなら前述の通り「特定電子メール法」という法律を違反することになるからです。
特定電子メール法」とは、端的に言うと迷惑メールを配信することを禁じている法律です。具体的な法律違反の例としては、業者から顧客リストを購入して配信することや、メール受信を拒否している相手に配信することなどが挙げられます。これらは絶対にやめましょう。

また法律違反ではないのですが、もう一つ注意点があります。既に別の担当者から連絡しているお客様に対して一斉配信でまた連絡する、という二重連絡を避けることです。 同じ内容の連絡が別の担当者から二重で届くと、不快に感じるお客様も多くいます。二重連絡にならないよう、社内での連携をしっかり取りましょう。

配信タイミングはいつ頃がいいの?

続いて「タイミング(配信時間)」についてです。大前提として、苦情やブランドイメージの低下に繋がるため、深夜や早朝などの読者の迷惑になる時間の配信は避けましょう。だいたい8:00~20:00頃が一般的な配信時間です。曜日についてはBtoCは特に決まりはありませんが、BtoBであれば平日に配信されるケースが多いです。
配信タイミングの一般的な傾向として、時間帯は10:00、曜日は火、木が良いといわれています。

(出典:Mailchimp社のブログ記事 「Insights from MailChimp’s Send Time Optimization System
    富士ゼロックス社ブログ記事 「メールマガジンは何時、何曜日に配信するのが効果的?」)

ただ実際のところは業界、企業、サービスの特性によって「読まれやすいタイミング」は全く異なります。例えばサービス自体が繁忙期であればその時期はメールも読まれやすいですし、配信相手の多くが営業であれば月末は忙しいので読まれにくい、など様々なケースがあります。

「自社にとって読まれやすい時間帯」を正しく把握したい場合は、配信曜日と配信時間ごとにA/Bテストを実施して、最も読まれるタイミングを調査していきましょう。

ここまでが、メール配信システムを使って一斉配信する時の【事前準備編】でした。
次の【実践編】では、「コンテンツ(内容)」と、配信時のポイントについてご紹介します。

※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。

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