シナジーマーケティング株式会社

Menu

業務効率大幅UP!
Google Driveの効果的な使い方:4つのポイント

私のExcel歴はここ数年のことです。数年前に四苦八苦しながらExcelでの名寄せ作業を行い、関数がそこそこ使えるようになった時のあの感動ったらありませんでした!(その時の経験で得たノウハウを一部「知らないと損をする!リストやデータ作成・整理に使える6つのExcel(エクセル)小技集」でまとめています)おかげで、本当に帰宅する時間が数時間早くなりました。ありがとう、Excelさん。

そんなExcel以外でも、知っているか知らないかだけで仕事の業務効率が大きく左右されるツールや機能はまだまだあります。今回はそんなツールの代表格とも言える『Google Drive』と、これを効果的に活用するためのポイントをご紹介します。

  • 業務でwordやExcelをよく利用する
  • 『Google Drive』を知らない、使ったことがない
  • 業務効率に課題がある
  • お金をかけず業務改善をしたい

という全てのビジネスマン・ビジネスウーマンにオススメです。

1. そもそも『Google Drive』とは何か

●Google Drive(公式ホームページ
『Google Drive』とは、Googleが提供するクラウドストレージです。Googleアカウントを持っている人ならだれでも、無料で5GBまで利用できます。

しかし、ドキュメントを保管・整理するだけのただのファイルストレージではありません。『Google Drive』のすごさは、そのアプリにあります。アプリを利用すれば、さまざまな文書を作成したり、それを複数人で同時に共同編集したり、ドキュメントを閲覧・編集できる人を自由にコントロールできたり、さまざまなことが可能になります。(『Google Drive』のアプリ一覧

その中でも、代表的なアプリは、

  • ドキュメント
  • スプレッドシート

です。有名なMicrosoft Officeのソフトウエアで例えると、ドキュメントはWord、スプレッドシートはExcelと似たような機能を持っています。

『Google Drive』やアプリの機能は、かなりの種類があるので、そのなかから「これから『Google Drive』を使う・もっと活用したい」という人に向けて、重要になる4つのポイントをご紹介します。

2. ポイント① :ドキュメントとMicrosoft Word

105_matsuzawa_013_2

●Googleドキュメント(公式ヘルプ – Google ドキュメントの使い方
上述した通り、ドキュメントとWordは機能が非常に似ていますが、違いもあります。基本的なポイントを以下にまとめます。

オンライン・オフライン関係なく利用できる

『Google Drive』はクラウドサービスなので、基本的にはインターネット経由で利用するものですが、設定次第でオフラインでも利用できるようになります。よって、『Google Drive』の中で動くアプリであるスプレッドシートも、Wordと同様にインターネットに接続できない環境で文書を編集したりすることも可能です。

反対に、ドキュメントはWordとは違ってインターネットでどこからでも文書に接続でき、特定の複数名で同時編集ができます。たとえば、私たちのグループの場合、ミーティング前にアジェンダをドキュメントで共同編集して作成しています。そのことで、事前にもれなく議題を明確にでき、ミーティング自体も効率化できます。ミーティング直前ギリギリでも全員で書き込めるので、「あ!あれ書くの忘れた!」なんてことがあっても全然問題ありませんし、ミーティング中も内容をドキュメントに追記しながら話ができるので、あとから議事録を書く必要もありません。

Wordの基本的な機能はほぼ網羅されている

Wordの基本的な機能はほぼ網羅されていると考えて良いと思います。私は、ブログ以外にも「原稿を書くこと」が多く、社内用の文書や企画書を作成することもあるのですが、「Wordではできるのにドキュメントではできない」という機能は特にあるように感じません。
要は、そのレベルでWordを利用しているのであれば、ドキュメントでも十分代用可能ということです。

ない機能もある(アウトライン表示など)

もちろん、Wordにはあってドキュメントにはない機能もあります。代表的なのが、「アウトライン表示」です。個人的には、アウトラインの機能は原稿作成の際に結構使うので、これは非常に残念です…。

Wordというソフトウエアも非常に優れた機能がたくさんあるのでこういうことは他にもあるとは思いますが、まずは「Wordでもドキュメントでもどちらでもできる」という前提を持っていれば、選択肢と手段が広がります。あとは、実際にやりたいことが出てきた時に、どちらでならより効率的な業務遂行・運用が可能かをググれば良いだけです!

Wordとの互換性の問題(変更履歴など)

Wordで作成した文書を『Google Drive』にアップロードしてドキュメントで利用したり、ドキュメントで作成した文書をdoc形式でダウンロードしてWordで利用したりできます。(公式ページ – ファイルを Google ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションに変換する
その際、互換性がある機能とない機能があります。代表的なものとして、変更履歴が挙げられます。

「Wordの基本的な機能はほぼ網羅されている」と上述した通り、Word・ドキュメントどちらにも変更履歴を保存する機能があります。しかし、変更履歴が含まれる文書をWord→ドキュメント(アップロード)、もしくは、ドキュメント→Word(ダウンロード)して文書を開いた場合、その変更履歴は消えてしまいます。
もちろん、どちらかにしかない機能についても、互換性はありません。この点は念のため事前に確認しておきましょう。

3. ポイント② :スプレッドシートとMicrosoft Excelの違い

105_matsuzawa_013_3

●Googleスプレッドシート(公式ヘルプ – Google スプレッドシートの使い方

基本的にはドキュメントと同じ

スプレッドシートとExcelも非常に似ていますが、違いもあります。ドキュメントのポイント「オンライン・オフライン関係なく利用できる」「Wordとの互換性の問題(変更履歴など)」に関しては、スプレッドシートでも全く同じことが言えます。

また、Excelでvlookupやifを使いまくるようなことをしていない限り、Excelでできる基本的なことはスプレッドシートでもできると理解して良いと思います。

スプレッドシートの関数もすごい

スプレッドシートとExcelの違いに関して特筆すべき点は、スプレッドシートの関数です。Excelの関数も使えば使うほど感動します。しかし、スプレッドシートにもExcelと互換性のある関数やスプレッドシートでしか使えないすごい関数もあります。Googleが公開している関数のリストがあるので、詳細は以下よりご覧ください。

スプレッドシートでしか使えないすごい関数がまとまっているページがあったので、こちらもご参照までに。

ちなみに、Excelの通常機能をスプレッドシートの関数で代用することも可能です。たとえば、Excelではデータメニューの中に「重複の削除」という機能がありますが、スプレッドシートではこれと同じ結果を「UNIQUE」という関数で得られます。

4. ポイント③ :使えるアプリがまだまだある

他にもあるGoogleのすごいアプリ

上述の「ドキュメント」「スプレッドシート」以外にも、『Google Drive』で使えるGoogleのすごいアプリはまだまだありますPowerPointのような機能と持ち互換性もある「スライド」や、スプレッドシートにWebフォームの機能を足したような「フォーム」、簡単にグラフや図が作成できるドローイングアプリの「図形描画」や、メモ機能の「Keep」など。

さらに追加できるGoogle以外が提供するアプリ

他にも、ファックスの送信、動画の編集、ウェブサイトのモデル構築など、さまざまな機能をもつアプリが用意されています。それらのなかから好きなものだけを選び、『Google Drive』に追加できます。

新しいアプリは 『Google Drive』の[作成] ボタンから直接追加するか、Chrome ウェブストアのドライブ コレクションからインストールできます。

105_matsuzawa_013_4

5. ポイント④ :なにより、検索が一番すごい!

『Google Drive』の検索機能は、非常に優れています。『Google Drive』内にある全てのファイルを対象として検索ができるのはもちろん、ファイル内に含まれる文字や、ファイル内の画像に含まれる文字までが検索対象になります。公式ヘルプ – Google ドキュメントの光学式文字認識について

たとえば、重要な資料の写真を撮り、それを『Google Drive』にアップしていた場合、その画像内の文字までテキストを読み取り、検索対象にすることが可能です。いろんなアプリを使ってファイルを作成し、ファイルストレージとして多様なデータをアップロードしてデータが増えれば増えるほど、この検索機能は力を発揮してくれます。これを覚えておくだけでも、かなり作業効率を上げることができるでしょう。

いかがでしたでしょうか。すでに『Google Drive』を使っている人、これから始める人も、ぜひ試してみてください!

※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。

業務効率を上げる!
マーケティング担当者の生産性を高めるフリーツール20選

日々のマーケティング業務の生産性を高めるフリーツールやWebサービスのうち、選りすぐりの20点をご紹介。

PCにインストールすることなく利用できるWebサービスを多く紹介していますので、会社PCに自由にフリーソフトをインストールできない環境でもご利用いただけます。ぜひご活用ください。

マーケティング担当者の生産性を高めるフリーツール20選

無料ダウンロード

PageTop