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一元管理とは?効率的に経営資源を管理するポイントを解説

一元管理とは?効率的に経営資源を管理するポイントを解説

企業の経営資源であるヒト・モノ・カネ、そして情報。業務効率化を推進し、迅速な意思決定や、成果につながる施策を講じるには、これらを一元管理することが不可欠です。
一元管理とはそもそも何を指す言葉なのか、どんなメリットとデメリットがあるのかなど、一元管理に関して知っておきたいポイントを解説します。

一元管理とは、経営資源を1ヵ所に集約して管理すること

一元管理とは、複数存在するものを1ヵ所に集約・統合し、同じ管理方法を用いて、効率的に管理することを指します。
その管理対象の代表といえるのが情報(データ)です。例えば、顧客情報が異なる部門に散在して保管されている、あるいは異なるシステム上に存在していると、さまざまな不都合が生じます。データの重複や不整合によって混乱が起き、部門間の連携に支障をきたし、さらには顧客自身に迷惑をかけることも考えられます。

散在している顧客情報を一元管理すれば、顧客に関する過去の情報および最新の情報を社内の誰もが、同じように参照し活用することが可能です。情報が更新されればそれがすぐに反映されるので、不要な混乱を招くこともなくなります。
また、企業における一元管理は、情報以外にも、ヒト、モノ、カネといった経営資源すべてを対象とすることができます。

一元管理する経営資源

一元管理について理解を深めるためには、管理すべき経営資源について把握する必要があります。ここからは、一元管理の対象となる4つの経営資源について具体的にご説明します。

ヒト

ヒトとは、人材や、人材によって構成される組織を指し、4つの経営資源の中でも最も重要とされます。ヒトを一元管理すれば、人材マネジメント業務の効率化を進めることが可能です。特に、採用活動や労務管理の一元化は、企業にとって必須事項ともいえるもの。人材教育もしかりでしょう。
近年では、人事管理システムを用いて、勤怠管理や給与計算、人事労務、採用管理、人事評価などの従業員に関する情報を一元管理する手法が一般化してきています。

モノ

モノとは、商品やサービス、商品の在庫、さらには設備などを指します。これらのモノも、一元管理によってその種類や量(数)を厳密に把握することが可能です。商品であれば生産数や在庫数を正しく一元管理していないと、適切な量を市場に供給することができなくなります。
モノに関する一元管理システムとしては、生産数や在庫、納期、生産工程、原価などを管理して調整を行える、製造業における生産管理システムが挙げられます。また、流通業、卸売業、小売業における販売管理システムも、主にモノを扱います。

カネ

カネとは、資金や売上を指す言葉です。企業の大きな目的のひとつが利益の追求である以上、カネに関わる処理は、特に正確さが求められます。社内外のカネの流れを把握することは、計画的な経営戦略を立てるための重要な要素です。
カネの一元管理は、会計システムを中心として行われます。

情報

ここまで解説してきたように、ヒトもモノもカネも、現在ではそれらに関する情報をシステムによって一元管理するという方法が一般的です。また、会計システム、販売管理システム、在庫管理システム、生産管理システム、人事管理システムなどを統合したERP(Enterprise Resources Planning)という概念もあり、あらゆる情報を一元管理するために基幹系情報システムとして、導入・運用している企業もあります。

一方、企業内にはほかにも、技術や業務ノウハウ、各種ナレッジ(知見)、先にも挙げた顧客情報といった情報や知識が存在します。
まず、技術やノウハウ、ナレッジに関する情報・知識がバラバラに散在している状態は、業務の属人化を招きかねません。担当者がいないと業務が滞ってしまうといった問題が起きやすくなり、引き継ぎや人材育成にも悪影響を及ぼします。これらをマニュアル化するなどして情報共有するには、ファイル共有ソフト、社内Wiki、グループウェアなどのシステムやツールが用いられています。

顧客情報を一元管理するためのシステムは、「顧客関係管理」と訳されるCRM(カスタマーリレーションシップマネジメント)が代表的です。CRMは、営業部門、マーケティング部門、開発部門、情報システム部門などが持つ顧客情報を一元管理し、マーケティング、プロモーションなどを支援するために活用されています。

一元管理のメリット

企業が各種経営資源を一元管理するようになると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。続いては、経営資源を一元管理するメリットをご紹介します。

業務効率化の推進

一元管理の最も大きなメリットといえるのが、業務効率化の推進です。情報が複数の部門・部署に分散して管理されていると、作業を進めるにあたってその都度それらの情報を突き合わせて確認するなどの手間がかかってしまいます。
ヒトやモノ、カネにしても同様です。全社横断的に俯瞰してそれらの状況を把握することができなければ、意思決定のスピードは落ち、判断の妥当性にも問題が生じるおそれがあります。
また、一元管理は業務フローの簡略化に結びつきます。シンプルに、作業の進行を円滑にし、業務工数を減らして時間を短縮することに役立つでしょう。

情報の活用の活性化

一元管理がなされていると、過去の蓄積、最新の状況を含めて、誰もが共通の情報にスムーズにアクセス可能です。また、情報が散在している場合と比べて、データの不整合も解消されます。すなわち、正確な情報を必要なときに取り出して活用する環境が整うことにつながります。
このことにより、情報にもとづいた組織の意思決定もスピードアップし、正確性が増すことが期待できるでしょう。

コスト削減

一元管理は、コスト削減にも効果的です。これまで同じまたは類似の情報を別々の場所やシステムで管理・保存していた場合には、余計な運用費や人件費がかかっていたことになります。分散していた情報を突き合わせて確認する手間や、情報の世代管理のために新たな労力を投入する必要性も生じるでしょう。
さらに、紙を使ったアナログな作業で情報などを管理している場合には、印刷や書類の保管にもコストがかかります。ヒューマンエラーによってクレーム対応などが必要となれば、そのためにも無駄なコストが発生してしまいます。
一元管理のためのシステムを導入すれば、こうしたコストの削減が可能になるのです。

人材の定着

ヒトの一元管理で得られるメリットも見逃せません。適切な人材補充や確保、適正な人事評価、適材適所、一人ひとりに合わせた人材育成などが可能になり、その結果として社員の定着率を向上させられるでしょう。

情報共有・コミュニケーションの促進

一元管理により情報共有が容易になると、社内のコミュニケーションも促進されます。部門間や拠点間の連携も強化されるでしょう。横のつながりだけではなく、経営層と現場の意思疎通もスムーズになる効果も得られます。

より高度な情報処理や分析が可能に

ヒト、モノ、カネ、情報の一元管理を進めていくと、それらのデータの内容を充実させる、あるいは組み合わせるなどして分析し、ビジネスに有用な情報やインサイト(洞察)を得られるようになります。

例えば、顧客情報には氏名・性別・住所などの基本情報(属性情報)のほかにも、商談履歴・購買履歴・利用履歴・流入経路などの「行動情報」を含めることができます。これらの情報をバラバラに保管していたり、紙やExcelを用いて管理していたりしていても、それを上手に活用することは難しいでしょう。
CRMなどを用いて顧客情報を一元管理し、分析すれば、一人ひとりにマッチしたアプローチをして商品の購入に結びつけるなど、マーケティングに役立てることができます。

一元管理のデメリット

一元管理には多くのメリットがある一方、いくつかデメリットもあります。ここからは、一元管理のデメリットを3つご紹介します。

定着するまでに時間がかかる

これまで、部門・部署ごとに異なるシステムやアプリケーション、サービスを用いて情報を管理していたような場合、新たに一元管理のためのシステムを導入しても、すぐには定着しないことがあります。作業のやり方そのものを変革しなければならないケースも多々出てくるでしょう。
また、従業員が新しい方法に慣れるまでに時間を要するため、その間、一時的に業務効率が低下してしまうリスクを想定しておく必要があります。

導入コストと手間が必要

一元管理はコスト削減につながるとメリットでは述べましたが、新規システムを導入するにはその費用がかかることも事実です。そのため、まえもって費用対効果をしっかりと検証しておく必要があります。特に、多機能かつ大規模なシステムとなるERPは、導入コストや運用コストが高価になるのが一般的です。

また、一元管理のためには、現状で所有している情報の整合性を確認するなどの作業も必要となります。不正確なデータや不要なデータ、破損したデータなどを特定してデータを整理する作業はデータクレンジングと呼ばれます。これらの作業にコストと手間がかかることも考慮に入れておくべきです。

現場のスタッフの理解が必要

一元管理への移行を一気に推し進めようとすると、現場スタッフからの思わぬ抵抗を受けるケースも考えられます。これまでのやり方に慣れている従業員が多いほど、抵抗は大きいかもしれません。自社にとっての一元管理のメリットや目的を明確化し、導入前に周知するなどして、事前の十分な理解を得ておかなければなりません。

なお、一元管理をトップダウン方式で一気に推し進める方法もあります。しかし、現場の理解やスムーズな移行を目指すなら、できるところから一元管理を進めていく、つまりスモールスタートさせて徐々にその範囲を広げていく方法がおすすめです。
一元管理に役立つシステムやツールは、現在ではその多くがクラウドサービスとして提供されています。これらのサービスを利用すれば、導入や運用に関わるリスクを抑えることができるでしょう。

適切なシステムを選んで、スムーズに一元管理を進めよう

一元管理の推進には一時的なデメリットが伴うケースもありますが、計画的に自社に合った一元管理のためのシステムを導入すれば、業務効率化や情報活用などの大きなメリットを得られます。

クラウドベースの国産CRMシステムである「Synergy!」は、顧客情報を一元管理するための使いやすい機能を多数備えています。顧客に関する基本情報、行動情報を一元管理することで、それらを業務効率化やマーケティング活動に欠かせない情報集合体として活用し、会社の重要な資産とすることができるのです。
顧客情報の一元管理をお考えなら、「Synergy!」の導入をご検討ください。

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