メール配信システムの仕組みは？導入メリットやツール選びのポイントなどを解説
<この記事でわかること>
- メール配信においては、実際に送受信を行う「MTA」というソフトが重要。メール配信システムではMTAに高性能なものを使っているため、高い処理速度でサーバへの負荷も軽減しつつ、高速かつ大量にメールを配信できる。
- メール配信システムを活用することで、大量のメールを正確かつ安全に一斉配信できるだけでなく、「抜け漏れなくメールを届けられる」「ターゲットをセグメント分けして配信できる」といったさまざまなメリットを実感できる。
- メール配信システムを選ぶ際は、「自社の目的にマッチした機能を搭載しているか？」「強固なセキュリティ体制を構築しているか？」「配信の上限数と料金のバランスはよいか？」といったポイントをチェックする。
- ただし、メール配信システムでは実行できる施策が「メール配信」に限定される。「メール配信も含めて幅広いマーケティング施策へ顧客情報を活かしたい」という場合は、CRMシステムの利用がオススメ。一元管理した顧客情報をもとに、コンテンツ運営や公式LINEの配信といった幅広い施策を実行できる。
メール配信システムは、以下のような仕組みで動いています。
（1）送信者がMUAを使ってメールを作成する
（2）送信用サーバ内にあるMTAとMDAを経由してメールを配信する
（3）受信用サーバ内にあるMTAとMDAを経由してメールを受け取る
（4）受信者がMUAを経由してメールを閲覧する
とくにメール配信システムの場合、実際にメールを送受信する「MTA」が高性能であるため、スピーディーかつ正確なメール配信を実現できます。顧客も素早くフォローできるようになるため、対応の遅れによる他社への流出といった機会損失も防ぎ、最終的な企業の業績アップにつながるでしょう。
本記事では、メール配信システムの主な仕組みや導入メリット、ツール選びのポイントなどを解説します。
<目次>
メール配信システムの主な仕組み
基本的にメールは、以下の流れで送受信が行われます。
（1）送信者がMUAを使ってメールを作成する
（2）送信用サーバ内にあるMTAとMDAを経由してメールを配信する
（3）受信用サーバ内にあるMTAとMDAを経由してメールを受け取る
（4）受信者がMUAを経由してメールを閲覧する
技術的な話に踏み込むともう少し細かい概念も出てきますが、「メールの送受信の仕組み」を把握するうえでは、上記の流れを押さえれば問題ありません。
上記で出た各単語の意味は以下の通りです。
- MUA：メールを作成したり閲覧したりするためのソフト。GmailやOutlook、Thunderbirdなどが該当する
- MTA：MUAで作成したメールを受け取り、実際のサーバへ配信する役割を持つソフト
- MDA：MTAから配信されたメールを適切なフォルダへ振り分けるソフト
上記の中でも「MTA」は、メール配信において最も重要な役割を持ちます。MTAは、実際のメールの送受信を行うソフトです。そのため、MTAがスムーズに作動しなければ、メールの配信スピードも遅くなります。
メール配信システムでは、最重要ソフトであるMTAに高性能なものを使っています。MTAが高性能であるほど処理速度が上がり、サーバの負荷も軽減されるため、高速かつ大量にメールを配信できるのです。
メール配信システムの仕組みを活用することで大量のメールを遅延せずスムーズに一斉配信できる
このようにメール配信システムでは、ツールにもよりますが高性能なMTAを採用していることが一般的です。高性能なMTAを活用すれば、大量のメールを一斉配信する場合もサーバが負荷に耐えられるため、処理落ちして配信完了まで時間がかかる心配もありません。
とくに「数百社の取引先企業へ重要なお知らせを一斉に通知する」「数万人の会員に定期的にメッセージを配信する」という作業を行う場合、手動での対応は現実的ではありません。メール配信を行うまでに時間がかかるため、顧客アプローチが遅れて「ニーズが高い顧客へアプローチする機会を逃す」「対応が遅れて信頼を下げる」といった機会損失を生むこともあるでしょう。
メール配信システムを活用すれば、上記のようなメール配信の遅れによる機会損失を防止できます。
メール配信システムを利用するメリットはほかにもある！
このようにメール配信システムの仕組みを活用することで、サーバの処理落ちなどを防いだうえで、大量のメールを正確かつ安全に一斉配信できます。
このほかにもメール配信システムを利用するメリットがあるため、確認しましょう。
- 自社の顧客へ抜け漏れなくメールを届けられる
- 安全かつ正確に配信できる
- ターゲットをセグメント分けして配信できる
- 効果測定まで実施できる
自社の顧客へ抜け漏れなくメールを届けられる
特定のIPアドレスやドメインから大量のメールを手作業で配信すると、受信側が自動でスパム判定してしまい、メールをブロックしたり迷惑メールに振り分けたりするケースがあります。真っ当な内容のメールだとしても、「大量に一斉配信している＝怪しい」と判定され、機械的に拒否されてしまうのです。
もし受信を拒否されれば、そもそも顧客へ自社のメッセージを届けられません。どれだけ顧客ニーズや状況、購買意欲、心理状態などにマッチした文面を考えたとしても、届かなければ意味がありません。
メール配信システムの場合は、受信側からスパムや迷惑メール判定されないよう「複数のIPアドレスを使い分けて配信する」など、さまざまな仕組みを構築しているため、自社の顧客へ抜け漏れなく配信可能です。
Gmailにおけるメール送信のガイドラインについては、以下の記事でも解説しているため参考にしてください。
安全かつ正確に配信できる
手作業でメールを配信する場合、「BCCに振り分けるはずのアドレスをCCに入れてしまう」といったヒューマンエラーが発生しやすくなります。アドレスの振り分けを間違えると、顧客のアドレスが外部へ流出するため、企業としては絶対に防止しなければなりません。もし流出した顧客情報を悪用されれば、最悪の場合、賠償問題に発展するリスクもあります。
メール配信システムであれば、登録アドレスを自動で振り分けたうえで、第三者からわからない状態で安全に配信できます。また、アドレスの打ち間違いや連絡先の記入忘れなどにより配信漏れも防げるため、アプローチしたい顧客へ正確にメッセージを配信できるでしょう。
ターゲットをセグメント分けして配信できる
手動で顧客ごとにメールを送り分ける場合、ひとつずつ手作業で条件ごとにアドレスを抽出する必要があります。数件程度であれば一応は対応できますが、数十件・数百件・数万件という数のリストを手動で振り分けるのは、まったく現実的ではありません。
メール配信システムでは、管理している顧客リストをもとに、ターゲットのセグメント分けを実施できることが一般的です。性別や年代、居住地などでセグメント分けできます。条件を選択すれば自動で合致するリストを抽出してくれるため、自社がアプローチすべき顧客を効率的に絞り込むことが可能です。
「特定店舗の近隣住民だけに特別クーポンを配信したい」というように、顧客の状況に合わせたメールを配信できれば、相手のニーズを満たしやすくなり、より高い反応率が期待できます。
効果測定まで実施できる
ツールにもよりますが、メール配信システムでは主に以下のような指標で配信後の効果測定を実施できます。
- 開封率：配信メールを顧客が開封した割合
- クリック率：メール本文に埋め込んだリンクがクリックされた割合
- コンバージョン率：メール経由で自社が定めた特定のアクションを起こした割合
上記のような指標を参考に毎回のメール配信施策を振り返ることで、客観的な視点で改善点を洗い出し、次回以降の配信に活かせます。例えば「メール自体の開封率が低いのでタイトルを見直す」「クリック率が低いのでCVまでの文面を見直す」といったイメージです。
とくにメール配信は、必ずしも「送ったからすぐに効果が出る」という施策ではありません。継続的にメッセージを届けて、少しずつ顧客と信頼関係を結ぶことが大切です。そのため、漠然とテンプレート通りのメッセージを送るのではなく、毎回文面や配信時間帯などを見直して、一番顧客へ刺さるメールへブラッシュアップし続けましょう。
メール配信の効果測定の重要性や具体的な指標などは、以下の記事で解説しています。
メール配信システムの仕組みを活用すれば業務を効率化しつつ高い成果を残せる！
メール配信システムでは、高性能なMTAを活用して「大量のメールを抜け漏れなくスピーディーに配信するための仕組み」を構築しています。送りたい連絡先を抽出するだけで、手軽かつ安全にメールを配信できるため、顧客数が多い企業でも業務の負担を軽減しつつターゲットへアプローチが可能です。
配信後の効果測定もできるため、毎回改善点を洗い出して、次回以降の施策でより高い成果を残せるようになるでしょう。
このように、メール配信システムの仕組みを活用することで「業務を効率化しつつ高い成果を残す」という理想の状態を作り上げられます。
メール配信システムを選ぶ際のチェックポイント
メール配信システムを選ぶ際は、以下のポイントをチェックしましょう。
- 自社の目的にマッチした機能を搭載しているか？
- 強固なセキュリティ体制を構築しているか？
- 配信の上限数と料金のバランスはよいか？
- 自社の希望にマッチしたサポートが受けられるか？
- 外部システムと連携できるか？
自社の目的にマッチした機能を搭載しているか？
メール配信システムの機能は、以下のようにツールごとで異なります。
- HTMLメールの配信機能
- デコレーションメールの作成機能
- 管理している顧客リストをもとにしたターゲットのセグメント配信機能
- 効果測定機能
- リストのクリーニング機能
- 迷惑メール判定対策機能
漠然とシステムを導入すると、「とりあえず多機能なツールを選んだが自社で本当にやりたい施策を行うには別システムとの連携が必要だった」というように費用対効果を下げる要因となりかねません。そのため、必ず最初に「自社の目的にマッチした機能を搭載しているか？」をチェックしましょう。
例えば「メール配信後の効果測定に重きを置きたい」という目的であれば、なるべく細かい数値指標をチェックして測定できるツールを選ぶとよいでしょう。
強固なセキュリティ体制を構築しているか？
メール配信システムでは大量の個人情報を扱うため、セキュリティ面の厳重さも必ずチェックしましょう。
例えば、以下のようなセキュリティ体制を整備しているメール配信システムであれば、安心して利用できます。
- 「管理画面のログイン＋ワンタイムパスワード」による二要素認証
- 許可されたIPアドレス以外からのアクセスを制限
- 地震に耐えられる強固な土地へのデータセンター設置
- サーバの異常をチェックする監視プログラムの搭載
配信の上限数と料金のバランスはよいか？
メール配信システムは、「配信数◯◯通までは月額〜〜円」といった配信数に応じて料金を設定することが一般的です。そのため、自社の顧客数やメール配信施策への注力度合いなどを考慮しつつ、最もコスパがよい料金体系のツールを選びましょう。
例えば「メールマーケティング施策を強化したい」「数万人のリストへメールを配信したい」といった場合は、多少料金が高くなっても多くの配信通数に対応できるツールを選んだほうがよいでしょう。
確かに、短期的なコストは膨らむかもしれません。とはいえ、コストを削り毎月の配信通数に制限をかけてしまうほうが、長期的な機会損失につながり売上低下を招くリスクがあります。
自社の希望にマッチしたサポートが受けられるか？
メール配信システムの提供会社では、以下のようにさまざまなサポートを提供しています。
- 電話やメールでサポートしてくれる
- 操作マニュアルやメール配信のコツなどをまとめたサイトを閲覧できる
- 画面共有で具体的にアドバイスしてくれる
- マンツーマンでメルマガ添削や運用に関する相談ができる
サポート体制をチェックする際は、「自社が求めるレベルのサポートを提供してくれるか？」という視点でチェックしましょう。例えば「長年メール配信を行っており知見は十分溜まっている」という場合、電話やメールなど最低限のサポートがあれば十分です。一方で「初めてメール配信施策に取り組むため設計や運用後の改善まで丁寧にサポートしてほしい」という場合は、マンツーマンサポートが受けられるとよいでしょう。
外部システムと連携できるか？
メール配信システムの中には、以下のような外部システムとの連携に優れたツールもあります。
- CDP
- 基幹システム
- ECシステム
- 各種SaaS
各種外部システムと連携できれば、そのシステム内にある顧客情報もメール配信へ活かせるため、施策の幅が広がります。
例えばECシステムと連携すれば、ECサイトが保有する顧客情報をもとにリストをセグメント分けして、メールを配信できます。そのため「購入金額が一定以上の顧客へ特別クーポンを配信する」「特定のページを閲覧している顧客へ嗜好にマッチしそうな新商品情報を配信する」といった、より細かい属性に合わせたアプローチを実行可能です。
メール配信システムは「メールマーケティング以外に応用できない点」がネックポイント
このようにメール配信システムは、大量のリストを手軽にセグメント分けして、安全かつスピーディーにメッセージを届けられるツールです。業務を効率化しつつ顧客ニーズに合わせたアプローチを実施できれば、満足度が高まって自社への信頼性もアップし、最終的なファン化につながるでしょう。
しかし当然ですが、メール配信システムは「メール配信施策」にしか使えません。メール配信に使っているメールアドレスなどの顧客情報を、以下のような別の施策へ活かしたいとなった場合に応用できないというのは、企業からすると大きなネックポイントです。
- コンテンツ運営
- 公式LINEの配信
- LPの作成
- アンケートの実施
- Web広告の出稿
もし社内で施策を検討した結果、「まずはアンケートを実施して顧客の声を集めるべき」「ターゲット層を踏まえるとLINEでコミュニケーションを取るべき」となった場合は、わざわざ別のツールを導入する必要があります。
せっかく集めたメールアドレスなどの顧客情報をマーケティング施策へ活かしにくいというのは、企業からしても機会損失でしょう。
メール配信だけでなく幅広い施策を実行するならCRMシステムも検討しよう！
上記のネックポイントを解消し、「メール配信も含めて幅広いマーケティング施策へ顧客情報を活かしたい」という場合は、CRMシステムの利用がオススメです。
そもそもCRMとは、顧客満足度向上に向けた施策を行って信頼を獲得し、長期的に良好な関係を築く考え方のことです。自社に愛着や信頼を抱いてもらい、自発的にサービスを利用してもらえる状態を築くことで、大きなリソースを割かずとも安定した売上を実現できるようになります。
このCRMの考え方を実現するために必要なツールがCRMシステムです。
CRMシステムには、ベースとして「顧客情報の一元管理機能」が搭載されています。管理できる情報の例は、以下の通りです。
- 顧客の基本情報（氏名・年齢・性別など）
- 連絡先（TEL・メールアドレス）
- 商品の購入履歴
- 問い合わせ履歴
- 店舗での接客履歴
- 商談履歴
CRMシステムはメール配信システムと異なり、上記の顧客情報を以下のようにさまざまな施策へ応用できます。
- コンテンツ運営
- 公式LINEの配信
- LPの作成
- アンケートの実施
- Web広告の出稿
例えば「過去の商談やお問い合わせ内容をもとにターゲットが疑問に感じる部分をコンテンツ化してメディアにまとめよう」「自社サイトの閲覧履歴を分析して顧客の好みに当てはまる商品情報をLINEで配信しよう」といったイメージです。
メール配信という枠に捉われず、社内の顧客情報を幅広い施策へ応用できるというのは、CRMシステムの大きなメリットです。
CRMシステムの具体的な機能やメリットなどは、以下の記事で詳しく解説しています。
効果的なメール配信を実行するなら「Synergy!」がオススメ！
メール配信も含めて幅広いマーケティング施策を効果的に実行するなら、ぜひ「Synergy!」の導入をご検討ください。「Synergy!」は、メール配信において高い費用対効果を期待できるツールです。
料金体系が「利用人数が増えても変化しない」「配信先アドレスから重複を除いた件数に対して従量課金する」という形式であるため、大量の顧客に対し効率よくアプローチできます。また、メールの到達率を高める工夫も実装されているため、安全かつ確実にターゲットへメッセージを届けられるでしょう。
実際に「Synergy!」を導入しメール配信を行った事例として、今回は株式会社クリア様をご紹介します。同社は、男性脱毛サロン「メンズクリア」や女性脱毛サロン「ストラッシュ」を運営している企業です。メンズクリアは全国に約110店舗、ストラッシュは約50店舗を展開しています。
「Synergy!」を導入していただいたCS（カスタマーサクセス）部では、「広告経由で連絡した顧客へ電話やメールで対応し店舗に来店するまでのサポートを行う」という業務を行っています。
このCS部では、もともと別のメール配信システムを活用して「来店前の顧客へのリマインドメール配信」「仮予約後に来店していない顧客への掘り起こしメール配信」を実施していました。
しかし、その中で大きく以下の2点が課題として浮かび上がります。
（1）メール到達率が不安定である
「社内でテストメールを送信したら届いていない人がいた」「顧客からメールが届いていないという連絡を受けた」という事態が発生してことで、きちんとメールが届いているのかという部分に不安を感じます。また、それに伴い「メールの開封率も本当に正確なのか？」という点もネックポイントに上がりました。
（2）メール配信時に工数がかかる
メール配信システムに詳しいスタッフが社内にいないため、手探りでの運用が続いており、機能を上手く使いこなせていませんでした。一応現状でもメール配信作業は行えていましたが、今後さらに施策の幅を広げようとなった場合に、「今以上にシステムを使い切れないのでは？」という不安を感じるようになります。
上記の課題を解消しつつメールを配信するために、導入していただいたツールが「Synergy!」です。
「Synergy!」では、到達率の改善に向けて、以下のようにさまざまな取り組みを推進しています。
同社内で実際にテスト配信をした際も、全員に問題なく届けることに成功。顧客から「メールが届かない」という連絡を受けることもなくなります。さらに、到達率の上昇により開封率も改善。件名やプレヘッダーを修正したこともあり、5％程度の向上に成功しました。
ツール自体もマニュアルを細かく見なくても直感的に使えるため、業務効率化にも成功。来店前の顧客へのリマインドメール配信でも、工数を大幅に減らしました。
さらに、全事業体の顧客データを一元管理したことで、メール配信時における「対象者をリスト化する作業」も大幅に効率化。以前は、事業体ごとの管理データを見ながら、1時間程度をかけて手動で送信リストを作成していましたが、導入後は10～15分程度で完了できるようになります。1日に1回、朝に全事業体分の顧客データを一括インポートするだけで対象者を抽出できるため、配信設定業務の大幅な削減に成功しました。
このように「Synergy!」を活用したことで、メッセージを届けたい顧客へ確実にアプローチしつつ、配信業務自体の効率化も実現した好例といえるでしょう。
株式会社クリア様の事例詳細については以下の記事をご確認ください。
メール配信システムの仕組みを活用して効果的に顧客へアプローチしよう
メールは基本的に、以下の仕組みを使って送受信が行われます。
（1）送信者がMUAを使ってメールを作成する
（2）送信用サーバ内にあるMTAとMDAを経由してメールを配信する
（3）受信用サーバ内にあるMTAとMDAを経由してメールを受け取る
（4）受信者がMUAを経由してメールを閲覧する
メール配信システムでは、上記の「MTA」というソフトが高性能なため、処理落ちを起こさず高速かつ正確なメール配信を実現できます。スピーディーにターゲットへアプローチできるため、「顧客フォローが遅れて他社へ流れてしまう」といった機会損失を防げる点も魅力です。
実際にメール配信システムを選ぶ際は、「目的にマッチした機能を搭載しているか？」「配信の上限数と料金のバランスはよいか？」といった点をチェックしましょう。
一方で、当然ですが企業が行うマーケティング施策は、メール配信だけではありません。顧客情報を分析した結果、オウンドメディア運営や公式LINEの活用などを行うべき場面もあります。メール配信システムは、そうした状況下でもメール配信施策以外には対応できないため、企業によってネックに感じるかもしれません。
もし「メール配信だけでなくマーケティング施策を幅広く実行できる体制を整えたい」という場合は、CRMシステムの利用がオススメです。CRMシステムであれば、一元管理した顧客情報をベースに、メディア運営や公式LINEの配信、LP作成など、幅広い施策へ応用できます。
CRMシステムを導入する際は、ぜひ弊社が提供する「Synergy!」をご検討ください。「Synergy!」の料金体系は、単純な通数ではなくユニークアドレスの通数（配信先アドレスから重複を除いた件数）に対する従量課金であるため、費用対効果を高められます。
さらに、メール配信だけでなく顧客フォローに活用できる以下のような幅広い機能が搭載されています。
- 顧客の購買履歴などに応じカスタマイズしたメッセージを届けられる公式LINE配信機能
- 条件分岐やマトリクス型など豊富な形式でアンケートを作成できる機能
- Webサイト上の行動履歴やメルマガへの反応などに応じてコンテンツを出し分けできるWebパーツ機能
自社で実施できるマーケティング施策の幅を大きく広げられるため、ぜひ活用してください。
メールマーケティングの効果を最大化！
簡単な設定で使える！Synergy!メール配信機能
この資料では以下の内容を紹介しています。
●メール配信にまつわる課題
●ユースケース
●Synergy!メール配信機能のメリットや特長、実現できること
メールマーケティングを効率よく実施したい、より成果をあげたい方はぜひダウンロードください。
関連情報
※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。