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あなたのデータベースは大丈夫? データマネジメントで大切な3つのこと

データマネジメントやメンテナンスは定期的に行っていますか?
メール配信やサイトの更新に注力してしまい、おろそかになってはいませんか?

データマネジメントができていない方はもちろん、できている方は見直すきっかけになればと思い、適切なデータベース(以下「DB」)を保つためにはどうすればよいのかをまとめてみました。

煩雑なデータベースが招く弊害

秋の展示会が終わり、獲得した名刺情報に対してこれからメール配信をしていこうと考えている企業様は多くいらっしゃるかと思います。

マージやメンテナンスをせずに獲得した名刺情報をDBに登録すると、以下のようなことが起こる可能性があります。

  • 担当者が変更になったにも関わらず情報の更新を行っていないため、旧担当者にメールや電話をしてしまう。
  • メールアドレス変更の依頼をお客様から承ったのにもかかわらず、古いメールアドレスに配信し続けてしまう。

このようなことが起こると、費用と時間をかけて築き上げてきた見込み顧客との接点もみすみす失ってしまうことになりかねないどころか、既存のお客様も失ってしまうことになりかねません。

データベースマネジメントで重要な『項目設計・マージ・パージ』

1. すべての要となるデータの項目

まずは管理するデータ項目から見直してみましょう。

理想は1つのDBにすべてのデータが格納されていることですが、すべての項目を最新の状態に保つのは難しいですよね。DBの項目は継続してメンテナンスをし続けることができるよう、基本的なものに絞って管理してみてはどうでしょうか。

例えば、以下を参考にDBの見直しや設計を行ってみてください。

【企業情報】

  • 社名
  • ヨミ仮名
  • 代表番号、FAX
  • 本社住所
  • 従業員数
  • 業種…

【個人情報】

  • 氏名
  • メールアドレス
  • 電話番号
  • FAX
  • 部署
  • 役職…

基本的な項目の管理やメンテナンスの運用が回ってきたら、展示会やセミナーで収集したアンケートデータ(セッションへの感想や相談したい内容など)を見込み客データとどのように紐づけて管理するか、検討していくようにしましょう。

2. マージの基準

会社によってどの程度の精度でマージを行うのかは異なります。正解はないので、自社のマージ・パージの基準を見つける必要があります。

1つの条件が一致しているだけでなく、複数の条件に一致しているものもマージした方がDBはよりキレイになります。メールアドレスをキーに日付の新しいデータで自動的にマージをしてしまうと、後から入ってきたデータが不完全な場合、そのデータで上書きされてしまいます。マージ対象の項目や運用方法を決める際は十分に気を付けてください。

3. 適切なデータマネジメントに欠かせないパージ

マージは行っていても、パージはできていない企業をよく見かけます。マージも大切ではありますが、パージも同じぐらい重要です。

自社にとって情報を届けたくない相手、つまり競合企業やパートナー企業、学生…といった自社の見込み客にならない情報もデータベースの中には格納されています。パージをしないままメール配信を行い、いざクリック者を確認したら、1番クリックしていたのは競合企業の社員だった…ということにもなりかねません。

自社の見込み客にならないデータには、それぞれ「競合」や「パートナー」「対象外」といったフラグを付与して管理するようにしてください。

4. データベースのヘルスチェック

システムを利用していなくても、何かしらの顧客DBはお持ちかと思います。
自社で管理しているDBの状態が正常なものとなっているか、ぜひ定期的にチェックしてみてください。

【データベースヘルスチェック項目】

□ 複数の同一項目が存在していない


□ メール、TELなど媒体ごとにパーミッション管理ができている


□ 入力されているデータのある程度表記が整っている


□ 重複データが存在していない


□ 競合やパートナーといった見込み客以外のデータも管理できている


□ マーケティングで利用する情報を格納できている


□ 担当変更があった場合も適切に情報を更新し、管理できている


□ データを取得した日付・取得元を管理できている

※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。

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