シナジーマーケティング株式会社

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年度末に紹介したいToDo管理ツール「Asana」

複数サイトのコンテンツ管理、SEM、他部署との調整、ルーチンの集計/報告業務、新しい企画。
Webマーケティングでは締め切りも粒度も異なる業務が入り乱れ、ToDo管理に追われている方も多いのではないでしょうか。さまざまなタスク管理、ToDo管理ツールを利用されていらっしゃるかと思いますが、弊社の販促チームで足掛け2年にわたって利用してみた結果、もはや欠かせないツールとなった「Asana」をご紹介したいと思います。

個人的にタスク管理ツールの中で重視しているのが、「入力のし易さ」、「締め切り管理」、「変更の容易さ」の3点です。

タスク管理というのは、いわば仕事のための仕事なわけで、たいていの人は面倒以外の何ものでもありません。しかも状況が刻々と変化するWeb/ITの業務ですから、入力と変更が極力簡単で、なんなら気持ちいいくらいのインターフェイスというのはとても大切です。さらに重要なのが、締切ですね。明確な締切は誰でも入力しますが、サブタスクや空き時間でやろうというものに締切を入れるのはけっこうストレスだったりします。

実際使ってみて、これらを高次元で解決していると直感できたのがAsanaでした。元Facebookのエンジニアが作っただけあって、大量の情報を直感的に管理する工夫にあふれています。面倒なタスク管理をチームで使っても、「管理されている」という雰囲気がないんですよね。会話するように、タスクを共有して、皆で仕事を進めている感覚です。もう一つ改善したいと思っていたメールでの業務依頼も、タスク内でディスカッションができるので大幅に減少しました。

利用手順からご紹介したいところですが、開発とリリースの速度も早いので、個々の機能や使い始めのHowToに関しては既出のBlogを参照いただくとして、以下にお薦めしたいポイントをまとめてご紹介します。

1.お試し版もタスク登録の上限なし!

無料のお試し版はだいたいのサービスが用意していますが、タスク上限が100とか、コラボレートは3人までとか、なにかしら制限が付いているものです。

Asanaも利用者制限はありますがなんと15名!チーム単位ならだいたいの業務で使えてしまう規模です。その上驚愕のタスク上限なし!Asanaではプロジェクト単位でタスクを追加していくのですが、プロジェクトにも上限がないので、少人数のチームなら完全無料で使えてしまいます。自分もそこに甘えて無料版を2年間も使ってるのですが・・・(汗)いよいよ手放せなくなりつつあるので、有料契約を検討しています。ホントに。

2.親タスクとサブタスクそれぞれで細かく管理できる

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タスク管理で悩ましいのが、このプロジェクトとタスクの親子関係とそれぞれの締切管理。
Asanaは基本的に親子で機能差を付けず、あくまでタスクとそれに紐付くタスク、という管理になっているようで、リピート設定などで一部混乱する部分はありますが、親タスクでコレを設定して、小タスクでコレを・・といった複雑な設定は全く不要です。

もはや当然ですが、タスクはGoogleカレンダーと連動できますし、後述する、「ガントチャートで見たい!」という要望にも対応できるので安心です。

3.もちろんファイル共有も簡単便利

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これも当然の機能ですが、さまざまなファイル格納、URLやディレクリの共有はもとより、Asana内の別タスクとの連携もシームレス!

添付の容量制限がどうなっているのかわかりませんが、Jpeg、PDF、PPTとそれなりの容量を格納しても2年間何もアラートがないので、必要十分です。タスク管理上の素材は校正や確認が主なので、アーカイブは社内のファイルサーバーで、という用途なら十分な容量です。ドラッグ&ドロップも・・・今や当たり前ですね。

4.変更履歴も明確に記録

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ログを把握してセキュリティを・・・というよりは、複数人でタスクをどんどん作って消化するツールなので、誰がタスクと締め切りを設定して、誰がどう変更したのか、を克明に記録する感じです。

こっそり締め切りを伸ばしたり、ズルできるような職場はないと思いますが、大量のタスクを監視しているマネージメント層としては、自分でも変更したことを覚えてない場合もあるので、むしろ備忘録として便利です。

5.Inboxで更新情報をつぶさに確認

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タスクは各自が進捗を書き込んでどんどん完了(complete)されたり、更新されたりするのですが、それらをメールで受け取ってもいいし、更新情報のRSSをAsana上で時系列に見ることもできます。

Inboxは、メーラーに変わって更新のJournalを閲覧できる機能です。3ペインの機能的なUIとはいえ、数時間ミーティングで席を外している間に数十件の更新がある状態では、各プロジェクトのタスクをひとつひとつ確認するのは時間がかかり過ぎますし、メールはメールで膨大な数です。

更新内容だけをタイムラインのように見られるこの仕組みなら、いま各タスクがどういう風に進捗しているかすぐに把握でき、多忙な管理者にはとてもにありがたい機能です。

6.ハートボタンでいいね!効果

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使い方はあなた次第・・・といったゆるい機能ですが、「ありがとうございます」「すごい!」「それいいね」「お疲れ様でした」といった感情をわざわざ言葉にしなくても、FacebookのLikeボタンよろしくワンクリックで簡潔に表現できるので、結果的にお互いの賞賛の表現が増加します。

まぁ、Facebook同様、使う人は使うし使わない人は使わない機能ですが、この遊び心は同じサービスプロバイダーとして見習いたいところです。

7.App連携で広がる使い勝手

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ガントチャートでも見れらますよ、と前述しましたが、イマドキのサービスらしくAPIによる他サービスとの連携も柔軟です。Asana connectというサービスが用意されており、自社で開発することも、公開されているintegrationを利用することもできます。

ガントチャートはInstagranttをAsanaのaccount settingsからActivateするだけで、プロジェクトとタスクが日単位あるいは週単位のガントチャートで見られます。しかもこちらも今のところ無料!!

さらに、タスク管理でありがちな要望のひとつのコスト管理。こちらもHarvestというサービスと連携して、かなり細かく計算できます。個人別、クライアント別など、いろいろな条件を設定できるので、企画会社や制作会社など、案件別の工数とコストを克明に管理したい方には良いツールだと思います。

以上7つだけ・・・ということはないのですが、チームでのタスク管理やToDo管理のツールを探している方には心からお薦めしたいサービスです。特筆すべきことではないのですが、iOS,Android向けのアプリも当然ありまして、休みの日もつい見てしまい、これは身体に毒ですね。

※この記事は2013年12月20日公開時点の情報です。掲載情報と最新情報が異なる可能性がありますのでご注意ください。

※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。

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