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誤配信を防ぐためのチェックポイント!配信チェックシートを活用しよう

このブログをご覧になっている方で、社外向けのメールマガジンの発行を担当している方はどれくらいいらっしゃるでしょうか。

いくつものノウハウを駆使してコンテンツを作成し、配信の設定・準備をし、いざ配信!

……というとき、配信前の最終確認作業はどのように行っていますか?

社内向けの配信ならまだ傷は浅いですが、社外向けの配信で「うっかり」は絶対に避けなければなりません。この「うっかり」を防ぐために、チェックシートなどを用いた「平準化された内容による確認作業」が必要不可欠です。

さて、配信チェックシートと聞いて、みなさんは誤配信を防ぐためのチェックポイントをどのくらい思いつきますか?

コンテンツチェックシートのサンプル

実際に弊社が配信作業を行う際に使用しているチェックシートから、汎用的な部分を抜き出してみました。

コンテンツ・内容確認

□ 誤字脱字、改行位置、不要な空白の確認
□ 原稿中のURLの確認(きちんとクリッカブルになっているか、リンク先は正しいか)
□ 機種依存文字の確認(機種依存文字確認ツールなどを利用)
□ 差し込みの数、内容は正しいか(会社名やお客様のお名前など)
□ 発行日など日付は正しいか
□ 配信停止を希望する場合の解除方法や説明はあるか

テスト配信

□ 差出人情報(差出人アドレス/差出人名など)
□ 件名・本文
□ クリックカウント取得の有無
□ 名前などの差し込みはきちんと反映されているか
□ レイアウトの崩れはないか(複数のメーラーで確認する)
□ ※HTMLメールの場合 開封情報の取得の有無

本番配信

□ 配信日時は正しいか(予約配信の場合)
□ 配信条件(絞り込み条件)は正しいか
□ アンケートやフォームは公開されているか
□ ※アンケートやフォームの挙動は正しいか
□ ※再テスト配信を実施した場合、修正箇所がきちんと反映されているか

本番配信後

□ 配信時刻にきちんとメールは届いたか

ここでは汎用的な項目をご紹介しましたが、実際にはそれぞれの配信において特色があり、配信ごとにカスタマイズしたチェックシートが必要になります。

ちなみに弊社で使われているチェックシートはもっと細かく、2名体制で配信作業を行っています。

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誤配信はお客様の信用を失い、メールマガジン解除のトリガーになります。また、お詫びメールの配信など、社内作業も増えてしまいます。めんどうだと思っても、平準化したチェックシートを用いての作業をおすすめします。

配信に至るまでのコンテンツ作成のポイントや配信設定の準備、結果の確認など実際の作業手順などについては、「メール配信虎の巻」も参考にしてみてくださいね。

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