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オプトインメールとは?取得する方法やオプトアウトリンク設置も解説

オプトインメールとは?取得する方法やオプトアウトリンク設置も解説

オプトイン、オプトインメールとは何を表す用語かご存じでしょうか。実はこれらは、メールマガジン(以下、メルマガ)配信やメールマーケティングの実施を考えているなら、必ず知っておかなくてはならない用語です。
今回はオプトインや、オプトインメールの概要について説明するとともに、オプトインを取得する方法やオプトアウトリンク設置についても解説していきます。

オプトインはユーザーが与える許可のこと

オプトインとは、「参加する」「加入する」という意味を持つ用語です。ビジネスやサービスの場面においては、ユーザーが企業から情報を受け取ることや、自分に関する個人情報の利用について、あらかじめ許可を与えることを指します。

一方、反対の意味のオプトアウトという用語も、メールマーケティングの場面ではよく使われています。こちらは、「不参加」や「脱退する」という意味で、ユーザーが情報の受け取りや個人情報の利用を拒否することを指します。

ユーザーの許諾を得た上で配信するオプトインメール

オプトインメールとは、事前にメールを送ることについてユーザーに確認し、許諾を得た上で配信するメールのことです。オプトイン方式などとも呼ばれます。Webサイト上でユーザー自身がメールの配信を希望・許諾した場合にのみ、メールを送る方式のメルマガなどが該当します。

上記に対し、ユーザーからの許諾を得ることなくメールを配信し、そのメールを受け取りたくないユーザーが受信拒否(オプトアウト)の申請をした場合にのみ配信を停止する方式を、オプトアウト方式と呼びます。

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特定電子メール法におけるオプトイン規制

メルマガ配信などにおいては、企業はオプトインに配慮しなければなりません。その理由として、日本には「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」(特定電子メール法)が存在しているからです。特定電子メール法とはいったいどのような法律なのか、詳しく見ていきましょう。

特定電子メール法は、迷惑メールの送信を規制することを目的とした法律

特定電子メール法は、簡単にいえば迷惑メールの送信を規制する法律で、2002年7月1日に施行されました。その後、実効性の強化のために、数度の改正が行われています。
この法律では、メルマガなどの広告宣伝メールについて、主に下記のような項目を設けています。

<特定電子メール法で定められている主な項目>

  • 原則としてあらかじめ送信の同意を得た者以外の者へのメール送信禁止
  • 一定の事項に関する表示義務
  • 送信者情報を偽ったメール送信の禁止
  • 送信をしないように求められた場合のメール送信の禁止

広告宣伝メールをユーザーの事前承諾なしで送ることを禁止したオプトイン規制

2008年12月、特定電子メール法は改正され、広告宣伝メールを配信するときは原則としてすべてオプトイン配信とするように改められました。

それよりも以前は、広告宣伝メールの配信においては「受信拒否の通知をした者に対する再送信を禁止する」という内容でした。しかし改正後は、「あらかじめ送信の同意を得た者にのみ送信を認める」ことへとルールが変わりました。
この「事前承諾なしで送ってはならない」という規制が、オプトイン規制です。もちろん、受信拒否をしている人へのメール配信も、以前と同じように禁止です。

これらのルールを守っていない場合は違法となり、大臣措置命令として電子メールの送信方法の改善に関して措置が命じられます。もしも措置命令を無視して配信を続けた場合は、「1年以下の懲役または100万円以下の罰金(法人に対しては3000万円以下の罰金)」に処せられることがあります。

オプトイン規制の例外

オプトイン規制には例外も設けられており、相手の同意なしに広告宣伝メールを送ることができるケースもあります。例外としては、下記の4つのケースが考えられます。

<オプトイン規制の例外>
(1)すでに取引関係にある者に対してメールを送信する
(2)名刺などの書面によって自己のメールアドレスを通知した者に対して送信する
(3)自己のメールアドレスを通知した者に対して、「同意を確認する電子メール」「契約や取引履行に関する事項を通知するメールで、付随的に広告宣伝するもの」「フリーメールサービスを用いたメールであって、付随的に広告宣伝するもの」のいずれかを送信する
(4)自己のメールアドレスをインターネットで公表している者に送信する

ただし、(1)と(2)については特定電子メール法ではなく、特定商取引法による規制もあるので注意してください。

ユーザーのオプトインを取得する主な方法

メルマガ配信などであらかじめユーザーのオプトイン(受信承諾)を取得する代表的な方法としては、Webサイトの入力フォームでオプトインを得る方法があります。
ここでは、「Synergy!」のメルマガ登録の場合を例に、入力フォームにおけるオプトイン取得の具体的な方法を見ていきましょう。

メルマガ購買登録ページ内で、受信許諾を得る場合

まずは、メルマガの許諾をとる入力フォーム内で、受信許諾を得る際の流れを紹介します。下記は、Webサイト上にメルマガ登録のためのフォームを設置し、メルマガ購読の登録を促すケースです。

<個人情報をメルマガの送信目的に利用することを明示して登録を促す例>
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1. 受信許諾の導入口となるボタンを用意する
まずは、「メールマガジン Synergy! Plus」というボタンを用意します。メルマガに関するボタンであることが一目でわかるようなデザインと文面を意識しましょう。

受信許諾の導入口となるボタンの画面キャプチャ

2. メルマガ購読登録フォームに遷移させる
ユーザーがボタンをクリックすると、「Synergy! Plus購読登録フォーム」に遷移します。

Synergy! Plus購読登録フォームの画面キャプチャSynergy!Plus購読登録フォーム

この登録フォームのページでは、ユーザーが「個人情報の取り扱いについて」の文章を閲覧することを前提として、下記の3点をわかりやすく示しています。

  • 購読登録のフォームであることを明記
  • 個人情報の取り扱いについてのリンク先を明記
  • 購読登録のフォーム内に、実際のメールサンプル(クリックで拡大)を掲載

製品資料のダウンロードページ内で、受信許諾を得る場合

続いて紹介するのは、製品資料のダウンロードを希望するユーザー向けに、併せて広告宣伝メールを送信することを明示して登録を促すケースです。
オプトインは、ユーザーがメルマガ配信を希望している場合のみならず、ユーザーのあらゆるCV行動の過程において配置ができます。

下記は、「Synergy!」の製品資料ダウンロードページです。同ページで、広告宣伝メール送信の同意を得る方法を確認していきましょう。

<資料送付に加えて、広告宣伝メールを送信することを明示して登録を促す例>
製品資料ダウンロード

1. ユーザーの個人情報記入を促す
「製品資料ダウンロード」のフォームでユーザーに氏名、メールアドレスなどの情報を記入するよう促す。

2. 個人情報の同意とともに、広告宣伝メールを送信することを明示する
同意ボタンの前に「個人情報の利用にご同意いただいた方には、マーケティングに役立つ最新の事例・セミナーなどの情報をメールなどでお届けさせていただきます」という1文を記載する。

3. ユーザーが同意したことを明確に自覚できるボタンを配置する
「個人情報の利用について同意して送信」というボタンを用意し、同意を促す。ユーザーが同意したことを明確に自覚できるボタンであることが好ましい。

ユーザーが同意したことを明確に自覚できるボタンの画面キャプチャ

こちらでは、ユーザーが「個人情報の取り扱いについて」の文章を閲覧することを前提として、下記の3点をフォームへの記入の最後に示しています。

  • 個人情報の利用に同意した人にメールを送信することを明記
  • 個人情報の取り扱いについてのリンク先を明記
  • 単なる「送信」ボタンではなく、「個人情報の利用について同意して送信」と同意を明確に意識させるよう記載したボタンを用意

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オプトアウトリンクを設置する

メルマガなどを配信する際は、オプトアウトリンクの設置も重要となります。オプトイン方式にのっとったメルマガなどを配信したとしても、途中で受信者がメール配信停止を希望した場合には、すぐに配信停止の手続きができるようにしておかなくてはならないのです。この配信停止手続きのためのリンクのことを、オプトアウトリンク(解除リンク、配信停止リンク)と呼びます。

オプトアウトリンクも、ユーザーにとってわかりやすく、操作が簡単なものであることが求められます。
例えば、手続きの前に膨大な質問項目が表示されて解除させないように仕向けるタイプや、リンクの設置場所がわかりづらいタイプ、受信メールからリンク先に移動して解除しようとしているにも関わらずメールアドレスの再入力が必要なタイプなどは、ユーザーに対して不親切です。

わかりづらい、または操作がわずらわしいオプトアウトリンクが違法というわけではありません。しかし、オプトアウトがすぐにできないようなメルマガは、発行している企業そのものに対して不信感を抱かれやすく、クレームの対象にもなりかねません。

ユーザーにとって最もわかりやすく簡単なのは、「メール本文内のオプトアウトリンクをクリックしたら入力不要ですぐに確認ボタンが現れ、そのボタンを押すだけで解除登録できる」タイプです。
メルマガ配信機能を備えたツールを使う場合は、こうしたスムーズなオプトアウトの仕組みが用意されているかどうかも確認しておきましょう。

まとめ:メルマガなどを配信する際は顧客視点に立ち、親切で利用しやすい仕組みを整える

メルマガやメールマーケティング用メールを配信する場合は、オプトインとオプトアウトについて十分な知識を得ておく必要があります。重要なのは顧客視点に立ち、顧客に対し親切で利用しやすい仕組みを整えることです。

クラウドベースの国産CRMシステムである「Synergy!」には、メルマガ配信やメールマーケティング実施のためのメール配信機能が装備されています。受信者にとってわかりやすくシンプルなオプトアウトリンクも簡単に設置可能です。「Synergy!」について詳しく知りたい方は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

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