抱えていたお悩み、状況

分散していた会員情報の一元管理

これまでは、実施したフォーラムやセミナーなどで接点を持った参加者や、研究所様の会員情報が至る所に分散している状況でした。さらに、所員は他企業からの出向者が多くを占める組織構成であるため、2～3年の周期で担当者が入れ替わります。データを管理・利用する中で、メンバーが入れ替わった際に誰が担当になっても滞りなく会員情報を取り扱えるよう、情報の一元管理を行う必要がありました。

情報発信の方法としてのメール配信

研究成果などの「情報」という価値を広く発表していくことを、第一のミッションに置いています。そのため、会員を中心としたステークホルダーに対して、いかに価値のある情報をわかりやすく届けられるかが核となる要素を占めていました。

シナジーマーケティングに依頼した決め手

上記の課題を解決できるCRMやメール配信サービスの導入を検討しているなかで、シナジーマーケティングの存在を知り、問い合わせをしたことがきっかけです。

その後、当初抱えていた状況に操作面・機能面の要件が一致することや、自社のWebサイトを構築しているCMSとの親和性が高いとして、さまざまな他社ツールとの比較・検討の結果、Synergy!を採用することに決定しました。

取り組んだこと

主に、Synergy!のデータベース・フォーム機能とメール配信機能を利用しています。
会員情報の分散を解消するため、Synergy!のデータベース機能を利用してセミナー参加者のリストの管理をはじめました。さらにフォーム機能を使って、セミナーの申し込みやメールマガジンの購読申し込み受付フォームを作成し、会員情報を受け付けました。

サイト内に設置しているメールマガジン登録フォーム

メール配信機能を使って、会員への情報発信のためのメールマガジンも配信しました。現在、フォーラムの告知を月に2～4回配信しています。フォーラムへの参加者の9割がメールマガジン経由で、各配信も高い開封率を維持しています。以下、成果を出した活用例について紹介します。

「より価値のあるメールとは？」数々の改善策を実施しPDCAを回す

野村様がメルマガ配信の担当になる以前は、情報発信の重要な要素であるメールマガジンの配信は、テキスト形式で行っていました。野村様がメールマガジンの担当になってから3か月後、これまで配信してきたメール文面を改めて受け取り手の立場に立って見た際に、「研究結果の性質上、コンテンツは文字情報がかなり多くなるため、テキストメールだと読みにくいのではないか？」「本当に最後まで読みたくなるようなメールになっているか？」などを考え直し、HTMLメール形式に変更することにしました。

カスタマーサクセス担当より、基本的なHTMLメールの作成方法をレクチャーさせていただきました。その後、改善策についてディスカッションし、以下のような案を実施しました。

▼改善前と改善後の実際のメルマガ原稿（一部）

結果

HTMLメールに切り替えてから間もないうちに、メールの開封率は上昇。その後もPDCAサイクルを回した結果、平均開封率は約40％、クリック率は約21％、配信数に対してのクリック率は約9％になりました。この数値は、一般的なメール配信結果の数値と比べ、高い成果を出しておられます。

読者からは「見やすくなった」や、出向先に戻った元出向社員からは「どうやって作っているのか？」「真似をしてもいいか」という反応があったそうです。

担当者様のコメント

Synergy!は操作がわかりやすく、一度使うとその後は直感的に利用できる点と、迅速かつ手厚いフォローをいただける点で日々の業務の支えになっていると感じています。

カスタマーサクセス担当の梅田さんにはいつも助けられており、相談すると「その件名、本当に読みたくなりますか？」など忌憚のない意見をくださいます。私がメルマガ担当になってから約1年半のお付き合いですが、今や私たちのチームの一員のような存在です（笑）。

また、ユーザーコミュニティーである「シナコミ！」も活用していて、他企業の利用者のＱ＆Ａを参考にしたり、「シナコミ！」で実施されているウェビナーやつぶやきからTipsを吸収しています。ビジネスライクではなく、人と人同士のアットホームな距離感で、とてもありがたい場所だと感じています。ここで得たアイデアをすぐに実践しどういう反応が出るのか試していて、これまで継続的に少しずつ改善してこられた実感があります。

今後も、せっかくあるリターゲティングメールやステップメールの機能の活用、メールマガジンの読者アンケートを取り組んでいきたいです。また、所内でSynergy!を操作できる担当者を増やして、例えば他部署でイベントを実施した後の参加者もフォローできるようにするなど、連携してさらに活用の幅を広げていきたいと考えています。

野村様

写真左より

一般財団法人 アジア太平洋研究所
　野村 美津子 氏

シナジーマーケティング株式会社
　カスタマーサクセスG　梅田 英児

この事例での利用サービス

クラウドサービス（Synergy!）

• Synergy!データベースフォーム機能
• Synergy!メール配信機能