抱えていたお悩み、状況

講座の申し込み受付だけで作業量が膨大に

幼児教室としてサービスを展開している「ドラキッズ」の夏季限定講座の申し込み受付をWebフォームで行っていたが、全国の各教室、各講座ごとに定員が設けられており数百パターンの残席の監視が必要でした。また、定員に達した場合は手作業で対象講座の受付を停止し、各教室への連絡をするなど対応が煩雑でかなりの手間がかかっていました。

退勤後の定員超過による苦悩

手動で残席枠の管理をしていたため、営業時間外に定員を超えてしまった場合は翌営業日に対象教室に連絡し、席数の調整をするなどして運営をされていました。講座によって席数がすぐに埋まってしまうものもあり、そのため講座の受付が始まる時期は落ち着かない日々を過ごされていました。

シナジーマーケティングに依頼した決め手

以前からSynergy!はご利用いただいており、3.11の震災をきっかけに迅速に講師の安否確認や生徒への休講連絡をするためにご契約いただいていました。その後、販促用のメール配信としてもご利用いただく中で藤澤様はフォーム機能を発見されました。当時、電話で受け付けていた申し込み受付をフォームにすることで社員への負担が軽減するのではないかと考えられ、運用を開始。特に講座受付では残席管理が業務負担の軽減につながるためSynergy!へ機能が追加されると同時に残席枠管理の機能を採用いただきました。

取り組んだこと

夏季限定講座は会員だけでなく新規顧客からの応募も受け付けており、Webサイトやチラシ、Web広告などさまざまな流入口から申込者を集客し、Synergy!のWebフォームへと誘導しました。Synergy!で申し込みを受け付けると各講座の定員枠に応じて残席数が自動更新され、定員に達するとそのコースを選択できない仕組みを採用されました。

▼講座のお申し込み受付イメージ

夏季限定講座の申し込み締め切りが近くなったタイミングで、会員サイトへ登録されている方に向けて申し込みを促す案内を送る余裕もでき、申し込みの山場を新たに作ることができました。申込数を増やす成果につながり良かったと感じています。

藤澤様

担当者様のコメント

今までは見ておくべきデータ量が多く息も絶え絶えの状態でしたが、残席枠管理機能を追加したことで業務の負担は少し改善されました。また、以前は手作業で残席枠を管理していたためタイムリーな対応が難しく、夏季限定講座の中にはすぐに定員に達してしまうものもあり対応が大変でした。今回新しく残席枠管理機能を追加したことで、タイムリーにWebフォームに残席状況が反映され、集客の機会を失わずに運営することができました。

Synergy!はデータベースやフォームのつながりなど機能の仕組みが分かると広がりがあり、使い勝手が良いと感じています。今回の夏季限定講座では、講座情報の説明を記載したPDFをSynergy!にアップロードし講座の埋まり具合でPDFの情報を更新するなど、Webの専門知識がない人でも簡単に運営できる工夫をしています。今後もさらに業務の負担が軽減されるような運用方法を検討していきたいと考えています。

藤澤様

この事例での利用サービス

クラウドサービス（Synergy!）

• Synergy!データベースフォーム機能
• Synergy!メール配信機能