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知らないと損をする!データ・リストの名寄せに使えるExcel小技集
VLOOKUP関数~上級編②

本記事は、データの名寄せ作業を簡単に効率化できるExcel(エクセル)の機能や関数をご紹介するシリーズの初級編中級編上級編①の続編です。ここまでくると、名寄せ作業だけでなく、複雑なレポートの作成など他のExcel業務もかなり簡略化できます。今回が最終回なので、あともうひと踏ん張りです!

データの名寄せ作業には、「3つのステップ」があります。それは、データの【整理】【絞り込み(フィルタリング)】【統合(マージ・名寄せ)】です(詳細は前回の中級編の「データの名寄せ作業:3つのステップ」をご参照ください)。
この順で行わなければ、名寄せしたデータに誤りが生じる可能性が大きくなるので、気をつけましょう。今回はこの3つのステップ【統合(マージ・名寄せ)】での作業で、もっとも活躍するExcel関数である「VLOOKUP関数」についてご紹介します。

  • 複数のリスト・データを名寄せ(マージ)する必要があるが、方法がわからない
  • データクレンジング作業に時間がかかる、業務効率が悪い
  • Excelで作業はしているが、「if関数」や「vlookup関数」などの関数が使えない

などの課題を抱えておられるマーケティング・販促担当者さまにオススメです。

1. 【統合】名寄せといえば「VLOOKUP関数」

「VLOOKUP(ブイルックアップ)関数」は、名寄せ作業だけでなく、複数のデータをExcelで扱う際には必須のExcel関数です。この関数が使えるようになると、Excelでのさまざまな作業がかなり効率化できます。
VLOOKUP とは、「Vertical(垂直)LOOK UP」の略で「縦(Excelの『行』)方向に調べる」というような意味です。なお、横(列)方向に調べて値をかえすHLOOKUPという関数もあります。HLOOKUP のHは、Horizontal(水平の、横の)の略です。
どちらも、同じシート内にある別のリストや、別シート、別ブックにあるデータまで、広範囲にデータを調べた結果を関数をセットしたセルにかえしてくれます。

VLOOKUP関数は言葉で説明してもイメージしづらいので、実際に使ってみましょう。今回は、名刺情報を元に作成した顧客リストに、商品の購買に関する詳細情報(累計購入金額や、顧客ランクなど)を追加する状況を想定してお話します。

2. 【統合】「VLOOKUP関数」を実際に使ってみる

まず、「VLOOKUP関数」の書き方と、意味について整理します。

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具体的には、以下のようなイメージです。表1は、名刺情報を元に作成した顧客リストです。表2は、商品の購買情報のリストです。どちらにも、ユニークの情報である「会員ID」があるので、これをキー(検索値)にして、表2の検索値から【5列目】にある【累計購入金額】のデータを表示するよう関数を書いてみました。

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範囲の部分をF4ボタンで絶対参照にしないままコピーをしてしまうと、選択範囲がズレてしまうため、誤った値が表示されたりエラーになったりします。注意しましょう。

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いかがでしょうか。ひとつ関数を書いてコピーするだけで、あっという間に2つのデータを統合・マージすることができました!

3. 【統合】「VLOOKUP関数」✕「IF関数」の最強タッグ

前回の上級編①
3.【絞込】もしこんなフィルタリングができたら…をかなえる「if関数」
でご紹介した「IF関数」と、この「VLOOKUP関数」を組み合わせると、複数のデータを統合・マージする以上に便利にデータ作成や名寄せが可能になります。

先ほどの「2. 【統合】「VLOOKUP関数」を実際に使ってみる」のケースに、IF関数で顧客ランクを設定し、その情報もVLOOKUP関数でマージする、という一連の流れを実際にやってみましょう。

まずは、IF関数の書き方と意味をおさらいします。

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まずは、顧客ランクを求めます。表2に【顧客ランク】を入力する列を作成(図のF列)し、【累計購入金額】が30万円以上の場合は「A」ランク、30万円未満の場合は「B」ランクと表示させるIF関数を書いてみました。

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これを、表示させたい列の範囲にコピーすれば、すぐに顧客ランクを設定できます。さらに、このIF関数で導き出された顧客ランクを、表1の顧客リストにも「顧客ランク」という項目(列)を追加し、VLOOKUP関数を使ってマージします。

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これで、2つのデータを簡単にマージするだけでなく、異なる情報も付与したデータの統合ができました。これだけで、顧客ランク別にDMを送りわけしたり、顧客ランク別のメール配信ができたりと、すぐにCRM施策に活用できますね。

4.とりあえず【Excel 関数 ◯◯したい】で検索!

「3.【統合】「VLOOKUP関数」✕「IF関数」の最強タッグ」でご紹介したように、VLOOKUPとIF関数を組み合わせると、簡単に、かつ施策に有効な値を付与したデータのマージができました。他にも、IF関数だけでは解決しないデータの統合においても、それを解決できる関数があるかもしれません。このシリーズの初級編中級編上級編①、そして今回のVLOOKUP以外にも、Excelには驚くほどさまざまな関数が用意されています。また、さまざまな機能やテクニックも存在していますので、もしExcelでやりたいことがあれば、まずはどんどん検索してみましょう!

Excel 関数 ◯◯したい(やりたいことを記入)
Excel テクニック ◯◯(やりたいことを記入)

などのキーワードで検索すれば、おそらく必要な関数や計算式がヒットします。関数は使えば使うほど身につけることができ、今後のExcelでの作業効率もあがります。どんどん調べて使ってみましょう!「効率的なGoogle検索のテクニック集」も以前の記事でご紹介していますので、こちらもぜひご参照ください。
また、Office のサポートページExcelの関数一覧があります。「データベース関数」「日付と時刻の関数」「情報関数」「論理関数」「検索/行列関数」「数学/三角関数」「統計関数」「文字列関数」の部分は、ザッと目を通しておくと「どんな関数があるか」が簡単に把握できるので、あとから必ず役立つと思います。

5. Excelの作業効率を必ず向上させるすごい機能「フラッシュフィル」と「名寄せ専用ツール」

以前、名寄せに関するExcelの作業効率を必ず向上させるすごい機能「フラッシュフィル」と、Excel以外の「名寄せ専用ツール」についてもご紹介しています。データ数が非常に大量である場合や、VLOOKUP関数を駆使しても解決できないような複雑な名寄せの場合は、このようなツールを使うのも方法のひとつです。

  • Excel2013の新機能「フラッシュフィル」
    フラッシュフィル」は、関数を書くよりも作業効率を向上できる可能性大の機能です。Excel2013をご利用の方は、ぜひ一度お試しください!
  • 名寄せ専用ツールやサービス
    名寄せしたいデータ量がExcelでは処理できるレベルをこえる場合や、名寄せ作業自体にコストをかけられる場合は、専用のツールやサービスを利用するというのもひとつの方法です。専用のツールやサービスを利用すると、コストはかかりますが、間違いのない名寄せができます。

上級編としてご紹介した今回のVLOOKUP関数と、前回のIF関数は、Excel関数を使うにあたってひとつの山であるといえます。少し難しいと思うのですが、この2つを使えるかどうかはExcelがどれだけ使えるかに比例するといっても過言ではありません。名寄せ作業だけでなく、複雑なレポートや集計などの複数のデータを扱う作業はかなり簡略化できるようになります。考えていても身につきません。ぜひ、どんどん使っていってみてください!

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※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。

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