フォームとスプレッドシートを連携する方法3選！活用事例も紹介
<この記事でわかること>
- フォームとスプレッドシートを連携すると、受付情報を自動で一覧化でき、転記作業や共有漏れを減らしやすくなる。
- Googleフォームの直接連携だけでなく、ZapierやMake、Google Apps Scriptなどを使って外部フォームを連携する方法もある。
- フォームとスプレッドシートの連携は、問い合わせ管理、アンケート集計、予約受付、社内申請など幅広い業務で活用できる。
- 個人情報の管理体制や通知漏れ防止、件数増加時の限界まで考えたうえで連携方法を決める必要がある。
フォームとスプレッドシートを連携すると、送信された内容を自動で一覧化でき、確認や共有、集計がしやすくなります。手作業で転記する必要がなくなるため、問い合わせ管理や申し込み管理、アンケート集計などの業務を効率化したい場面で役立ちます。
特にGoogleフォームとGoogleスプレッドシートは相性がよく、初心者でも比較的簡単に連携できます。一方で、自社サイトの問い合わせフォームやWordPressのフォームでは、使うツールや設定方法が異なるため、目的に合った方法を選ぶことが大切です。
この記事では、フォームとスプレッドシートを連携する基本、代表的な連携方法、活用例、注意点、よくあるトラブルまで順番に解説します。
「Synergy!」で作成「簡単、安心、すぐ使える」Webフォーム
「Synergy!（シナジー）」で作成できるWebフォームと、そのメリットについてご紹介。その他にも用途例やサポート体制、ご利用いただいている企業様の声などをご紹介！
<目次>
フォームとスプレッドシートを連携する主な方法
フォームとスプレッドシートの連携方法はいくつかあります。どれを選ぶかは、使っているフォームの種類、どこまで自動化したいか、運用規模がどのくらいかによって変わります。
まずは代表的な3つの方法について解説します。
GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを直接連携する方法
最も手軽なのが、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートをそのまま連携する方法です。Googleフォームには回答をスプレッドシートへ自動で反映する機能があり、特別なツールを追加しなくても使い始められます。
直接連携する方法のよいところは、設定が簡単で、フォーム送信内容をすぐ一覧で確認できることです。問い合わせ内容、アンケート結果、申し込み情報などを自動で行ごとに記録できるため、低コストで連携したい場合に向いています。
一方で、管理の細かさや通知の柔軟性、顧客管理まで含めた運用には限界が出ることもあります。そのため、まずは小規模に始めたい場合や、社内の簡単な受付業務に向いている方法といえます。
問い合わせフォームとスプレッドシートを連携ツールでつなぐ方法
自社サイトの問い合わせフォームやWordPressのフォームでは、標準ではスプレッドシート連携が用意されていないことがあります。その場合は、ZapierやMake、Google Apps Scriptなどの外部ツールを使います。
連携ツールでつなぐ方法では、フォーム送信をきっかけに、スプレッドシートへ1行追加したり、通知メールを送ったり、別のツールにも同時に連携したりできます。単に情報を保存するだけでなく、業務フロー全体を自動化しやすいのが特徴です。
ただし、設定の自由度が上がる分、最初の設計や動作確認が必要になります。無料枠の制限や連携できるサービスの範囲も確認しながら進めることが大切です。
フォーム作成サービスの標準機能を使う方法
フォーム作成サービスの中には、スプレッドシート連携機能を標準で備えているものがあります。フォーム作成からデータ蓄積までをまとめて進めやすいため、ノーコードで運用したい場合に使いやすい方法です。
フォーム作成サービスは見た目を整えながら、ある程度の自動化も進めたい場合に向いています。フォーム作成サービス側で管理画面や通知機能が整っていることも多く、Googleフォームよりも柔軟に使えるケースがあります。
ただし、サービスごとに料金体系や機能範囲が異なります。無料プランでは連携回数や利用できる機能に制限があることもあるため、導入前に運用イメージと合うかを確認しておきましょう。
Googleフォームとスプレッドシートを連携する手順
Googleフォームとスプレッドシートを連携する手順は以下の通りです。
1. Googleフォームを開き、「回答」タブをクリック
2. 右上のスプレッドシートアイコンをクリック
3. 新しいスプレッドシートを作成するか、既存のスプレッドシートを選択
連携が完了すると、フォームに送信された回答は自動でスプレッドシートへ追加されます。1件ごとにタイムスタンプ付きで記録されるため、いつ、誰から、どの内容が届いたのかを一覧で確認しやすくなります。
また、スプレッドシート側では、フィルタ機能や並べ替え、関数を使った集計も行えます。たとえば、問い合わせ種別ごとに件数を集計したり、未対応の行だけを抽出したりといった運用がしやすくなります。まずはこの連携から始めて、必要に応じて通知設定や自動化を追加していく進め方が実用的です。
Webサイトの問い合わせフォームをスプレッドシートに連携する方法
問い合わせフォームをスプレッドシートに連携する方法はいくつかあり、手軽さを重視するか、自由度を重視するかで向いている手段が変わります。
ここでは、ZapierやMakeを使う方法、Google Apps Scriptで連携する方法、WordPressフォームと組み合わせる方法に分けて、それぞれの特徴をわかりやすく整理します。
ZapierやMakeを使って連携する方法
ZapierやMakeを使うと、フォーム送信をきっかけに、Googleスプレッドシートへ自動で1行追加する流れを作れます。ノーコードで設定しやすいため、プログラミングが得意でない場合でも導入しやすいのがメリットです。
たとえば、問い合わせフォームに入力された氏名、メールアドレス、問い合わせ内容、送信日時などを、指定したシートへそのまま書き込むことができます。さらに、同時にSlack通知やメール通知を追加することもできるため、確認漏れを防ぐ仕組みも作りやすくなります。
一方で、無料枠では実行回数や使えるアプリ数に制限がある場合があります。連携先サービスに対応しているかどうかも事前に確認しておきましょう。
Google Apps Scriptで連携する方法
Google Apps Scriptを使えば、フォーム送信データを受け取って、Googleスプレッドシートへ書き込む仕組みを作れます。ZapierやMakeよりも自由度が高く、細かな条件分岐や独自の処理を加えやすいのが特徴です。
たとえば、問い合わせ種別ごとにシートを分けたり、特定の条件で管理者へメール通知を送ったり、入力内容を整形してから記録したりできます。既存のWebフォームとGoogleサービスを柔軟につなぎたい場合には相性がよい方法です。
ただし、スクリプトの記述や保守が必要になるため、ある程度の知識が求められます。初期設定だけでなく、仕様変更や不具合対応まで考えると、社内で扱える体制があるかも見ておきたいポイントです。
WordPressフォームと連携する方法
WordPressを使っている場合は、既存の問い合わせフォームを活かしたままスプレッドシート連携を組めます。たとえばWPFormsにはGoogle Sheetsアドオンがあり、フォームの入力内容をGoogleスプレッドシートへ送れます。WebhooksアドオンやMakeアドオンも用意されているため、WordPress内で完結させる方法と、外部自動化ツールを組み合わせる方法の両方を選べます。
すでにWordPressで問い合わせ導線を運用しているなら、フォーム自体を作り直さずに連携を増やせるのがメリットです。メール依存の運用から切り替えやすく、問い合わせデータを蓄積しながら管理しやすくなります。
デメリットは、使うフォームプラグインや連携プラグインの組み合わせによって設定方法が変わりやすいことです。たとえばWPFormsはGoogle Sheets、Webhooks、Makeでそれぞれ必要な機能やライセンスが異なります。公開後に一度送信テストを行い、想定どおり記録されるかを必ず確認したほうが安全です。
フォームとスプレッドシートを連携する具体的な活用例
フォームとスプレッドシートを連携すると、問い合わせ対応や申請管理、アンケート集計などを一覧で整理しやすくなります。メールだけで管理するよりも状況を把握しやすく、対応漏れの防止にもつながるのがメリットです。ここでは、実際によく使われる活用例を紹介します。
問い合わせ管理
問い合わせフォームの内容をスプレッドシートに自動で保存し、対応状況や担当者名、返信日などを書き足して管理する方法です。小規模な事業や少人数のチームであれば、専用の管理システムを使わなくても、このやり方で十分運用できることがあります。
メールだけで問い合わせを管理すると、どこまで対応したのかがわかりにくくなりがちです。スプレッドシートにまとめておけば、問い合わせ内容を一覧で確認しやすくなり、担当分けや対応状況の整理もしやすくなります。結果として、対応漏れの防止につながります。
アンケート集計
Googleフォームなどで集めたアンケート回答をスプレッドシートに連携すると、回答数の確認や選択肢ごとの集計、自由記述の整理がしやすくなります。集計表を作ったり、グラフにまとめたりしやすいのもメリットです。
社内アンケートやイベント後の満足度調査、顧客へのヒアリングなど、回答をまとめて見たい場面では特に使いやすい方法です。あとから分析しやすくするために、フォームを作る段階で質問項目を整理しておくと、さらに扱いやすくなります。
予約や申し込み受付
セミナーやイベント、相談予約、資料請求などの申し込み情報を一覧で管理する方法です。誰がいつ申し込んだのかを把握しやすく、受付状況や定員の管理にも役立ちます。
少人数で運営している場合、メールだけで受付を管理すると抜け漏れが起きやすくなります。スプレッドシートに自動で記録される形にしておけば、情報を一覧で確認できるため、受付業務を整理しやすくなります。
社内申請や日報の管理
経費申請、休暇申請、備品申請、日報提出などをフォームで受け付けて、スプレッドシートで管理する方法もあります。メール添付や口頭での申請よりも履歴を残しやすく、あとから確認しやすいのがメリットです。
申請内容を日付順に並べたり、承認状況の列を追加したりすれば、簡単な業務管理にも使えます。社内のやり取りを整理したい場合にも、フォームとスプレッドシートの連携は役立ちます。
営業リードの管理
お問い合わせフォームや資料請求フォームから入った見込み客の情報をスプレッドシートにまとめて、営業対応につなげる方法です。問い合わせ内容や流入元、対応状況などを記録しておけば、簡易的な顧客管理のように使うこともできます。
特に、できるだけコストをかけずに営業管理を始めたい場合には使いやすい方法です。ただし、件数が増えてくると、スプレッドシートだけでは管理しきれない場面も出てきます。そのため、運用規模が大きくなったら、別の管理ツールの導入も検討する必要があります。
フォームとスプレッドシートを連携するメリット
フォームとスプレッドシートを連携すると、入力内容を自動で記録できるようになり、日々の管理がかなり楽になります。作業の手間を減らしながら、共有や確認、集計までしやすくなるため、業務を効率よく回したい場合に相性のよい方法です。
ここでは、フォームとスプレッドシートを連携する主なメリットを紹介します。
転記作業が不要になり業務が早くなる
フォーム送信内容を手動でコピーして貼り付ける作業がなくなるため、日々の運用負担を減らせます。1件ごとの作業は小さく見えても、件数が増えるほど差は大きくなります。
特に、問い合わせや申し込みが毎日発生する場合は、自動で記録されるだけでもかなり楽になります。担当者の手間が減ることで、本来の対応業務に時間を使いやすくなります。
入力ミスや対応漏れを防ぎやすい
自動で記録されるため、人が転記するときの入力ミスが起きにくくなります。また、回答履歴が時系列で残るため、あとから確認しやすいのもメリットです。
メールだけで管理していると見落としが起きることがありますが、スプレッドシートで一覧化しておけば、未対応のものを見つけやすくなります。運用ルールを整えれば、確認精度も上げやすくなります。
チームで共有しやすい
スプレッドシートは複数人で同時に確認しやすいため、チーム運用と相性がよいです。問い合わせ対応、申し込み確認、営業引き継ぎなど、関係者が同じ情報を見ながら進めやすくなります。
担当者ごとの列やステータス列を用意しておけば、誰が対応しているかも見えやすくなります。小規模チームでは特に、共有のしやすさが大きな利点になります。
あとから集計や分析に発展させやすい
スプレッドシートは単なる保存先ではなく、集計や分析の土台としても使えます。問い合わせ種別ごとの件数、月別の申し込み数、担当者ごとの対応状況などを確認しやすくなります。
最初は一覧化だけが目的でも、あとから改善や分析につなげやすいのが強みです。フォーム設計とシート設計を少し意識しておくだけでも、活用の幅はかなり広がります。
フォームとスプレッドシートを連携するときの注意点
フォームとスプレッドシートの連携は便利ですが、設定して終わりではありません。個人情報の扱い方や確認フロー、データの活用方法まで考えておかないと、管理しやすくなるどころか、かえって運用が不安定になることもあります。
ここでは、フォームとスプレッドシートを連携するときに事前に押さえておきたい注意点を紹介します。
個人情報の管理体制を整える必要がある
フォームとスプレッドシートを連携する際にまず意識したいのが、個人情報の管理です。問い合わせフォームや申し込みフォームには、氏名、メールアドレス、電話番号、住所などの個人情報が含まれることが多く、スプレッドシートに自動で蓄積される場合も少なくありません。
そのため、誰でも閲覧できる状態にしないことや、閲覧権限を必要な担当者だけに絞ることが重要です。社内で共有しやすい一方で、アクセス権限の設定が甘いと、関係のないメンバーまで情報を見られる状態になることがあります。また、退職者や異動者の権限が残ったままになっていないかも定期的に確認する必要があります。
通知や確認作業を手作業にしすぎない
フォームとスプレッドシートを連携すると、送信された内容を一覧で確認できるようになります。ただし、シートに記録されるだけで満足してしまうと、問い合わせへの初動が遅れたり、対応漏れが起きたりすることがあります。
たとえば、スプレッドシートを担当者が毎回手動で開いて確認する運用にしていると、忙しいタイミングでは見落としが発生しやすくなります。問い合わせや申し込みは届いているのに、担当者が気づくのが遅れてしまえば、せっかくの見込み客を逃す可能性もあります。特に営業リードや予約受付のように、スピードが重要なケースでは注意が必要です。
連携後の分析や活用まで考えて設計する
問い合わせ数や申し込み数を把握するだけでなく、どの項目が多いのか、どの経路からの流入が成果につながっているのか、対応状況はどうかといった視点で見られるようにしておくことが大切です。単にデータをためるだけでは、十分に活用できているとはいえません。
たとえば、問い合わせ種別、流入元、対応担当者、対応状況などの列を最初から整理しておくと、あとから集計や分析がしやすくなります。逆に、必要な項目を何も決めずに連携すると、データはたまっていても分析しにくく、結局活用できないまま終わることがあります。
件数が増えるとスプレッドシート運用だけでは限界が出やすい
フォームとスプレッドシートの連携は、少ない件数を管理するには便利です。しかし、問い合わせ件数や申し込み件数が増えてくると、スプレッドシートだけでの運用では管理が追いつかなくなることがあります。
たとえば、対応済みか未対応かの管理、担当者ごとの振り分け、重複データの整理、顧客ごとの履歴確認などをすべてシート上で行おうとすると、次第に運用が複雑になっていきます。最初は十分に回っていたとしても、件数が増えるほど確認作業や管理ルールが煩雑になり、ミスが起きやすくなります。
フォーム作成から顧客管理までまとめて進めるなら「Synergy!」
フォームとスプレッドシートの連携は、問い合わせや申し込み情報を自動で一覧化できる便利な方法です。ただし、件数が増えてくると、通知漏れを防ぐ、自動返信を行う、重複を避けながら顧客情報を管理するといった運用面の課題が出やすくなります。
そうしたときの選択肢になるのが、フォーム作成だけでなく、取得した情報の管理や活用までまとめて進めやすい「Synergy!」です。フォーム作成数無制限、レスポンシブ対応、データベース連携、サンキューメール、管理者通知などに対応しており、受付後の運用まで見据えた設計をしやすい点が特長です。
「Synergy!」とは？
「Synergy!」は、顧客情報の取得・管理・活用を一連の流れで進めやすいCRMサービスです。フォーム機能では、資料請求フォーム、お問い合わせフォーム、キャンペーン応募フォームなどを用途に応じて作成でき、取得した情報をデータベースと連携して管理できます。
また、フォームはPC・スマートフォンの両方に対応しており、HTMLファイルを使ったオリジナルデザインにも対応しています。そのため、自社サイトやキャンペーンページのデザインに合わせて運用しやすい点も特徴です。
参考記事：CRM・顧客管理システム「Synergy!（シナジー）」
「Synergy!」の強み
「Synergy!」の強みは、フォームを作って終わりではなく、その後の運用までまとめて進めやすいことです。フォームから登録が完了したあとに、登録者へサンキューメールや仮登録メールを送ることができ、管理者向けの通知メール設定にも対応しています。
また、フォーム作成数が無制限のため、問い合わせ用、資料請求用、セミナー申し込み用など、目的ごとにフォームを分けて管理しやすい点も魅力です。スプレッドシートに情報をためるだけでは対応しにくい、通知、管理、活用まで見据えたい場合に向いています。
CRMシステム「Synergy!」の特長が機能別でわかる資料です！
「Synergy!」の具体的な製品機能については、ぜひ以下のフォームから資料をダウンロードしてご確認ください。
「Synergy!」の導入事例
スポーツクラブNAS様では、キッズスクールの体験会やイベントの申し込みフォーム作成に時間がかかり、施策開始までの遅れが機会損失につながることが課題でした。そこで「Synergy!」を活用したところ、従来は1週間ほどかかっていたフォーム作成が、簡単なものであれば約30分まで短縮しました。
さらに残席管理機能により、申し込み状況をフォーム上に反映しながら24時間受け付けできる体制も整い、業務効率化と顧客体験の向上を両立しています。
フォームとスプレッドシートの連携に関するよくある質問（FAQ）
フォームとスプレッドシートの連携については、費用や連携できる範囲、通知設定の可否が気になる方が多いです。実際には、シンプルな連携ならすぐに始めやすい一方で、使っているフォームや運用方法によって必要な設定は変わります。
ここでは、フォームとスプレッドシートの連携に関してよくある質問をまとめました。
Googleフォームとスプレッドシートの連携は無料ですか？
基本的な機能は無料で使えます。GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを使ったシンプルな連携であれば、追加費用なしで始めやすいです。
ただし、組織向けの高度な管理機能や、外部ツールを使った追加自動化を行う場合は、有料サービスが必要になることがあります。
問い合わせフォームもスプレッドシートに連携できますか？
できます。ただし、Googleフォームのように標準で連携しやすいものもあれば、自社サイトの問い合わせフォームのように外部ツールやGoogle Apps Scriptが必要になるものもあります。
どのフォームを使っているかによって方法が変わります。
フォーム送信後にメール通知もできますか？
可能です。Google Apps ScriptやZapier、Makeなどを使えば、フォーム送信後に管理者通知や担当者通知を自動で送る仕組みを作れます。
スプレッドシートに保存するだけでなく、通知まで自動化しておくと見落としを防ぎやすくなります。
まとめ
フォームとスプレッドシートの連携は、転記作業を減らし、情報共有をしやすくするうえで有効です。ただし、件数が増えたり、通知や対応フローが複雑になったりすると、単純な連携だけでは管理しきれなくなることもあります。連携方法を選ぶ際は、設定のしやすさだけでなく、その後の運用まで見ておく必要があります。
その点、「Synergy!」であれば、フォームで取得した情報を単に一覧化するだけでなく、顧客情報として蓄積し、その後の対応や配信、分析にもつなげやすくなります。スプレッドシート運用では追い切れない履歴管理や顧客ごとの活用まで視野に入れられるため、業務の属人化を防ぎたい場合にも有効です。
シナジーマーケティングは、データ収集から顧客管理、コミュニケーション設計までを支援してきた企業です。フォーム連携を一時的な効率化で終わらせず、継続的な活用につなげたい場合は、ぜひご相談ください。
CRMシステム「Synergy!」の特長が機能別でわかる資料です！
「Synergy!」の具体的な製品機能については、ぜひ以下のフォームから資料をダウンロードしてご確認ください。
関連情報
※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。