【自社事例公開】ウェビナー成功に向けた事前準備～開催後のフォローまで
コロナウイルスの影響で展示会出展の中止や、営業訪問に制限がある企業様も増えているのではないでしょうか。そのような状況で、注目をされているのがオンラインでセミナーを実施するウェビナーです。弊社でも自社のマーケティング施策としてウェビナーを開催しており、毎回100名以上の方にお申し込みいただき、効果を実感しています。
本コラムでは、ウェビナーの開催を検討している方に向けて、メリット・デメリット、ウェビナー開催までの流れと開催後のフォロー施策を解説いたします。
<目次>
ウェビナー開催のメリット
ウェビナーのメリットは、距離の制約に縛られずに参加できることです。特に、今コロナウイルスの影響で、対面営業や展示会出展、セミナーが開催できない企業様が増えています。ウェビナーを行うことで、ひとつの会場に人が集まらなくても、自社サービス・製品の魅力を伝えていくことが可能です。またリアルセミナーにないウェビナーの魅力として以下が挙げられます。
- 全国から気軽に参加できるため、申し込み数が集まりやすい
- 参加者の方からのQAを活発にすることで、リアルセミナー以上に双方向の演出が可能
- 視聴データや当日のアンケートデータを、営業活動に活用しやすい
- 実施したウェビナーの録画データを流用することができる
ウェビナー開催のデメリット
逆にリアルセミナーと比較して、以下のような点には気をつける必要があります。
- リアルイベントと比べ当日フォローがしにくいため、アンケートなどを活用して後日フォローできる仕組みを作ることが必要
- 参加者の方の顔が見えず反応が得にくいため、質問をするなど双方向の働きかけが必要
ウェビナー特性のメリット・デメリットをおさえて設計をしていくことが重要です。ここからは、実際のウェビナー開催の流れについて説明します。
ウェビナー企画時に行うこと
ウェビナーのコンテンツを決める
まずは、目的に合わせて誰（ターゲット）に何（コンテンツ）を伝えるのかを考えていきましょう。
ターゲットユーザーを明確にして、どのような情報であれば興味を持ってもらえるかを考え、訴求力のあるキーワードをセミナーのキャッチコピーに盛り込むことが必要です。詳しいターゲット像の設計についてはBtoBマーケティングにおける「ペルソナ」活用のポイントもご参照ください。
開催日時を決める
ウェビナーの開催日時を決めます。開催日時を決める際は以下をご確認ください。
- 発表者（講師）、運営スタッフのスケジュールがつく
- 周りの雑音がない部屋の確保が可能
- 募集開始から2週間以上の集客期間がある
- PCやカメラ・マイクなどの周辺機器が手配可能
ウェビナーツールを選定する
弊社ではZOOMを利用していますが、国内・海外を含めてさまざまなウェビナーツールが存在します。ツール選定方法は、コスト・接続の安定性・自社のウェビナー運用との相性を確認するため、デモアカウントを発行してもらうと良いでしょう。
ウェビナー集客でやること
ウェビナーツールが決まったら集客の段取りを組んでいきます。
ウェビナー紹介・受付ができるページを作る
今回は弊社のウェビナーと同様、紹介ページと受付フォームを異なるページとして作成する方法をご紹介します。
ウェビナー受付フォームを作る
ウェビナー受付は、ウェビナーツールで提供されている機能を使用するやり方と、自社フォームを使用するやり方の2パターンが存在します。ウェビナーツールの受付機能を利用すると、簡単に登録が可能ですが、以下のような制限があります。
- ウェビナー受付フォームにウェビナーツールの仕様で制限がある
- 登録させたいデータが自由にカスタマイズできない
- お礼メールなどの自社のやりたいメール施策が打ちにくい
- データの管理が煩雑になる
そのため、オススメとしては、自社フォームを使用するやり方がオススメです。
ウェビナー受付フォームで登録してもらう内容
ウェビナー受付の際の入力項目例です。
- 会社名
- 氏名
- 電話番号
- メールアドレス
また、今後の集客改善のために「どこでウェビナーを知りましたか？」という質問も含んでおくと後で活用が可能です。
ウェビナー紹介ページを作成する
ターゲットにとって、魅力的なキャッチコピーを含んだウェビナー紹介ページを作成します。ウェビナーならではの要素として、QAをインタラクティブに行いやすい点がありますのでQAの時間を確保しておくことも心がけください。
弊社で開催したウェビナーのタイムスケジュール例
ウェビナー紹介ページを告知する
作成したウェビナー紹介ページに集客を行っていく必要があります。
集客方法は主に以下の方法です。
- 自社のリストに招待メールを配信する
- ソーシャルメディアで告知する
- 営業が個別でお客様に案内する
- ターゲット企業の問い合わせフォームなどに連絡する
特に有効なのは招待メールの配信です。弊社で開催しているウェビナーも6割以上が招待メール経由の申し込みです。
上記の施策をベースに実行し、集客の目標数値に対してギャップがあるものについては追加で施策を行っていきます。
ウェビナー開催1週間前～当日の流れ
開催1週間前
ウェビナーの特性として、リアルセミナー以上に“ユーザーが気軽に申し込んでいる”点を意識することが必要です。
よくあるのが「登録しているけどウェビナーがあるのを忘れていた。」というケースです。そのため、ユーザーに対して参加予定がある旨をメールでお知らせ（リマインド）していくことが必要となります。
リマインドメールの配信タイミング例
- 開催3日前
- 開催日当日
- 開催1時間前～15分前
リマインドメールは、ウェビナーの登録後の参加率を高めるために非常に有効な施策です。また、ウェビナー紹介ページに来訪しているが、まだ申し込んでいないユーザーに対しても、再度、登録を促すメールを配信しましょう。
弊社で提供している「Synergy!」を利用することで、招待メール経由でウェビナー紹介ページに来訪していて、申し込みがないユーザーに自動でメールを配信するなどの設定も可能です。
▼Synergy!の、ユーザーの行動をきっかけとした自動メール配信「リターゲティングメール」のご紹介
リターゲティングメールで成果を上げる！ユーザー行動に応じた配信で、メールの反応を飛躍的にアップ
開催前日
いよいよウェビナーの開催が近づいてきました。ウェビナー当日のトラブルを避けるために、ウェビナーを初めて開催する場合は以下のチェックポイントをリハーサルで解消しておきましょう。
- 司会・講師の画面操作などがスムーズか
- 本番と同じ通信環境で接続に不具合がないか
- 参加者から見て不具合がないか
- カメラ・マイクなどは確保できているか
開催当日
いよいよウェビナー開催の当日です。当日の運営体制として以下の役割分担が決まっているか確認しましょう。
- 講師
- ウェビナーツールの操作担当
- 参加者として、挙動を確認する担当
- QAの回答を行う担当
※複数の役割を1名で担う形でも大丈夫です。
見落としがちなのが、参加者として挙動を確認する担当です。ウェビナーツールは、主催者側の画面と参加者側で画面が異なることが多いので、不慣れなうちは、必ず参加者として社員に参加してもらい、不具合があった際に報告できる環境を作っておくことが重要です。
その他、当日気をつける点を記載しておきます。
- ネット環境のテストは当日にも行う
- 回線が不安定になった際を想定して、複数の接続回線を持っておく
- 参加がうまくいかないなどの問い合わせがあった際の対応担当を決めておく
そしてウェビナー開催
最初に誰がどのような操作をするといった、進行管理表を作成しておくとスムーズです。
弊社の進行管理表のサンプル
また、ウェビナーの参加者アンケートについては、ウェビナー中にチャット機能を利用してその場でアンケート回答を促しましょう。ウェビナー終了後にメールでアンケート送付するよりも回答数が集まりやすい傾向があります。
アンケート回答者には講演資料をプレゼントすると、さらに回答が集まりやすくなります。
ウェビナー開催終了後の流れ
ウェビナーは開催自体が目的ではなく、開催後に参加申し込みユーザーに対しての営業アプローチに有効活用することが重要です。終了後に実施することは主に以下です。
取得したデータをアプローチリストにする
ウェビナー申し込みユーザーのデータをまとめて、営業アプローチに活用できるリストを作成します。
- 参加の有無
- アンケート回答内容
- 視聴率（ウェビナーをどのくらいの時間、視聴したか）
をまとめて、営業アプローチに活用できるようにしましょう。
ウェビナー参加者にお礼メールを送る
翌日にはウェビナー登録者に対してお礼メールを配信しましょう。
内容としては、
- 参加してくれたことへのお礼
- 自社が解決できる課題の例
- アンケート回答がまだであれば回答への誘導
などを盛り込むとよいでしょう。お礼メールは講師名義で配信すると、反応率が高くなります。
ウェビナー未参加者にメールを送る
参加できなかったユーザーも、ウェビナーのテーマには興味があったユーザーです。アンケート回答で、ウェビナー講演資料や録画データをプレゼントといったインセンティブをつけることで、お困りごとなどをアンケートに記載してもらい、アプローチに活用することが可能です。
ウェビナー開催実施の流れまとめ
このように、ウェビナー開催には、ウェビナー開催中の運営だけでなく、開催前の準備から開催後のフォローまで特有のタスクが多く存在します。前後のプロセスを意識して、ぜひウェビナー成功に向けお取り組みください。本記事が皆様のウェビナー運営の一助になれば幸いです。
成果につながる展示会の鍵は、“展示会後のマーケティング”にある！
展示会後のマーケティング10のポイント
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※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。