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初めての『顧客管理』 Vol.4
~顧客管理の第一歩、データベース設計~

前回の記事では、顧客管理システムにデータを登録する際のデータ準備のコツのうち、データ・クレンジングについてご紹介しました。今回は引き続きデータ準備のコツの第二弾として、受け手側の顧客管理システムの設計にかかわるコツをいくつかご紹介したいと思います。

データベース設計のコツその1:選択肢を楽に作成する

エクセルデータに選択肢型項目がある場合、同じ選択肢を顧客管理システムにも作成する必要があります。

顧客管理システムによっては項目名がまったく同じでなくても連携して登録できるものもありますが、基本的には両者の項目名と選択肢項目は揃えておくほうがよいでしょう。

顧客管理システムの選択肢項目作成例

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Aの場合は、選択肢を一覧でコピーし貼り付けるだけでよいので難しくはありません。

Bの例の場合、選択肢ごとに選択肢番号(「1.」「2.」……)を追加する必要があります。

例のように選択肢が少ない場合はよいですが、選択肢数が多い場合、ひとつひとつ入力するのは大変です。今回はExcelの関数を使ってまとめて選択肢番号を振る方法をご紹介します。

1. 既存データベースにある選択肢をD列にコピーします。

2. A列に選択肢番号を入力し、選択肢の数だけコピーします。

3. B列に選択肢番号の区切り文字(「.」や「,」など)を入力し、選択肢の数だけコピーします。

4. C列にA列とB列の値を結合させる関数を入力します。
例でいうと「=CONCATENATE(A1,B1)」です。
C列の結果を「C列をコピー⇒値を貼り付け」で値として確定させます。

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5. A,B列を削除し、選択肢一覧の完成です。

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データベース設計のコツその2:データベース項目の「型」を見極める

データベースには、選択肢型項目をはじめとしたデータベース項目の「型」が用意されています。それぞれの顧客管理システムでどのような型が作成できるかを把握し、適した型で項目を作成することが重要です。

電話番号や郵便番号を登録する場合、文字型(テキスト型)と数値型どちらがよいか

電話番号=数字なので数値型でよいかというと、システムによっては数値型の場合、値のはじめの「0」を削除して登録する場合があります。「06」で始まる番号の「0」がなくなってしまうと、どうでしょうか。

電話番号型などの特定の型が用意されていない場合は、数値型ではなく文字型(テキスト型)で作成するのが適当です。

同様に、郵便番号も別途郵便番号検索などに使える項目として、郵便番号項目が用意されているケースがあります。数値型項目は「-(ハイフン)」を省くケース などもありますので、登録ルールとして「530-0002」のような形で登録したいと考えている場合は、適した郵便番号型項目や文字型項目などで作成する ことをお勧めします。

メールアドレスを登録する場合、適した型はどれか(メール配信に使える型か)

いずれメール配信に利用しようと考えている場合、メール配信に使える項目(「メールアドレス型」など)かどうかを確認する必要があります。

メールアドレス型などメールアドレスの登録に特化した項目は、フォームなどの項目として設定する場合文字種制限などをかけられる場合がほとんどですので、前回ご説明したデータの標準化の意味でもこういった項目で設定するのを忘れないでください。

今回で、入れるべきデータと受け手側の顧客管理システムに受け皿となる項目を作成することができました。次回からは弊社システムSynergy!を例に、顧客管理システムにデータをインポートし、実際の運用を見据えた項目を構築するコツについてお伝えしていきたいと思います。

 

初めての『顧客管理』シリーズ

※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。

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