前回と前々回の記事では、顧客管理システムにデータを登録する際のデータ準備のコツについてご紹介しました。今回はいよいよ既存のデータを顧客管理システムに格納する場合のコツをご紹介したいと思います。

※今回は、顧客管理システムへのインポートファイルの形式が、弊社システムSynergy!同様CSVファイルである場合を想定しています。Excel形式のままでインポートできる場合は、項目連携を設定するなど各システムに従ってデータをインポートしてください。

CSVファイルとは？

既存のデータを顧客管理システムに流し込む（インポートする）にあたり、CSV形式のファイルでインポートするのが一般的です。ここでCSVファイルというものを初めて聞かれた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

CSVファイルとは、Comma Separated Value（カンマ・セパレーテッド・バリュー）の略で、データをカンマ(“,”)で区切って並べたファイル形式のことです。実態はテキストファイルのため汎用性が高く、さまざまなソフトでも利用できるというメリットがあります。テキストエディタなどで直接編集することも可能なので、異なる種類のアプリケーションソフト間のデータ交換に使われることも多い形式です。

CSVファイルを作成するには、Excel（エクセル）からファイル形式を変換して作成する方法がよく用いられます。

エクセルデータをCSV形式に変換するには、Excelを保存する際、「ファイルの種類」で「CSV（カンマ区切り）（*.csv）」を選択し、保存すれば完了です。この際、継承されないエクセルの書式設定がありますので、注意が必要です。

＜注意事項＞
・項目名は1行／1セルにする
　複数行に渡る項目やいくつかの項目を結合しているような項目はうまく変換できません。
　セル内での改行も同様です。

・項目名は空白行を作らない

・データに「,（カンマ）」を使用しない
　CSVファイルはデータをカンマで区切ったファイルですので、データ中にカンマがあると
　そこでデータが区切られ、列ずれを起こします。

・1ファイル1シートで作成する
　CSVでは複数シートをまとめることができません。エクセルで複数のシートがあった場合、
　開いているシートのみCSVファイルに変換・保存され、他のシートは保存されません。

CSVファイルを開くとデータの見た目が変わってしまう場合の解決法

さて、せっかく作成・保存したCSVファイルをExcelで開くと、データの見た目が変わっている場合があります。

例
・住所の番地で「2-1」と表示されていたものが、CSVでは「2月1日」と表示される
・「0647972500」と表示された電話番号が、CSVを開くと「647972500」になっている

Excelの画面表示上の仕様によってデータの見え方が変わってしまった場合、見た目が変わったデータをそのまま顧客管理システムにインポートしてしまうと、データベースの元データも書き換えられてしまうことになります。

このような場合、テキスト変換ウィザードを利用して見た目を正しく変換できます。

1. Excelを起動します。

※対象のCSVファイルは開かないでください。

Excelの「データ」メニューから「外部データの取り込み」-「テキストファイル」を選択します。対象のCSVファイルを選択し、【インポート】（Excel2003の場合は【開く】）をクリックします。

2. テキストファイルウィザードが開きます。

「元のデータの形式」が「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」であることを確認し、【次へ】をクリックしてください。

3. 「区切り文字」の「タブ」と「カンマ」を選択します。

文字列の引用符は「”」のまま【次へ】をクリックしてください。

4. 各セルのデータ形式を設定していきます。

「番地」や「電話番号」など、見え方が変わった列のデータ型を「文字列」に変換します。

5. データの取り込み場所はこの例では先頭列としていますが、実際にはどこを指定していただいても構いません。【OK】をクリックすると文字列が変換されない状態でExcelにデータが貼り付けられます。

ただし、このデータ変換はその都度の処理にすぎず、変換したデータ形式は保存されません。一度ファイルを閉じて再びCSVファイルを開くと文字列はまた変換されてしまいます。そのため、顧客管理システムにインポートする場合には、

1. インポート処理を行う前にエクセル内ですべての処理を完了させてCSV保存
2. ファイルは開きなおさずにインポート処理

という手順で作業を行ってください。

次回は、弊社システムSynergy!を例に、実際の運用を見据えた項目を構築するコツについてお伝えしたいと思います。

 

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