メールの配信エラーの原因と対処法！エラーを減らす方法も解説
<この記事でわかること>
- 「送ったはずのメールが届かない」ときに返ってくる英文のエラーメールには、実はエラーの原因が書かれています。主な原因は「アドレス間違い」「メールの容量オーバー」「スパム判定」などです。
- エラーは都度対処するだけでなく、未然に防ぐことが重要です。エラーの多いアドレスを定期的に削除する「リストの健全化」や、送信元が本物だと証明する「送信ドメイン認証（SPF／DKIM）」といった、メールの到達率を高めるための根本的な対策も紹介します。
- これらの専門的な対策を手作業で行うのは非効率で限界があります。エラーアドレスの自動処理や高い到達率の維持を効率的に行うには、専門ツールである「メール配信システム」の活用が最も効果的な解決策です。
メールの配信エラーは、「送ったはずのメールが届かない」「英文のエラーメールが返ってくる」といった形で、誰にでも起こりうるトラブルです。放置すれば、到達率の低下や信頼性の損失につながり、マーケティング施策にも大きな影響を与えかねません。
本記事では、配信エラーの主な原因とその対処法をわかりやすく解説します。さらに、エラーを未然に防ぐための運用ポイントや、メール配信の効率化に役立つツールの活用方法についても紹介します。
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メール配信のエラーとは？
メール配信エラーとは、送信したメールが相手の受信サーバに届かなかった状態を指します。多くの場合、「Mail Delivery Subsystem」などから、送信失敗を知らせる自動通知メールが返ってきます。
こうした通知には、エラーの原因や分類に関する重要な情報が含まれており、適切に対応することで、以後の配信精度や到達率の改善につながります。まずは、エラーメールの基本について整理しましょう。
Mail Delivery Subsystemとは
メール配信エラーが発生した際に、「Mail Delivery Subsystem」や「MAILER-DAEMON」という差出人から英語で書かれたメールが届くことがあります。これらは、メール配信を管理するプログラムが「送信先にメールを届けられませんでした」と通知するエラー報告メールです。
一見すると迷惑メールのようですが、本文には「宛先が存在しない」「受信を拒否された」など、エラーの理由を示す重要な情報が含まれています。送信直後だけでなく、システムが再送を試みたあとに届く場合もあるため、無視せずに内容を確認することが重要です。
エラーメールの原因は配信エラーが多い
返送されるエラーメールのほとんどは、メールが相手に届かなかったことを示す配信エラーです。メッセージを確認すれば、「容量オーバー」「受信拒否」「存在しないアドレス」など、具体的な原因を把握できます。
内容を正しく読み取り、エラーごとに原因を特定・対応することで、不要な再送や配信の無駄を防げます。エラーを放置せず、配信先リストやコンテンツを見直すことが、到達率の改善と成果の最大化につながります。
スパムのエラーメールに注意
エラーメールを装ったスパムが届くケースもあり、特に送信した覚えがないのに大量のエラーメールが返ってくる場合は要注意です。メールアカウントが乗っ取られ、スパム送信に悪用されているおそれがあります。
このような状況が見られた場合は、すぐにパスワードを変更し、二段階認証などのセキュリティ設定を確認しましょう。また、不審なエラーメールの添付ファイルやリンクは絶対に開かないよう注意が必要です。
メールの配信エラーの原因と対処法
メールの配信エラーが発生する原因は多岐にわたります。原因を特定できれば、適切な対処が可能です。
ここでは、代表的な5つの原因と、それぞれの対処法をエラーコードの例とともに解説します。
メールアドレスの間違いや存在しないアドレスへの送信の場合
最も多い原因は、宛先のメールアドレスが間違っている、またはすでに使われていないケースです。「550 5.1.1 User unknown」といったエラーが返ってくる場合、アドレスの綴りミスやドメインの誤記、相手がアドレスを削除している可能性が考えられます。
まずは入力したメールアドレスを再確認し、明らかな誤りがあれば修正して再送信しましょう。正しいはずのアドレスでもエラーが続く場合は、相手がすでにそのアドレスを利用していない可能性があるため、別の連絡手段で正しいアドレスを確認してください。
メールサイズが大きすぎたり本文が長すぎたりする場合
「552 5.3.4 Message size exceeds fixed limit」のようなエラーは、メール全体のサイズが相手の受信サーバの上限を超えているときに発生します。特に画像や資料の添付、本文の文字数が多い場合に起こりやすいエラーです。
対策としては、添付ファイルを圧縮する、ZIP形式でまとめるなどして容量を減らしましょう。大きなファイルは添付せず、クラウドストレージにアップロードし、共有リンクを本文に記載する方法が確実です。
送信先のメールボックス容量がいっぱいの場合
「552 5.2.2 Mailbox full」などのエラーは、相手のメールボックスが容量オーバーで新しいメールを受け取れない状態を示します。この場合、送信側では直接解決できません。
まずは電話など別の手段で相手に連絡し、メールボックスの容量を空けてもらうようお願いするのが基本的な対応です。もし再送する場合は、相手が対応したあとに行いましょう。
スパム判定や受信拒否による配信失敗の場合
「550 5.7.1 Message rejected」は、受信側のサーバでスパムと判断され、メールが拒否された際に返されるエラーです。件名や本文に強い売り込み表現がある、信頼性の低いドメインから送っているといった原因が考えられます。
対策としては、誤解を招くような表現を避け、わかりやすく誠実な内容に修正しましょう。加えて、SPFやDKIMなどの送信ドメイン認証を設定し、正当な送信者であると技術的に示すことで、スパム判定を回避しやすくなります。
相手のメールサーバが一時的に停止や拒否している場合
「421 4.7.0 Temporary server failure」は、相手のメールサーバがメンテナンス中、または一時的な障害・混雑により受信を拒否している場合に発生します。
一過性であることが多いため、数時間〜1日ほど空けて再送信するのが基本的な対応です。それでも送信できない場合は、相手側にサーバ状況を確認してもらうよう連絡を取りましょう。
メールの配信エラーを減らす方法
個別のエラーに対処するだけでなく、より根本的にエラーの発生を防ぎ、メールの到達率を高めるための予防策が不可欠です。日頃から配信リストや配信環境を健全に保つことで、顧客とのコミュニケーション機会の損失を防ぎ、マーケティング効果を最大化できます。
正確なアドレス登録とリストの健全化を徹底する
まず、配信リストを常にクリーンな状態に保つことが重要です。エラーの多くは、無効なメールアドレスへの送信で発生します。登録フォームには「ダブルオプトイン（登録後に本人確認メールを送り、クリックして初めて登録が完了する方式）」を採用し、入力ミスやなりすましを防ぎましょう。
また、長期間メールを開封していないアドレスやエラーが頻発するアドレスは、定期的に配信リストから除外することが不可欠です。無駄な配信コストを削減し、送信元ドメインの信頼性を維持することにつながります。
メールの構成と容量を最適化する
HTMLメールを配信する際は、テキスト形式も同時に送信する「マルチパート配信（受信者の環境に応じて最適な形式を表示させる仕組み）」を行い、受信環境に左右されずに情報を届けられるようにしましょう。受信者や受信サーバに負担をかけないメールを作成することも、エラーを減らすうえで重要です。
メールの容量超過はエラーの直接的な原因となるため、本文の文字数、使用する画像の数やサイズ、リンクの数を適切に管理し、大きくなりすぎないよう意識することが大切です。
ドメインの信頼性と配信インフラを整備する
SPF、DKIM、DMARCなどの送信ドメイン認証を設定することで、なりすましを防ぎ、受信サーバに信頼されやすくなります。これはメールを確実に届けるための基本対策です。
急な大量配信を避け、エラーメールを減らすことも、送信元ドメインの評価を保つうえで有効です。ドメイン認証の設定や配信ペースの調整といった運用管理には手間がかかるため、メール配信システムを使って自動化・一元化するのが現実的な対応策です。
メールの配信エラーを減らすにはメール配信システムの利用がおすすめ
エラーアドレスの管理やドメイン認証、配信リストの最適化など、配信エラーを減らすには高度な運用と専門知識が求められます。特に、大量の顧客に定期的にメールを送る場合、手作業での対応には限界があります。
そこで役に立つのが「メール配信システム」です。メール配信システムを導入すれば、エラーになったアドレスの自動除外や、認証設定済みの信頼性の高いIPアドレスからの送信が可能です。担当者の負担を減らしながら、到達率の高い安定した配信環境を構築できます。
ただ、メール配信システムには多くの種類があり、それぞれ機能や特長も異なります。導入の際は、自社の目的や運用に本当に必要な機能が備わっているかを見極めることが大切です。
まとめ
メールの配信エラーは、到達率の低下や機会損失だけでなく、送信元としての信頼性にも影響を与える重要な問題です。原因を正しく把握して対処することに加え、アドレス管理やドメイン認証、配信環境の整備といった予防策を講じることで、エラーの発生自体を減らせます。
しかし、これらを手作業で対応するのは現実的ではありません。そこで有効なのが、配信エラーへの自動対応やIPレピュテーション（送信元サーバの信頼性評価）の管理など、メール配信の安定運用を支援する「メール配信システム」の活用です。
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