シナジーマーケティング株式会社

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【自社取り組み事例】営業チームが実践する既存顧客向け私信風メール一斉配信

はじめまして。シナジーマーケティングで主に既存顧客の営業を担当している成木です。営業活動において大事だとわかっていても難しい既存顧客の維持活動。一社一社に電話やメールで営業をすると膨大な時間がかかりますよね。

そこでおすすめするのが既存顧客への「メール一斉配信によるアプローチ」です。今回は私たちの取り組みも交えて、営業活動の効率化につながるメール活用法をご紹介します。

既存顧客に向けたメール一斉配信のメリット

既存顧客に対して営業が一斉メール配信を行うメリットは以下となります。

1.営業工数を最小限にとどめて、メッセージを届けることが可能。

営業活動は多岐にわたり、既存のお客様に対する定期的なコミュニケーションより、商談や見積書作成などの業務を優先する場合が多くあります。既存のお客様には一斉メールを配信することで、営業工数を抑えたコミュニケーションが可能です。

また、メルマガ風ではなく、営業個人からのメールのように表現する私信風メールにて配信することで、一社一社に対してメールのコンテンツを作る必要が無く、営業リソースを最小限にとどめることができます。

▼私信風メールについて詳しくはこちら
クリック率が4倍に!見込み顧客に読まれるメルマガになる4つのポイント【検証内容と実績値を公開】

2.返信があった顧客には、営業担当が直接アプローチできる

一斉配信した私信風メールでも、受信者にとっては個別に送ってもらったメールと捉える場合が多いため、返信や受電があった場合は、営業担当者が直接返信や対応をすることが望ましいです。弊社でも顧客からの返信があった場合は、担当の営業から直接返信しています。

3.顧客のメール反応データを取得し、営業活動に活用する

メール開封やリンククリックといった反応データを取得することで、顧客のニーズを把握できるため、営業活動をする際の材料に活用できます。

コンテンツを制作するにあたって

メールの目的や目標を具体化する

具体化例としてはBtoBであれば顧客の返信数や商談獲得数、イベント告知であれば、メール起点でのイベント申し込みなどが目的となります。開封率・クリック率だけではなく、返信数やメール起点でのお申し込み数といった目標も検討してください。

▼詳しくはこちら
メルマガ担当者は知っておきたい目的と目標の違い

コンテンツを企画する

弊社ではシステムの利用促進を目的に、新機能の使い方やシステムの活用方法を中心としたコンテンツを制作しています。コンテンツは都度営業チームにてディスカッションして決定しており、活用方法以外にイベント告知なども行っています。

私信風メールを活用する

営業担当から顧客へ送るメールは私信風メールがおすすめです。私信風メールとは企業から発信されているメルマガのような体裁ではなく、営業担当者からのメールであると認識してもらうことで、反応率を高めるメール配信手法です。今のメールマーケティングはHTMLメールでの配信が基本となりつつありますが、営業から私信風メールで送る際は、テキストメールで問題ありません。

また、最も重要となるのはそのメールを配信することで、顧客から返信またはお申し込み(例:セミナーや無料相談)をいただけそうな構成になっているかという点です。メールのコンテンツ作成にあたっては意識していただくと良いでしょう。

ポイント

  • メールの目的や目標を具体化できているか
  • 営業からの私信風メールの場合は、テキストメールでも問題ない
  • 顧客にアクションしてもらえるような構成になっているかどうか

既存顧客に向けたメール一斉配信の方法

メール配信システムの準備

メールの一斉配信を行う方法としてBCCに宛先を入れて配信する方法も存在しますが、

  • メールの誤送信リスクが高くなる
  • IPアドレスがブラックリストとして登録されてしまう

ことからメール配信システムの利用を推奨しています。

▼詳しくはこちら
メルマガだけじゃない!初めての一斉メール配信完全攻略版

また、私信風メールにて配信を行う際は、自動的に顧客名や担当営業の情報を埋め込むことができるメール配信システムをおすすめします。

弊社では顧客データの管理やメール配信を行うためのシステム「Synergy!」・「Synergy!LEAD」という製品を提供しており、これらのシステムを利用してメール配信しています。

▼メール配信システムの選び方について詳しくはこちら
メール配信システムの選び方-貴社に最適なメール配信システムとは-

配信対象となる既存顧客リストの作成

コンテンツによってはアプローチ対象でない顧客をリストから除外する必要があります。弊社の作成手順は下記の通りです。

  1. 各営業に対してコンテンツを共有した上で、期日までにどの顧客を配信対象者にするのかをフラグ付け・解除を依頼
  2. 期日以降に配信担当者がリストを確認し、メールを送るにあたってふさわしくないお客様がリストに含まれていないかを再確認

配信設定および確認作業

「誤った顧客に配信してしまった」や「コンテンツが誤っていた」となると、顧客からの信頼低下につながる危険性もあります。顧客に対してメール設定する際は一層の注意と確認作業が必要です。

弊社営業チームでは下記のチェックを行っています。

  1. メール配信設定は設定者と確認者にてダブルチェックを実施
    チェックシートを基に設定画面やテストメールで確認
  2. 設定完了前に上司が最終確認し、承認を得てから設定完了

配信後のレポート確認と営業アプローチ

弊社営業チームが送るメールではクリック数と返信数を目標指標にしており、クリック数はシステムのレポートにて毎月確認しています。クリックされた方には、担当営業が必要に応じてフォローを行っています。また返信をいただいたものも営業メンバーが対応します。

メール返信を促すために、弊社ではメール文の最後に下記文章を記載しています。

「詳細の説明をお聞きになりたい場合は本メールにご返信ください」

メルマガと異なり、営業の私信風メールで配信する場合は返信率が高い傾向があります。返信率をより高めるために返信先を明記すると効果的です。

ポイント

  • 目標指標を決定する
  • 毎月メール配信後に振り返りを設ける
  • 配信後、そのまま営業対応へ移行できる体制を構築する

弊社のメール配信実績

以下は弊社で実施しているメール配信の内容です。

参考画像:実際に配信したメール文面

配信数に対してクリック率の平均は10%前後です。さらに、製品の導入やセミナー申し込みにつながった実績としては、下記の通りです。

【事例1】

内容 コロナ禍におけるオンライン手続きへの移行提案
目的 メール起点での成約獲得
結果 クリック率:8.2%  導入数:1件

【事例2】

内容 オンラインセミナー誘致のメール
目的 セミナー申し込み数の向上
結果 セミナー申し込み:16件 返信数:5件

まとめ

既存顧客との接点を持ち続けることはあらゆる業界・業種にとって重要です。営業からのメッセージをメールにてお送りすることで、返信やリンククリックというデータに結びつかなくても、電話でのアプローチの際に「先日お送りしたメールの内容ですけど…」とトークに取り入れることも可能です。

弊社が提供している国産CRMシステム「Synergy!」を利用して、今回ご紹介したメール施策の実践が可能です。シンプルな管理画面のため、普段マーケティングシステムを利用しない営業メンバーの方でも活用が可能です。既存顧客へのアプローチにお困りの際はぜひご検討ください。

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CRM活動の基礎と言えるメール配信機能。Synergy!のメール配信はデータベースと連動して、タイミング・ターゲティングを柔軟に設定でき、手間のかからない自動配信を実現します。

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※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。

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