近年、学校現場でもメール配信システムを導入するケースが増えています。授業や部活動、行事連絡や緊急時の安全情報など、多様な情報を多くの生徒や保護者に一斉かつ確実に伝達する必要性が高まっているためです。

従来は電話や書面、口頭での連絡が行われていましたが、システムを導入することで情報の一元化や業務効率の向上、セキュリティ対策の強化も実現できます。本記事では、学校向けのメール配信システムを導入するメリットと利用しないリスク、選び方などを解説します。

メール配信システムとは

学校における保護者連絡や教職員間の情報共有では、迅速で確実な連絡手段が求められます。特に、緊急時や行事前の連絡などでは、一斉かつ確実に情報を届けられる体制の構築が不可欠です。

そこで近年、多くの学校現場で導入が進んでいるのが「メール配信システム」です。ここではメール配信システムの特長と機能について説明します。

メール配信システムの特長

メール配信システムとは、緊急時の連絡網や行事案内など、大量のメールを一斉かつ確実に配信できるツールのことです。通常のメールソフトでは難しい大量配信を効率化し、誤送信の防止や迷惑メール対策といった安心の機能も備えているのが特長です。

保護者への案内メールやアンケート配信、参加確認など、学校業務に役立つ機能も充実しています。例えば、行事前に段階的にリマインドを送る「ステップメール」や、文面の効果を比較できる「ABテスト」を活用することで、より確実な情報伝達が可能になります。また、HTMLメールによって視認性の高い案内文を作成することも可能です。

メール配信システムの主な機能

メール配信システムに搭載されている主な機能は、以下の4カテゴリに分類されます。

機能	主な内容
配信先管理	保護者情報や連絡先の登録、学年・クラス別のグループ分け、オプトアウト機能、エラーアドレスの自動除外など
メール配信	配信予約、ステップメール、シナリオメール、緊急一斉配信、特定グループへの限定配信など
カスタマイズ・効果検証	氏名・クラス名などの差し込み、HTMLメール作成、ABテスト機能、テンプレート管理機能など
効果測定・改善	開封率・クリック率の測定、配信エラー分析、レポート出力、未読者への再送信機能など

このように、メール作成前のリスト管理や属性によるセグメント分けから、配信設定、配信後のエラー分析まで幅広く対応できるのが、メール配信システムの大きな特長です。

たとえば、入学案内やオリエンテーション、各種イベントの連絡などは、ステップメールやシナリオ配信を使うことで、段階的かつ確実に届けることが可能です。また、ABテストによって件名や本文のパターンを比較し、より反応率の高いメールへと改善していくこともできます。

学校にメール配信システムを導入するメリット

学校現場では、授業や行事連絡、緊急時の対応など、さまざまなシーンで迅速な情報共有が求められます。しかし、従来の連絡手段では手間やミスが発生しやすく、教職員の業務負担も大きいのが実情です。

そこで注目されているのが「メール配信システム」です。ここではメール配信システムを導入するメリットを4つ紹介します。

緊急時でも迅速かつ確実な情報共有ができる

メール配信システムを導入すれば、災害発生時や急な休校連絡といった緊急時にも、全校生徒や保護者に対して瞬時に一斉通知が可能になります。電話や連絡網など、従来の手段に比べて情報伝達のスピードが圧倒的に速く、対応にかかる時間と労力を大幅に削減できます。

さらに、誤送信防止やグループ配信機能が備わっているため、必要な相手にのみ正確に情報を届けることができ、混乱のリスクも最小限に抑えられます。

生徒・保護者に合わせた柔軟なグループ配信ができる

メール配信システムでは、セグメント機能が搭載されており、学年やクラスごとといった情報を基にセグメント配信が可能です。必要な情報だけを適切な対象に届けることができ、連絡の精度が向上します。

セグメント配信の配信対象はデータベースで簡単に管理・抽出して一斉送信できるため、連絡網より手間や費用を抑えられるのも利点です。

情報漏えいリスクが低減して安全な運用ができる

メール配信システムを使えば、BCC設定ミスや端末紛失といったヒューマンエラーによる個人情報漏えいのリスクを大幅に減らせます。多くのシステムではクラウド上でデータを一元管理しているため、端末側に情報が残らず、万が一の紛失や盗難にも強い設計です。

また、ユーザーごとのアクセス権限やログ管理、送信制限など、学校現場に必要なセキュリティ対策が標準で備わっているため、安心して運用できます。

一斉連絡の手間がなくなり業務効率が上がる

電話や書面での連絡に比べて、メール配信システムを使えば、大量の情報を一度にスムーズに届けることが可能です。数百名規模の保護者への案内も、ワンクリックで一斉送信できるため、教職員の作業時間と負担を大きく削減できます。

また、電話連絡網のように伝達漏れや伝言ミスが起きにくく、情報共有の正確性とスピードの両立にもつながります。

学校でメール配信システムを利用しないリスク

学校では、日々多くの情報を生徒や保護者に確実に届ける必要があります。しかし、メール配信システムを導入せず、従来の連絡手段に頼り続けることで、情報の伝達ミスやセキュリティ事故といったリスクが高まってしまいかねません。

ここでは、学校でメール配信システムを導入しない場合に生じやすい具体的なリスクを紹介します。

個人情報漏えいなどセキュリティリスクが高まる

BCCやCCの設定ミスによる個人情報の漏えいは、今なお多くの学校で発生しています。手動での送信作業が原因で、生徒名簿や連絡先が外部に流出する事故も起きており、学校の信用に深刻なダメージを与えかねません。

メール配信システムを使わない場合、こうしたヒューマンエラーによる事故を防ぐ手段が乏しく、組織としてのリスクが常に伴います。

メールが届かない・遅れるなど配信トラブルが起きやすい

一般的なメーラーでは、大量送信による遅延や不達が起きやすく、特に携帯キャリア宛てのメールは迷惑メールと判定されてブロックされることもあります。

緊急時の連絡が届かない、あるいは大幅に遅れてしまえば、保護者や生徒に混乱や不安を与えるだけでなく、対応遅れによる二次的なトラブルを招くリスクも高まります。

連絡漏れが発生する可能性がある

通常のメールソフトでは、誰がメールを開封したか、そもそも届いているのか確認することが困難です。

結果として、重要な連絡が見落とされたまま放置されるケースが起こり、保護者からの「聞いていない」「知らなかった」といったクレームにつながることもあります。

学校でのメール配信システムの活用例

メール配信システムは、学校の日常業務から緊急対応まで、幅広い場面で活用されています。
たとえば、保護者への行事案内やPTAからのお知らせ、参加可否の確認など、これまで紙のプリントや電話で行っていた業務の手間を大幅に削減できます。メールに返信フォームや出欠確認機能を組み込むことで、教職員の集計作業も効率化されます。

突発的なトラブルに対応しやすいのも大きな特長です。送迎バスの遅延や不審者の出没、急な休校対応といった緊急時には、登録されている保護者全員に即時で情報を届けることができ、電話連絡では難しい迅速な対応が可能です。

地震や台風などの災害が発生した際には、安否確認や避難情報の共有にも活用されています。リアルタイムでの情報発信と、保護者からの返信による状況把握が可能になるため、学校と家庭の情報格差を最小限に抑えることができます。

メール配信システムの費用相場

一般的なメール配信システムは、クラウド型とオンプレミス型に分かれます。また、有料のものと無料で利用できるものもあるため、それぞれの特長を解説します。

クラウド型

クラウド型のメール配信システムは、インターネット環境とブラウザさえあればすぐに利用できるのが特長です。自社でサーバを構築・管理する必要がなく、初期費用や導入の手間を抑えられるため、多くの学校や教育機関で採用されています。

料金体系は大きく分けて2通りあります。

• 月間の配信通数に応じて課金される方式
• 登録されているメールアドレスの件数に応じて課金される方式

「月間の配信通数に応じて課金される方式」では、たとえば月5,000通の配信であれば月額4,000円前後、月30,000通であれば15,000円前後が目安です。初期費用は10,000〜50,000円程度が一般的ですが、キャンペーンなどで無料になる場合もあります。配信頻度がそれほど多くない小〜中規模の学校やPTA活動などに適しています。

「登録されているメールアドレスの件数に応じて課金される方式」は、2,000件であれば月額5,000円程度、10,000件であれば20,000円程度が目安です。配信数に関係なくコストが安定しやすいため、頻繁に連絡を行う大規模校や自治体単位での利用に向いています。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社内のサーバにメール配信システムを構築して運用する方式です。サーバやシステムが学校側に物理的に設置されるため、機能のカスタマイズ性が高く、データ管理やセキュリティポリシーを自校の方針に合わせて柔軟に構築できるのが大きな特長です。

ただし、導入にかかる初期費用はクラウド型と比べて高くなる傾向があります。具体的な相場は次のとおりです。

初期費用（サーバ構築費）	30万円〜100万円程度
ライセンス料	150万円〜500万円程度（システムの買い切り費用）
月額料金（サーバ代）	2,000円〜5,000円程度
その他の費用（保守・運用費など）	30,000円〜50,000円程度／月

コスト面では負担が大きくなる一方で、学校独自の要件に沿った高度なセキュリティ設定や、外部と切り離された閉域運用が可能です。そのため、個人情報管理に特に厳格な自治体・高等教育機関・自治体直営校などに向いています。

無料で利用できるサービスもある

メール配信サービスのなかには、学校向けに無償で提供されているものもあります。初期費用や月額料金が一切かからないため、コストをかけずに導入したい学校にとっては魅力的な選択肢です。

ただし、無料プランでは、配信通数や登録件数に上限があったり、HTMLメールの作成・効果測定・グループ配信といった高度な機能が制限されていたりする場合が多く、本格的な運用には向いていません。

そのため、休校連絡・行事の案内など連絡内容が限られている場合は、無料のメール配信システムでも十分に対応可能です。 一方で、保護者ごとの個別対応や、開封率の分析、リマインドメールの自動配信などを行いたい場合は、有料システムの利用を検討するのが現実的です。

学校に導入するメール配信システムの選び方

メール配信システムにはさまざまな種類があるため、学校に導入するシステムの選定は慎重に行う必要があります。以下3つのポイントに留意しましょう。

コストが見合っているか

まず確認したいのが、学校の予算内で無理なく運用できる料金設定かどうかです。単に月額料金を比較するだけではなく、初期費用・月額料金・オプション費用など、システム導入にかかるトータルコストを把握しましょう。

さらに、サポート体制や機能に対してコストが適正かを比較検討します。

学校への導入実績があるか

教育現場での利用実績があるかどうかも重要な判断ポイントです。導入事例が多ければ信頼性が高く、またトラブル時の対応ノウハウも蓄積されているため、安心して利用できます。

システムの公式ホームページやサービス資料などから導入事例やユーザーの声を確認し、学校特有のニーズに合うかどうかを判断しましょう。

多言語設定があるか

近年は、外国籍の家族も増えています。外国籍の保護者にも確実に情報を届けられるよう多言語対応が必要です。システムに自動翻訳機能や言語別テンプレートが搭載されていれば、運用が楽になります。

さらに、言語ごとの配信グループ設定ができるかも確認しておくと安心です。

学校向けにおすすめのメール配信システム8選

メール配信システムの中には、学校向けに特化したものもあります。学校向けシステムは、学校特有の連絡・管理機能や安全対策が整っており、操作が簡便な点が強みです。

ここでは、学校向けにおすすめの8つのメール配信システムをご紹介します。
※各製品の説明は「2025年6月時点」の情報をもとにまとめています。

マチコミ

「マチコミ」は、学校と保護者を円滑につなぐことを目的とした、無料で使える学校向けの連絡網サービスです。簡単に連絡網を構築できるため、連絡業務の効率化を図りたい学校関係者に特におすすめです。

主な特長として、連絡事項や書類提出期限の自動フォロー機能や、やることリストの自動表示機能があり、保護者への伝達漏れを防ぎながら、業務負担の軽減を実現します。

まずは少人数からメール配信システムを試してみたい方はマチコミを検討してみてください。

月額価格	登録数20人　無料 登録数100人　5,200円（税込） 登録数200人　7,600円（税込） 登録数300人　10,900円（税込） 登録数400人　13,500円（税込） 登録数500人　15,000円（税込） 登録数750人　19,800円（税込） 登録数1,000人　23,800円（税込） 登録数2,000人　31,100円（税込） 登録数2,000人以上　要相談
初期費用	なし
主な機能	生徒リスト登録、グループ管理、履歴閲覧、到達確認、安否確認（有料プランのみ）
公式サイト	https://machicomi.jp/

さくら連絡網

「さくら連絡網」は、学校向けに特化したメール連絡サービスで、確実かつ迅速な情報共有を実現することを目的としています。学校関係者や保護者をはじめ、教育現場で効率的かつ安全に情報をやり取りしたい方に最適なサービスです。

特に、欠席・遅刻の連絡や多言語対応など、学校ならではのニーズに応える機能が充実しており、現場の運用負担を大きく軽減します。

メール配信だけでなく、欠席・遅早登録や資料配布などの学校ならではの業務効率化を実施したいケースでは、さくら連絡網がおすすめです。

月額価格	無料 200人まで　53,900円（税込） 300人まで　64,900円（税込） 400人まで　75,900円（税込） 500人まで　88,000円（税込） 750人まで　110,000円（税込） 1,000人まで　133,100円（税込） 　　～ 3,000人まで　222,200円
初期費用	なし
主な機能	リスト登録、アンケート機能、多言語対応可能、アプリ型プッシュ通知、安否確認
公式サイト	https://xn--y8jl1nm041aulav72g.jp/

すぐーる

「すぐーる」は、家庭・地域・学校をつなぐことを目的とした、教育現場向けの情報連携システムです。学校で発生するさまざまな連絡業務を効率化し、教職員の業務負担を軽減したい方におすすめのサービスです。

欠席連絡の受け付けから、保護者や生徒へのメッセージの一斉配信まで、連絡手段を一本化できるのが特長で、情報の伝達漏れやタイムラグを防ぐことができます。

学校と保護者・生徒の間で、迅速かつ確実なコミュニケーションが求められる場面では、「すぐーる」の導入を検討するとよいでしょう。

月額価格	要問い合わせ
初期費用	要問い合わせ
主な機能	一斉メッセージ配信、欠席・遅刻連絡、アンケート、多言語対応、健康連絡帳
公式サイト	https://www.locas.info/sughool/

RAKUME（楽メ ／ 楽メ for School）

「RAKUME」は、学校現場での情報収集や連絡業務を効率化し、教職員の負担を軽減することを目的とした、独自のメール配信システムです。特に、連絡網をスムーズに構築・運用したい学校や教職員におすすめのサービスです。

欠席・遅刻の連絡、アンケートの収集、スクールバスの位置情報の共有など、通学時の安全確認に欠かせない機能が充実しており、日々の業務を一元的に管理できます。

特別支援学校向けに最適化されたデジタル連絡帳機能や通学支援のバス位置情報などが必要なケースには、RAKUMEがおすすめです。

月額価格	月額2,200円（税込）／年額払いの場合 学校関係者は最大で2か月無料
初期費用	なし
主な機能	一斉メール配信、専用アプリ、欠席・遅刻連絡、スクールバス位置情報、デジタル連絡帳
公式サイト	https://www.rakume.jp/school_rakume.html

スクールメールサービス

「スクールメールサービス」は、ICカードによる登下校管理と連動し、メール配信にも対応した学校向けの連絡システムです。大規模な学校や、登下校の安全管理を効率的に進めたい教育機関に最適なツールです。

広告の表示が一切なく、保護者や教職員に対する情報発信をグループ単位で柔軟に行える点が大きな特長です。一斉配信はもちろん、対象ごとの細やかな対応が求められる場面にも対応できます。

単なるメール送信にとどまらず、児童・生徒の登下校チェックなど、安心・安全を重視した運用を考える学校には、「スクールメールサービス」の導入をおすすめします。

月額価格	要問い合わせ
初期費用	要問い合わせ
主な機能	ICカードチェックによる登下校確認メール、一斉連絡網システム
公式サイト	https://schoolmail.co.jp

eメッセージ

「eメッセージ」は、緊急時の対応から日常的な連絡まで、効率的に行える学校向けのメール配信システムです。緊急時の一斉連絡や、欠席・遅刻の簡単な通知を求める教育機関におすすめのサービスです。

アンケート作成機能やPDF添付、さらには災害時の集中アクセスにも耐えうる設計など、日常利用はもちろん、非常時にも安心して使える機能が充実しています。

緊急時と平常時の機能を有し、サポートに優れた一斉連絡システムを利用したいケースであれば、eメッセージがおすすめです。

月額価格	スタンダード　4,400円（税込） プレミアム　5,500円（税込）
初期費用	11,000円（税込）
主な機能	専用アプリ、欠席・検温連絡（プレミアムプランのみ）、アンケート、自動翻訳（11言語）
公式サイト	https://www.e-msg.jp/education

＠39mail.com

「@39mail.com」は、学校や学童施設などに向けて提供される、安全かつ迅速な情報伝達を実現するメール配信サービスです。学校から保護者、児童、教職員といった関係者に向けて、デジタル連絡網を構築したい方におすすめのサービスです。

定期的なメール配信、メールの開封確認、さらには安否確認といった、教育現場で求められる基本機能がしっかりと備わっており、信頼性の高い運用が可能です。

保護者全員へのメール一斉送信のみを行うケースであれば、機能制限付きの無料プランが用意されている@39mail.comがおすすめです。

月額価格	学校有料コース　11,000円（税込）／年払い 学校無料コース　無料（保護者全員への配信のみ）
初期費用	無料
主な機能	一斉メール送信、欠席連絡、アンケート、PDF配布
公式サイト	https://www.39mail.com/

メールメイト

「メールメイト」は、学校現場での情報共有を安全かつ効率的に行うために設計された、クラウド型のメール配信システムです。生徒や保護者への緊急連絡はもちろん、平常時の定期連絡もスムーズに行いたい学校におすすめのサービスです。

操作画面は直感的で扱いやすく、最大8つまでのグループ分けに対応しているため、連絡先ごとの柔軟な配信が可能です。また、Pマーク（プライバシーマーク）を取得しており、個人情報保護の観点でも安心して利用できます。

低コストで効果的なメール配信を実施したいケースであれば、生徒数に応じて柔軟な料金体系が用意されているメールメイトがおすすめです。

月額価格	生徒数70人未満　770円（税込）～ ※コースや生徒数によって変動
初期費用	2,750円（税込）～ ※生徒数によって変動
主な機能	メール送信、開封確認、送信予約、リンクメール、アンケート
公式サイト	https://www.m-mate.com/

Synergy!は連携性・拡張性の高いメール配信システム

学校向けに特化したメール配信システムでは、対外的な広報・募集への応用が難しくなります。また、生徒情報管理システムなどの他システムと連携しにくかったり、独自の運用に合わせた機能拡張性に乏しかったりするため、使いづらさを感じる場合もあるでしょう。

Synergy!は学校向けに特化したメール配信システムではありませんが、学校での導入実績があり、かつ、他システムとの連携性や拡張性にも富んでいるため、学校現場でも安心してお使いいただけます。

Synergy!とは

Synergy!（シナジー）は、クラウド型のメール配信・マーケティング支援ツールです。企業や自治体をはじめ、教育機関でも導入実績があり、あらゆる業種・業態に対応できる総合型プラットフォームとして支持されています。

専門知識がなくても使える直感的なUIや、充実したサポート体制が評価されており、メール配信はもちろんLINEやSMSとの連携も可能です。広報・募集・説明会の案内など、学校における対外発信にも活用できる柔軟性が特長です。

Synergy!の機能

Synergy!には、効果的な情報配信と業務効率化を支える多彩な機能が搭載されています。
例えば、以下のように、メールマーケティングに必要な機能を網羅しています。

• メールの一斉配信
• ステップメール
• 開封率やクリック率の分析
• ABテスト
• セグメント配信
• シナリオ設定　など

さらに、LINE・SMS連携やフォーム作成、データベース機能も搭載しており、保護者への案内やイベント通知など、幅広い場面に応用可能です。

Synergy!の強み

Synergy!の強みは、ニーズに応じてカスタマイズ可能な「柔軟性」とメール作成や効果検証における「効果を可視化できる点」です。

教育機関向けの特化型システムでは対応が難しい広報や対外発信にも対応でき、テンプレートを利用することで簡単にHTMLメールを作成できます。さらに、開封率やクリック率を自動で集計できるため、配信後の効果検証と改善サイクルが実現します。

また、SalesforceなどのCRM連携や、LINE・SMSとの併用によって、マルチチャネルでの一元管理も可能です。初期費用を抑えつつ、導入後も拡張性高く使えるのが、Synergy!の大きな魅力です。

Synergy!の導入事例：京都芸術大学様

京都芸術大学通信教育部では、入学者を増加させるために顧客視点に立った2つのマーケティング施策に取り組み、2016年秋の出願者数が前年比で140.8％増となりました。

このとき取り組んだのが、Facebook広告の利用とSynergy!を利用したリターゲティングメール施策です。リターゲティングメールは、Webページ上でのユーザーの行動をきっかけに事前に設定したメールを自動配信する機能です。

初回ログイン時と出願フォームにアクセスしたものの出願がなかった場合に操作や会員ページの使い方のフォローメールを配信することで、開封率が67.4％、クリック率が26.7％となり、解除数はゼロに抑えることができました。結果的には、最適なタイミングでのメール配信により、出願登録数の約4分の1をメール経由で創出でき、過去最高の出願数を達成しています。

学校にメール配信システムを導入する際の注意点

学校にメール配信システムを導入しても運用が定着しなければ意味がありません。導入に際し、以下の注意点に留意しましょう。

個人情報の取り扱いとセキュリティ対策を確認する

学校のメール配信システムでは、生徒の氏名や成績といった機微な個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策が最も重要です。システム選定時には、通信やデータの暗号化、不正アクセスを防ぐアクセス制限、誤送信防止機能などが備わっているかを確認しましょう。

特に、誰がどの情報にアクセスできるかを管理する権限設定は不可欠です。万が一、情報漏えいなどの問題が発生した際に迅速かつ適切に対応できるよう、セキュリティに関する運用ルールを定め、全教職員に周知徹底しておくことも欠かせません。

保護者のリテラシーや端末環境を考慮する

メール配信システムを導入しても、すべての保護者が同じように情報を享受できるとは限りません。スマートフォンを所有していなかったり、日常的にメールを確認する習慣がなかったりするなど、各家庭のITリテラシーやインターネット環境はさまざまです。

こうした状況を考慮せずに導入を進めると、重要なお知らせが届かない保護者が出てきてしまい、公平性を欠く事態になりかねません。導入前には、操作に不安を感じる保護者向けに説明会を開催したり、分かりやすいマニュアルを配布したりするなど、丁寧なサポート体制を整える配慮が求められます。

教職員が使いやすい管理画面であるかを確認する

メール配信システムを導入しても、操作が複雑で教職員の負担が増えてしまっては、次第に使われなくなり形骸化してしまいます。システムを効果的に運用し、校内の情報共有を円滑にするためには、実際に利用する教職員にとっての「使いやすさ」が重要な選定基準です。

専門的な知識がなくても、誰でも直感的に操作できる分かりやすい管理画面であるかを確認しましょう。また、導入時の研修や、困ったときに相談できるサポート体制が充実しているかも、長期的な運用を見据えた上で大切なポイントです。

まとめ

メール配信システムを導入すれば、運動会などの行事案内から緊急時の連絡まで、全保護者へ一斉に、かつ確実に情報を届けられます。また、学年やクラス、部活動といった特定のグループだけに絞って情報を送ることもできるため、手間やコストの削減が可能です。

当社の「Synergy!」は、顧客管理のノウハウをいかした高機能なシステムで、その使いやすさと柔軟性から多くの学校様にも導入いただいています。メールの一斉配信はもちろん、保護者や生徒といった条件で絞り込んだグループ配信も簡単に行えます。

クラウド型のシステムなので、高額な初期費用をかけずに導入でき、将来の拡張も容易です。保護者との円滑なコミュニケーション基盤を築き、連絡業務の効率化を実現するために、ぜひ「Synergy!」をご検討ください。

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※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。