承認プロセスを組み立てる
承認プロセスを組み立てる
0.はじめに
社内の手続きを自動化する機能としてワークフロールールとともに承認プロセスがあります。
ワークフロールールは、ある条件に合致したレコードに対して、なんらかの自動化されたアクションを実行します。
承認プロセスは、アクションを行う前に組織内の他のユーザに内容を確認・承認を得るステップを自動的に設定します。
承認を有するユーザはこまかく条件設定可能で、承認のステップは複数設けることもできます。
今回は承認プロセスの作成と運用方法、注意事項について見ていきます。
1.承認プロセスの設計
承認プロセスを設定する前にいくつか準備することがあります。ここではその内容について説明します。
承認のテンプレートの用意
承認者におくるメールのテンプレートを用意します。
承認申請者・承認者の決定
承認可能なユーザと割り当てられる承認者を決定しておきます。
代理承認者の設定
承認者が不在の場合に代理で承認できるユーザを決めておきます。代理承認者はユーザの詳細画面で設定することができます。また、代理承認者を無効にする設定も可能です。
承認プロセスの開始条件
たとえば経費が50万円以上の案件は承認を有するようにする、など、承認プロセスが開始する条件を決めておきます。
申請時のアクションの決定
申請時に実行するワークフローアクションを決定します。ToDo作成、メール送信、項目の自動更新、アウトバウンドメッセージから必要なアクションを決めておきます。
開始条件を満たさないレコードの自動承認
各ステップでレコードが開始条件を満たさない時にその承認を自動承認・却下・スキップするかどうかを決めます。
承認のステップ数
承認が必要なユーザ数と順番を決めます。
承認却下時のアクション
各ステップで承認が却下された時のアクションを決定します。ToDo作成、メール送信、項目の自動更新、アウトバウンドメッセージから必要なアクションを決めておきます。
これで準備ができました。次に実際に承認プロセスの設定を行います。
2.承認プロセスの設定のながれ
承認プロセスは大きく分けて以下の設定を行う必要があります。
- 承認プロセスを作成
- 承認プロセスにステップを追加
- 承認プロセスにアクションを追加
- 申請時のアクション
- 最終承認時のアクション
- 最終却下時のアクション
- 取り消し時のアクション
- 承認プロセスを有効化
以降、それぞれの手順を見ていきます。
3.承認プロセスを作成
承認プロセスを作成します。
事前に「メールテンプレート」もしくは「Chatter 投稿通知テンプレート」を用意しておきます。
[ 設定 ] | クイック検索で「承認」と入力、[ 承認プロセス ] をクリックし、承認プロセスウィザードを起動します。
[ 承認プロセスの新規作成 ] のプルダウンから、 [ 標準ウィザードを使用 ] を選択します。
承認プロセスを作成します。
事前に「メールテンプレート」もしくは「Chatter 投稿通知テンプレート」を用意しておきます。
右上の [ 歯車マーク ] | [ 設定 ] をクリックし、[ クイック検索 ] に「承認プロセス」と入力し、[ 承認プロセス ] をクリックすると、承認プロセスウィザードを起動します。
[ 承認プロセスの新規作成 ] のプルダウンから、 [ 標準ウィザードを使用 ] を選択します。
「プロセス名」、「一意の名前」、および「説明」を指定します。
入力プロセスの条件を指定します。
承認者として指定できる項目と編集権限を指定します。
メールテンプレートまたは Chatter 投稿通知テンプレートを選択します。
承認ページレイアウトを設定します。
申請者を指定します。
次にすることを選択します。承認プロセスにまだ承認ステップが作成されていないので「承認ステップを作成する」を選択します。
承認ステップの追加は次の項で説明します。
4.承認プロセスにステップ追加
承認ステップの名前を入力します。またステップの構成から順番を入力します。
このステップに入る条件を指定します。条件に一致しない場合はこのステップを自動で承認するか却下するか、次のステップにすすむのかを選びます。
割当先を追加します。
次にすることを選択します。ここではこのステップの承認時に実行するワークフローアクションを作成するを選択しています。
5.承認ステップにアクションを追加
承認ステップにアクションを追加します。ここでは承認時に関係者にメールを送信するアクションを追加しています。
追加したアクションは、承認時のアクションとして、承認プロセスの詳細画面に表示されます。
ここから既存または新規のアクションを承認ステップに追加したり、削除することができます。
ここまでで、承認プロセスと承認ステップの登録方法を説明しました。
承認ステップは30個まで登録可能ですので、必要な数のステップを登録してください。
その他、承認プロセスの制限事項については関連資料（ワークフローと承認の全般的な制限）を参照ください。
すべての承認ステップと関連するアクションが登録できたら [ 最終承認時のアクション ] と [ 最終却下時のアクション ] を登録します。
方法は 承認ステップにアクションを追加する 手順と同じです。
承認プロセスの詳細画面から各アクションを追加します。必要であれば [ 取り消し時のアクション ] も追加します。
ここまでで承認プロセスの設定がほぼ完了です。
次の項で承認プロセスの有効化を行います。
6.承認プロセスを有効化
承認プロセスの設定画完了したら、最後に承認プロセスを有効化します。
[ 有効化 ] を行わなければその承認プロセスは起動されません。
以上で承認プロセスの設定が完了しました。
すこし手順が多いのですが、事前にある程度の内容を決めておくと設定をスムーズにおこなうことができるでしょう。
7.承認プロセスの例
オンラインヘルプの承認プロセスの例にはいくつかの承認プロセスのサンプルが公開されています。実際にどのような承認プロセスが作成できるかをみてみましょう。
https://help.salesforce.com/apex/HTViewHelpDoc?id=approvals_useful_approval_processes.htm&language=ja
8.演習
オンラインヘルプにある承認プロセスの例のうち「商談の割引」を設定してください。
