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レポートやダッシュボードを使ってデータを分析する

レポートやダッシュボードを使ってデータを分析する

0.はじめに

Salesforceに登録されたデータを随時把握・分析・集計するために、Salesforceでは次にあげるデータ出力機能が用意されています。

  • ビュー
  • レポート
  • ダッシュボード

それぞれの出力方法の特徴をまとめると次のようになります。

▼ビュー/レポート/ダッシュボードの特徴
ビュー 比較的少量のデータの表示 / 複数データ同時更新
(長所) 複数レコードを一覧で表示でき同時に変更することができる
(短所) 1ページあたり200件、最大2,000件の表示制限がある
レポート 大量データの表示・集計・分析
(長所) 大量のデータを確認できる/細かな検索条件を指定できる
(短所) データの表示のみで更新はできない
ダッシュボード データの全体像をグラフィカルに表示
(長所) 複数情報を1画面でグラフィカルに表示。クリックで詳細なレポートへ遷移
(短所) 最新情報を取得するために「リフレッシュ」が必要

今回はこのうちレポートとダッシュボードに焦点を絞って理解します。ビューについては【オブジェクトタブ画面の使い方を理解する】で説明しています。

1.レポート機能概要

Salesforce のレポート機能は、登録されたデータ(各種オブジェクトのレコード)を業務に合わせた条件で抽出、集計し、分析や定形文書用にレポートとして作成する機能です。

作成したレポートは、CSV やエクセルに出力出来、また毎週最新のデータのレポート結果をメールに添付して関係者に送信することが可能です。

レポートの種類

表形式

行と列で構成されたレポートで最もシンプルな形式です。
その他の形式もそれぞれこの表形式をベースにしています。

サマリー

表形式に特定のグループごとの小計を追加したものです。
グルーピングは3つまで可能。たとえば、業種、取引先、支店ごと件数を表示することができます。

マトリックス

縦軸と横軸で項目をしてクロス集計結果を表示します。

結合

複数のレポートタイプを組みわせて表示します。組わせる事ができるのは、組み合わせるレポートタイプ同士で共通のオブジェクトがある場合のみです。

Salesforce のレポート機能は、登録されたデータ(各種オブジェクトのレコード)を業務に合わせた条件で抽出、集計し、分析や定形文書用にレポートとして作成する機能です。

作成したレポートは、CSV やエクセルに出力でき、また毎週最新のデータのレポート結果をメールに添付して関係者に送信することが可能です。

レポートの種類

表形式

行と列で構成されたレポートで最もシンプルな形式です。
その他の形式もそれぞれこの表形式をベースにしています。

サマリー

表形式に特定のグループごとの小計を追加したものです。
グルーピングは3つまで可能。たとえば、業種、取引先、支店ごと件数を表示することができます。

マトリックス

縦軸と横軸で項目をしてクロス集計結果を表示します。

結合

※ Lightning Experienceでは作成することができません。

2.レポートの作成方法

レポートタブから以下の順番で対象のデータを選択していくことでレポートを作成します。

  • 新規レポートを作成する
    28-1
  • レポートタイプを選択する
    • ひとつのオブジェクト、または参照しているオブジェクトを含め2つのオブジェクトごとのレポートタイプが指定可能です。
    • [ 設定 ] | [ レポートタイプ ] であらかじめ独自のレポートタイプを定義しておくことも可能です。
      28-2
  •  レポート作成時の画面(レポートビルダ)
    • 3つのエリアで構成されています。左側にフィールドの検索選択エリア、上部に検索条件の定義、下部がプレビュー部分です。
      プレビューを見ながら検索条件や項目を決めていきます。
      28-3
  •  レポートの種類を選びます
    28-4
  • 種類によってはグルーピングする項目を選びます
    28-5
  • 表示する項目を選びます
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  • 統計値を作成して選択することができます。
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  • 抽出条件を設定します。
    • 条件の種類
      • 項目の絞り込み
      • クロス条件
      • 条件ロジック
        (条件1または条件2)かつ条件3 のような指定ができます
        28-10
  • グラフ、詳細表示、強調表示 の有無を選択します。
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  • レポート実行ボタンをクリックすると、レポートが実行され、出力結果が表示されます。
    28-9

    ▼レポート出力結果

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    レポート実行画面から再度出力設定を変更する場合は [ カスタマイズ ] をクリックします。

レポートタブから以下の順番で対象のデータを選択していくことでレポートを作成します。

  • 新規レポートを作成する
  • レポートタイプを選択する
    • ひとつのオブジェクト、または参照しているオブジェクトを含め2つのオブジェクトごとのレポートタイプが指定可能です。
    • [ 設定 ] | [ レポートタイプ ] であらかじめ独自のレポートタイプを定義しておくことも可能です。
  • レポート作成時の画面(レポートビルダ)
    • 3つのエリアで構成されています。左側にフィールドの検索選択エリア、上部に検索条件の定義、右部がプレビュー部分です。
      プレビューを見ながら検索条件や項目を決めていきます。
  • グルーピングしたい項目を選択します。
  • 表示する項目を選びます。

  • 統計値を作成して選択することができます。

  • 抽出条件を設定します。
    • 条件の種類
      • 項目の絞り込み
      • クロス条件
      • 条件ロジック
        (条件1または条件2)かつ条件3 のような指定ができます

  • グラフ、詳細表示、強調表示 の有無を選択します。

  • レポート実行ボタンをクリックすると、レポートが実行され、出力結果が表示されます。
  • ▼レポート出力結果

  • レポート実行画面から再度出力設定を変更する場合は [ 編集 ] をクリックします。

3.レポートの運用方法

レポートに関連するキーワードや関連機能について説明します。

レポートタブ

レポートタブでは最近表示したレポートやダッシュボードを全てのフォルダから選んで表示することができます。
また、検索ボックスからキーワードを入力することでカスタムレポート/ダッシュボードをレポート名から検索することできます。
また、列名をクリックするとその列で並び替えがでこ(もう一度クリックすると逆順)、各列の右端の▼マークをクリックすると表示列を変更・追加することができます。
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レポートフォルダ

レポート整理用のフォルダを作成することができます。フォルダにはレポート用とダッシュボード用のフォルダがあります。
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レポートのスケジューリング

レポート実行時に、実行のスケジュールを選ぶことができます。そうすると、実行結果を定期的に HTMLメールで送信することができます。
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レポートのエクスポート

レポートの実行時に、詳細のエクスポートをクリックすると、レポートのすべての行を Excel または CSV に出力することができます。
レポートの画面表示は2,000件の限度があるため、それ以上のレコードがある場合はレポートをエクスポートします。
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レポートのドリルダウン

レポートを実行時に、対象の行にチェックをいれて、グルーピング列を指定しさらに掘り下げた集計結果を表示することができます。
このとき指定した行と、グルーピング列でレポートは再作成さることになり、再度 [ カスタマイズ ] ボタンを押してレポートビルダに戻った時に変更後の設定となっています。
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レポートに関連するキーワードや関連機能について説明します。

レポートタブ

レポートタブでは最近表示したレポートやダッシュボードを全てのフォルダから選んで表示することができます。

また、検索ボックスからキーワードを入力することでカスタムレポート/ダッシュボードをレポート名から検索することできます。

また、列名をクリックするとその列で並び替えができ(もう一度クリックすると逆順)、[ 歯車マーク ] をクリックすると表示項目を追加することができます。

レポートフォルダ

レポート整理用のフォルダを作成することができます。

フォルダにはレポート用とダッシュボード用のフォルダがあります。

レポートのスケジューリング

レポート実行時に、実行のスケジュールを選ぶことができます。そうすると、実行結果を定期的に HTMLメールで送信することができます。

レポートのエクスポート

レポートの実行時に、詳細のエクスポートをクリックすると、レポートのすべての行を Excel または CSV に出力することができます。

レポートの画面表示は2,000件の限度があるため、それ以上のレコードがある場合はレポートをエクスポートします。

レポートのドリルダウン

レポートを実行時に、対象の行にチェックをいれて、グルーピング列を指定しさらに掘り下げた集計結果を表示することができます。

このとき指定した行と、グルーピング列でレポートは再作成されることになり、[ 適用 ] を押してレポートビルダに戻った時に変更後の設定となっています。

4.レポートの設定Tips

レポート作成時に便利な設定方法を説明します。

  • チェックボックス型の項目は「チェックあり」、「チェックなし」で検索をかけることができます。
  • グルーピング条件に日付を指定した場合、日毎、週ごと、月ごと、四半期ごとなど、スコープを変更することで、結果が見えやすくなります。
  • 項目エリアにある「バケット項目」を作成して レポート上だけで有効な区分を作成することができます。(結合形式以外)
    例えば次のような項目を作成することができます。

    ・都道府県の項目をもとに関東地区、東海地区、関西地区などの地区を指定
    ・年齢をもとに 10代、20代、30代などの年代を指定
  • レポートの種類が表形式のとき、TOP10、TOP20 などの指定ができる、行制限条件が追加可能になる。
  • 日付項目を条件に指定する際に次の イディオム(慣例句)が指定可能です。
    今日、明日、来週、翌 n 日間、過去 n 日間 、当四半期 、過去 n 四半期 、翌 n 四半期 、翌 n 会計年度 、過去 n 会計年度 、前会計年度 など

    (詳しくはオンラインヘルプにて「相対日」で検索してください。)

  • 表示項目を追加する場合は、項目のエリアで項目名をダブルクリックすると追加できます。
  • 項目の履歴管理を設定しておくと、変更前の値と変更後の値をレポートに表示することができます。
    ( [ 設定 ] | [ 該当オブジェクト ] | [ 項目 ] | [ 項目設定管理ボタン ] )
  • 項目エリアにありカスタム集計項目を作成して、レポート上で集計値を計算して項目として追加することができます。(表形式以外)
  • カスタム集計項目を作成時、PARENTGROUPVAL 関数を使って、グルーピングされた小計数との比率を出すことができます。
  • カスタム集計項目を作成時、PREVGROUPVAL 関数を使って、グルーピングされた日付の前のグループとの比較値を出すことができます。
  • データが入っていない項目のレコードを抽出する場合には、条件に「””」と一致するを指定します。
  • 値が入っていないデータの項目には「-(ハイフン)」が表示されます。
  • マトリックスのレポートで、強調表示を指定すると、例えば100以上は青、200以上は緑、など、レンジをわけて項目に色を付けることができます。
  • 条件指定時に「クロス条件」を指定することで、たとえば活動のない取引先などを抽出することができます。

レポート作成時に便利な設定方法を説明します。

  • チェックボックス型の項目は「チェックあり」 、「チェックなし」で検索をかけることができます。
  • グルーピング条件に日付を指定した場合、日毎、週ごと、月ごと、四半期ごとなど、スコープを変更することで、結果が見えやすくなります。
  • 項目エリアにある「バケット項目」を作成して レポート上だけで有効な区分を作成することができます。(結合形式以外)
    例えば次のような項目を作成することができます。

    ・都道府県の項目をもとに関東地区、東海地区、関西地区などの地区を指定
    ・年齢をもとに 10代、20代、30代などの年代を指定
  • レポートの種類が表形式のとき、TOP10、TOP20 などの指定ができる、行制限条件が追加可能になる。
  • 日付項目を条件に指定する際に次の イディオム(慣例句)が指定可能です。
    今日、明日、来週、翌 n 日間、過去 n 日間 、当四半期 、過去 n 四半期 、翌 n 四半期 、翌 n 会計年度 、過去 n 会計年度 、前会計年度 など

    (詳しくはオンラインヘルプにて「相対日」で検索してください。)

  • 表示項目を追加する場合は、項目のエリアで項目名をダブルクリックすると追加できます。
  • 項目の履歴管理を設定しておくと、変更前の値と変更後の値をレポートに表示することができます。
  • ( [ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ オブジェクトマネージャ ] | [ 該当オブジェクト ] | [ 項目 ] | [ 項目設定管理ボタン ] )
  • 項目エリアにありカスタム集計項目を作成して、レポート上で集計値を計算して項目として追加することができます。(表形式以外)
  • カスタム集計項目を作成時、PARENTGROUPVAL 関数を使って、グルーピングされた小計数との比率を出すことができます。
  • カスタム集計項目を作成時、PREVGROUPVAL 関数を使って、グルーピングされた日付の前のグループとの比較値を出すことができます。
  • データが入っていない項目のレコードを抽出する場合には、条件に「””」と一致するを指定します。
  • 値が入っていないデータの項目には「-(ハイフン)」が表示されます。
  • マトリックスのレポートで、強調表示を指定すると、例えば100以上は青、200以上は緑、など、レンジをわけて項目に色を付けることができます。
  • 条件指定時に「クロス条件」を指定することで、たとえば「活動のない取引先」などを抽出することができます。

5.ダッシュボードの概要

ダッシュボードの概要

ダッシュボードとは、レポートをベースにグラフやサマリを表示したものを複数のパネル形式のレイアウトで表示する機能です。
グラフを表示する領域をコンポーネントと言い、1つのダッシュボードに20個までのコンポーネントを表示することが可能です。
ダッシュボードは最後に更新したタイミングのデータの状態を表示しています。
最新のデータを元にグラフを表示するには、ダッシュボードの更新が必要になります。

ダッシュボードタブ

ダッシュボードを検索して編集、コピーすることができます。初期状態では最近参照したダッシュボードを表示します。
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ダッシュボードの概要

ダッシュボードとは、レポートをベースにグラフやサマリを表示したものを複数のパネル形式のレイアウトで表示する機能です。

グラフを表示する領域をコンポーネントと言い、1つのダッシュボードに20個までのコンポーネントを表示することが可能です。

ダッシュボードは最後に更新したタイミングのデータの状態を表示しています。最新のデータを元にグラフを表示するには、ダッシュボードの更新が必要になります。

ダッシュボードタブ

ダッシュボードを検索して編集、コピーすることができます。初期状態では最近参照したダッシュボードを表示します。

6.ダッシュボートの作成方法

作成手順

  1. ダッシュボードに表示するグラフの元となるレポートは事前に作成しておきます。
    ダッシュボードの元にするレポートはサマリ形式またはマトリックス形式、行制限つきの表形式のみです。
  2. レポートタブ画面から新規ダッシュボードを作成します。
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  3. 表示したい場所にコンポーネントをドラッグ&ドロップします。
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  4. 表示したいコンポーネントの場所にデータソースとして、作成したレポートをドラッグ&ドロップします。
    28-24
  5. グラフ形式、X軸、Y軸とグルーピングされた項目の対応、凡例の場所など、グラフの詳細表示方法を設定します。
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    28-27
  6. コンポーネントの設定が終われば、ダッシュボードを保存します。ここではひとつのコンポーネントですが、実際の運用は複数のコンポーネントを配置します。28-25

コンポーネントの種類

ダッシュボードのコンポーネントの種類はいくつかから選択することができます。

グラフ

レポートから作成されるグラフを表示します。
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テーブル

レポート結果そのまま表示ます。
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総計値

総計値を表示します。
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ゲージ

ゲージ形式で表示します。
色の境界値をカスタマイズすることにより、目標達成しているかなどを一目で確認できます。
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Visulaforceページ

Visualforceで作成したページを表示します。

作成手順

  1. ダッシュボードに表示するグラフの元となるレポートは事前に作成しておきます。
    ダッシュボードの元にするレポートはサマリ形式またはマトリックス形式、行制限つきの表形式のみです。
  2. レポートタブ画面から新規ダッシュボードを作成します。

  3. [ + コンポーネント ]  から表示したいレポートを選択します。
  4. グラフ形式、X軸、Y軸とグルーピングされた項目の対応、凡例の場所など、グラフの詳細表示方法を設定し、追加します。

  5. コンポーネントの設定が終われば、ダッシュボードを保存します。ここではひとつのコンポーネントですが、実際の運用は複数のコンポーネントを配置します。

コンポーネントの種類

ダッシュボードのコンポーネントの種類はいくつかから選択することができます。

グラフ

レポートから作成されるグラフを表示します。

テーブル

レポート結果をそのまま表示します。

総計値

総計値を表示します。

ゲージ

ゲージ形式で表示します。

Visulaforceページ

Visualforceで作成したページを表示します。

10.拡張パッケージでより使いやすくする

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