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レポートとダッシュボードをメールで配信する

Salesforce で作成したレポートやダッシュボードを特定のアドレス宛てに定期的に送信する

0.はじめに

レポートやダッシュボードを作成し、定期的にデータの動向を把握することは、マーケティングや営業活動をするうえで非常に重要なことです。 ただし、データをチェックするためにだけに頻繁に Salesforce にログインしなくてはならないのは大変です。 そこで、レポートやダッシュボードの情報をメールで送ることで手軽に確認できるようにします。

1.レポートのスケジュール

レポートタブからメール配信を行いたいレポートを表示し、左上のレポートの実行リストメニューの中の [ 実行のスケジュール ] を選びます。29-2 レポートのスケジュールの詳細を設定します。 レポートの送信先を選択します。 また、期間と開始希望時刻も設定します。 時刻が希望になっているのはシステムの負荷状況によって多少ずれが発生するためです。 また他のユーザなどによって別のスケジュールが複数登録されていた場合は、時刻によっては指定できないものもあります。 最後に [ レポートスケジュールを保存 ] をクリックします。

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スケジュールされたレポートは、[ 設定 ] | [ 監視 ] | [ スケジュール済みジョブ ] を開いて確認することができます。 29-4

レポートタブからメール配信を行いたいレポートを表示し、[ ▼ ] | [ 登録 ] をクリックします。レポートのスケジュールの詳細を設定します。 期間と開始時刻やレポート実行者、結果メールの受信者を設定します。最後に [ 保存 ] をクリックします。

スケジュールされたレポートは、[ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ 環境 ] | [ ジョブ ] | [ スケジュール済みジョブ ] を開いて確認することができます。

2.ダッシュボードのスケジュール

次にダッシュボードのスケジュールについて説明します。 まず、ダッシュボードタブをクリックしてメール配信を行いたいダッシュボードを表示させます。その上で、更新リストメニューの中の [ 更新のスケジュール ] を選択します。 29-5 ダッシュボードのスケジュールの詳細を設定します。 送信先・対象期間・開始希望時刻を設定します。 時刻が希望になっていることと時刻によっては指定できないものがあるのはレポートの時と同じです。 最後に [ 保存 ] をクリックします。 29-6
ダッシュボードの更新のスケジュール設定が保存されると、レポートと同じくスケジュール済みジョブから確認することができます。 29-7

次にダッシュボードのスケジュールについて説明します。 まず、ダッシュボードタブをクリックしてメール配信を行いたいダッシュボードを表示させます。[ 登録 ] をクリックし、スケジュール等の情報を設定します。
送信先・対象期間・開始希望時刻を設定します。 設定が完了したら[ 保存 ] をクリックします。

ダッシュボードの更新のスケジュール設定が保存されると、レポートと同じくスケジュール済みジョブから確認することができます。

3.演習

レポートおよびダッシュボードのスケジュール設定を行い、自分を含めて複数のユーザに送信されるようにしてください。また、送信された内容を確認してください。

10.拡張パッケージでより使いやすくする

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