ステップメールを実行したい企業向け！メール配信システムの選び方を具体的に解説
<この記事でわかること>
- ステップメールとは、「顧客が特定のアクションを行った日」を基準として、事前の設定スケジュールに沿って定められたメッセージを順番に配信する手法のこと。
- ステップメールを行う際に特化型のメール配信システムを使う場合は、「導入目的にマッチした機能やスペックを持っているか？」「初めてメール配信システムを使う場合でもスムーズに効果測定できるか？」「どのような料金体系になっているか？」といった点をチェックして選ぶ。
- ステップメールを配信できるツールとしては、特化型のメール配信システム以外に、「MAツール（見込み顧客の獲得〜育成〜選別を自動化しマーケティング活動を効率化するツール）」や「CRMシステム（顧客情報を一元管理・分析しニーズを満たす施策の設計および実行につなげるツール）」がある。
ステップメールの実行に必要なメール配信システムは、以下のポイントを押さえて選びましょう。
- 導入目的にマッチした機能やスペックを持っているか？
- 初めてメール配信システムを使う場合でもスムーズに効果測定できるか？
- どのような料金体系になっているか？
- 誰でも直感的に操作できるか？
- 自社の希望を満たすサポートが受けられるか？
- 強固なセキュリティ体制を構築しているか？
- 外部ツールと連携できるか？
自社の目的を踏まえ、機能や料金体系、操作性などをチェックすることで、現場で使いやすい最適なメール配信システムを導入できます。
本記事ではステップメールの実行を考えている企業に向けて、メール配信システムの選び方を解説します。
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<目次>
ステップメールとは？概要をかんたんにおさらいしよう
まずはステップメールの概要をかんたんに確認しましょう。
ステップメールとは、以下のような「顧客が特定のアクションを行った日」を基準として、事前の設定スケジュールに則り定められたメッセージを順番に配信する手法のことです。
- 無料の会員登録を行った日
- 商品を初回購入した日
- 資料をダウンロードした日
ステップメールでは、複数回にわたり顧客へ有益情報を提供して少しずつ信頼関係を築くことで、購買意欲を高めていきます。顧客のニーズやフェーズに合わせて最適な情報を共有してから商品購入や商談などを打診するため、自社が定めるゴールの達成確率を高められるでしょう。
ステップメールのメリットや作り方などは、以下の記事で詳しく解説しています。
また、以下の記事ではステップメールの例文を作成する際のポイントをまとめているため、併せてご確認ください。
【前提】本記事では「特化型のメール配信システム」の選び方を紹介！
そもそも「メール配信システム」には、大きく以下の種類があります。
- 特化型のメール配信システム
- MAツール
- CRMシステム
上記のツールには、メール配信機能が搭載されていることが一般的です。そのため広い意味では、いずれも「メール配信システム」と呼称できます。
そして本記事では、上記の中で「特化型のメール配信システム」の選び方について解説します。特化型のメール配信システムとは、文字通り「メール配信施策の実行」に絞った機能が搭載されたツールのことです。ステップメールはもちろん、ターゲティングメールやシナリオメールなど、幅広いメールマーケティングの手法に対応しています。そのため、自社でメール配信施策に注力している場合は、まず特化型のメール配信システムを選ぶとよいでしょう。
その他、メール配信を実行できる主なツールについては「特化型のメール配信システム以外にステップメールを実施できるツールを紹介！」で紹介しています。ツール選定で迷った場合は、ぜひご確認ください。
ステップメールを行う「メール配信システム」の選び方
特化型のメール配信システムの具体的な選び方は、以下の通りです。
- 導入目的にマッチした機能やスペックを持っているか？
- 初めてメール配信システムを使う場合でもスムーズに効果測定できるか？
- どのような料金体系になっているか？
- 誰でも直感的に操作できるか？
- 自社の希望を満たすサポートが受けられるか？
- 強固なセキュリティ体制を構築しているか？
- 外部ツールと連携できるか？
導入目的にマッチした機能やスペックを持っているか？
メール配信システムの機能やスペックは、以下のようにツールごとで異なります。
- メールの配信結果を詳細な条件で分析できる
- 「1,000万通／時」といった高い配信スピードを誇る
- メール本文に自社で必要な内容（名前や会社名、顧客の誕生日など）を個別で差し込める
- 自社の業界や規模などに応じて幅広い種類のデザインテンプレートを用意している
- DKIM署名（送信したメールの信頼性を証明する仕組み）を実装し、受信側から迷惑メール判定されることを防ぐ
- 専用のデータベースから新規開拓用の企業リストをダウンロードできる
- 多言語配信に対応している
選択肢が豊富なため、漠然と導入すると「自社が想定する使い方に見合う機能やスペックを持っていなかった」となりかねません。
そのため導入後のミスマッチを回避するには、最初に導入目的を定めたうえで、自社の要望を満たす機能やスペックを持っているかチェックすることが大切です。
例えば「メイン施策がステップメールであるため毎回細かい条件で分析し確実に改善させたい」という目的なら、デバイスごとのクリック結果や到達率といった、詳細な項目で分析できるツールを選ぶとよいでしょう。
「数万人のメルマガ登録者へ月初に決まったコンテンツを配信する必要がある」という場合は、配信遅延や配信漏れを起こさないよう、配信スピードに強みを持つシステムを選ぶことがオススメです。
初めてメール配信システムを使う場合でもスムーズに効果測定できるか？
メール配信では、一度目の実行で自社が望んだ成果を出せるとは限りません。そのため、メール配信後に効果測定を行って改善点を洗い出し、次回以降で修正していくことが必須です。PDCAサイクルを回すことで、徐々にゴールに向けて最適な形でメールを配信できるようになり、最終的な成約につながりやすくなるでしょう。
上記のPDCAサイクルが必須であると考えると、「誰でもスムーズに効果測定を行えるツールなのか？」という視点も欠かせません。もし「配信結果の分析画面がわかりにくい」「分析項目が少ないため本当に今の改善の方向性で合っているかわからない」などが起きると、改善点を正しく洗い出せず、思うように修正できないでしょう。
そのため、「誰もがわかりやすい画面で・幅広い項目で分析できる」というメール配信システムを選ぶことが大切です。
メール配信施策における効果測定の重要性は、以下の記事でも詳しく解説しています。
どのような料金体系になっているか？
メール配信システムの料金体系には、大きく以下の2種類があります。それぞれでマッチする企業が異なるため、自社の予算や意向に合う料金体系のツールを選ぶことが大切です。
（1）登録アドレス数ごとの従量課金制
登録しているアドレス数によって料金が変動します。登録アドレス数内であれば、実際の配信通数は無制限であるため、「配信リストの数が多い」「メール配信施策に投下する予算を手軽に管理したい」といった企業にオススメです。
（2）配信通数ごとの従量課金制
実際の配信通数に応じて料金が変動します。超過分については「1通につき◯円追加」という形で課金されることが一般的です。「毎月のメール配信通数が限られる」という企業にオススメです。
また、無料で使えるメール配信システムもあるため活用しましょう。もちろん、配信通数が限られたり使える機能が少なかったりといった制限はあります。とはいえ、「メルマガの登録者数がまだまだ少ない」「ひとまず問題なく送信できればOK」という企業にとっては、コスパよく利用できるでしょう。
誰でも直感的に操作できるか？
社内でメール配信システムの利用を定着させるには、ツール自体の操作のしやすさが重要です。「どこを操作すれば自社の希望するスケジュールでステップメールを設定できるかわかりにくい」「マニュアルを見ても操作方法がイマイチわかりにくい」といった場合、現場の従業員が積極的にツールを使う意欲が湧かず、なかなか利用が定着しません。
そのため、従業員の誰もが直感的に操作できるわかりやすいツールを選びましょう。とくに「従業員の世代的にあまりITツールの操作に馴染みがない」「初めて本格的にメール配信システムを導入する」という場合は、なおさら操作性に着目してください。
ツールによっては、無料デモやトライアルを実施しているため活用しましょう。実際に利用する機会が多い従業員に試してもらい、現場目線で「本当に使いやすいメール配信システムであるか？」をチェックすることが大切です。
自社の希望を満たすサポートが受けられるか？
メール配信システムのサポート体制は、以下のようにツールごとで異なります。
- 電話やメールでサポートを受けられる
- 対面やオンラインで操作支援を受けられる
- ツールの使い方にフォーカスしたセミナーに参加できる
- 自社の要望に合わせたコンサルティングを受けられる
そのため、自社のメール配信施策への知見の深さやリソースなどを踏まえて、適切なサポートを受けることが大切です。
例えば「メール配信システムの運用経験があるのですでに知見がある」という場合、メールや電話サポートで十分かもしれません。一方で「初めてITツールを導入するので基礎から学びたい」という場合は、マンツーマンのコンサルティングや操作説明会などを提供しているツールを選ぶとよいでしょう。
強固なセキュリティ体制を構築しているか？
メール配信システムには、大切な顧客の連絡先が大量に保管されています。そのため、万が一にもメールアドレスの流出などを起こさないよう、以下のように手厚いセキュリティ体制を構築しているツールを選びましょう。
- ツールへログインできるユーザーを自社でカスタマイズできる
- 2段階認証やIPアドレスによるアクセス制限、ワンタイムパスワードの設定などに対応している
- ツールを操作したユーザーのログイン履歴をチェックできる
- 送信ドメイン認証技術を活用してメール配信のなりすましを防げる
顧客情報の流出が発生すると、自社の信頼が一気に低下し、最悪の場合は損害賠償請求に発展するかもしれません。そのため、セキュリティ体制の手厚さは必ずチェックしましょう。
外部ツールと連携できるか？
メール配信システムの中には、以下のような外部ツールと連携できる製品もあります。
- ICカードシステム
- ECシステム
- 会員管理システム
- 名刺管理ツール
- CMS
- DMP
連携によって、外部システムで管理している顧客情報とメール配信システムを統合することで、より幅広いリストへメッセージを配信できるようになるでしょう。
特化型のメール配信システム以外にステップメールを実施できるツールを紹介！
上記では「特化型のメール配信システム」を選ぶ際のポイントを解説しました。先述の通り、ステップメール配信ができるツールは他にもあるため、主要なものをチェックしましょう。
本記事で紹介するツールは、以下の2つです。
- MAツール
- CRMシステム
MAツール
MAツールとは、企業が行う「見込み顧客の獲得〜育成〜選別」の流れを自動化し、マーケティング活動の効率化を実現するツールのことです。ツール内で一元管理している顧客情報を分析し、見込み顧客のニーズにマッチしたフォローを提供し信頼関係を構築することで、無理なく購買意欲を醸成し自然な形で営業担当者へ引き渡せるようになります。
信頼関係を構築する方法としては、例えば「特定の製品ページを見ている顧客へ詳細をまとめたホワイトペーパーをプレゼントする」「ウェビナー参加者へお礼や有益情報などを順次配信し最終的な商談へつなぐ」などが挙げられます。
こうした見込み顧客のフォローでは、ステップメールを活用する機会もあるでしょう。そのため、MAツールにもメール配信機能が搭載されていることが一般的です。
また、MAツールは「一元管理した顧客情報を幅広いマーケティング施策にいかす」という前提条件のもとで運用するツールです。そのため、「自社のターゲット層を踏まえるとメール配信施策以外にも取り組んだほうがよいのかもしれない」「なかなかメール配信施策の効果を実感できない」という企業に向いているでしょう。
MAツールと特化型のメール配信システムについて、以下の記事で違いを詳しく解説しています。両者の機能やそれぞれでオススメの企業についても詳細にまとめているため、ぜひご覧ください。
CRMシステム
まず「CRM」とは、顧客のニーズにマッチしたフォローを行い満足度を高め、信頼関係を構築する考え方のことです。顧客との間に信頼関係が生まれれば、自然な流れで自社のファンになり自発的にリピート利用してもらえるようになるため、無理なく売上アップを実現できます。
このCRMの考え方を、実際のビジネスでいかすためのツールが「CRMシステム」です。CRMシステムでは、以下のような幅広い種類の顧客情報を一元管理・分析して、顧客のニーズを満たす施策の設計および実行につなげていきます。
- 顧客の基本情報（氏名・年齢・性別など）
- 連絡先（電話番号・メールアドレス）
- 商品の購入履歴
- 問い合わせ履歴
- 店舗での接客履歴
- 商談履歴
- セミナーや展示会で交換した名刺情報
こちらもMAツールと同じように、顧客フォローを目的としてメール配信施策を行うケースがあるため、メール配信機能が搭載されていることが一般的です。
CRMシステムの具体的なメリットや機能などについては、以下の記事で解説しています。
ここまで見ると、MAツールと同じような印象を受けるかもしれません。しかし、MAツールとCRMシステムには以下のような違いがあります。
- MAツール：見込み顧客の育成を目的としたフォローを行う
- CRMシステム：見込み顧客や新規顧客、既存顧客など幅広いフェーズの顧客フォローを行う
具体的には以下のようなイメージです。
- 商品の初回購入者に「お礼→使い勝手の確認→商品の有効活用のコツ→次回購入のお伺い」といったステップメールを配信してリピーターへ引き上げる
- 累計購入金額が上位の既存顧客へ特別クーポンを配信し、さらなる信頼性の強化を狙う
- 最終来店日から一定期間が経過している顧客へ近況のお伺いメッセージを配信し離脱を防ぐ
こうした幅広いフェーズの顧客に対し、ステップメール配信を含めてさまざまな施策を実行できる点が魅力です。
「もっと幅広い顧客をフォローして売上を伸ばしたい」という企業であれば、CRMシステムを検討してみるとよいでしょう。
もしCRMシステムの導入を検討する場合は、弊社が提供する「Synergy!」も選択肢に入れてみてください。「Synergy!」にも、ステップメールやスポット配信、オートメールといった幅広い手法に対応したメール配信機能が搭載されています。配信日時や件名、本文、デザインなどは、ウィザードに沿うだけでかんたんに作成できるため、初めてITツールを導入する企業でも安心です。
配信後は、アクセスデバイスや開封時間帯といった詳細な項目をチェックできます。メール配信で大切な効果測定もスムーズに実施できるため、毎回の改善を通じて自社の目指す目標を達成できるでしょう。
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メール配信システムの選び方を押さえて効率的なメール配信施策を実行しよう！
ステップメールの実行に必要なメール配信システムを選ぶ際は、以下のポイントを意識しましょう。
- 導入目的にマッチした機能やスペックを持っているか？
- 初めてメール配信システムを使う場合でもスムーズに効果測定できるか？
- どのような料金体系になっているか？
- 誰でも直感的に操作できるか？
- 自社の希望を満たすサポートが受けられるか？
- 強固なセキュリティ体制を構築しているか？
- 外部ツールと連携できるか？
上記の選び方を押さえることで、自社の目的にマッチしたメール配信システムを導入し、目指す成果を出しやすくなるでしょう。
自社の目的によっては、MAツールやCRMシステムを活用してメール配信を実行することもオススメです。「将来的に幅広いマーケティング施策を実行したい」「さまざまなフェーズの顧客にアプローチしたい」といった企業は、ぜひ検討してみてください。
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