メール配信システムのメリット5選！事前に知っておきたいデメリットも
<この記事でわかること>
- ASP型メール配信システムは、サーバ不要で即導入できるクラウド型サービス。短期間で運用開始でき、低コストで導入しやすいのが魅力です。
- HTMLメール作成、ステップ配信、ABテスト、効果測定など、マーケティングに必要な機能をひと通り備えています。
- ただしカスタマイズ性やデータ管理は提供事業者に依存するため、導入前にセキュリティ体制やサポート内容を確認することが重要です。
- Synergy!は複数IPでの配信やSPF／DKIM／DMARC対応により到達率が高く、MA機能・セグメント配信などで施策の効果を最大化できます。
「顧客にまとめて簡単にメールを送信したい」と、メール配信システムの導入を検討している担当者の方も多いのではないでしょうか。メール配信システムはメールの大量送信だけでなく、リスクの防止やメールマーケティングの効率化といったメリットもあります。
本記事では、メール配信システムのメリット5つを紹介しながら、機能や期待できる効果を解説します。また、導入前に知っておきたいデメリットも解説するので、検討する際の参考にしてみてください。
これからメール配信システムを検討する方に知っておいてほしい基本の考え方
どんなシステムが自社にあっているのかを検討するためには、メールマーケティングの基本と考え方を押さえましょう！
<目次>
メール配信システムの基本と5つのメリット
メール配信システムとは、企業や団体が一度に大量のメールを送信するためのソフトウェアやプラットフォームです。顧客にメールマガジンやお知らせメールなどを一斉送信するだけでなく、特定のグループに限定して送信する機能など、効率的かつ効果的にメールを送信できます。
メール配信システムのサービス形態には、大きく分けて「クラウド型」「オンプレミス型」の2種類があります。
クラウド型のメール配信システムは、管理会社がシステムを管理しており、インターネットを使って利用するサービスです。自社にシステムを設置する必要がないため、管理の手間がかからず、すぐに利用を始められます。オンプレミス型と比べて、初期費用も抑えられることがメリットです。
一方、オンプレミス型は自社でサーバやネットワーク機器を準備して管理します。導入までに時間がかかる傾向にあり、システム障害が起こった場合は基本的に自社対応が必要で、管理担当者を配置する必要性も生じます。
具体的なメール配信システムのメリットは、主に以下のとおりです。
- リスクを大幅に削減できる
- 作業効率が劇的に上がる
- メールマーケティングの効果が飛躍的に向上する
- 施策の幅が広がり精度が上がる
- リスト管理が安全で簡単にできる
次項以降で、それぞれのメリットを詳しく解説します。
メリット①リスクを大幅に削減できる
メール配信システムを導入すれば、誤送信や情報漏えいなどのリスクを軽減できます。リスクに対して、メール配信システムの機能がどのように効果を発揮するのかを解説します。
承認・プレビュー機能により誤送信を防ぐ
メール配信では誤字脱字や誤送信などのリスクが懸念されますが、メール配信システムを活用することで、ミスに気付きやすい環境を整備できます。例えば、ダブルチェックを促す承認機能により、誤送信や誤字脱字などの人為的なミスを未然に防止しやすくなります。
また、メールの送信前にプレビュー表示ができるため、ミスが可視化されて気付きやすくなることもメリットです。複数の担当者がメール配信業務に関与する場合でも、確認フローの標準化が可能となります。
セキュリティ対策ができる
メール配信システムでは、顧客のメールアドレスや氏名といった情報を使用するため、個人情報の漏えいに対する対策が欠かせません。PマークやISMS認証を取得している企業のシステムを選ぶことで、厳重なセキュリティ対策が取られているかを判断でき、対外的な信頼性も確保できます。
Pマークとは、PMS（個人情報保護マネジメントシステム）の運用について一定の基準を満たした企業に付与されるマークです。ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）は情報セキュリティを管理する仕組みで、ISO27001などの国際規格が求める基準を満たしていることを示しています。
ログインする際の2段階認証やIP制限機能がある場合、不正ログインのリスクも大幅に低減できます。特に当社の『Synergy!』は、金融機関や公的機関でも導入実績もある高セキュリティ設計が特長です。不正アクセスや情報漏えいといったリスクを抑え、安心してご利用いただけます。
▼弊社「Synergy!」のセキュリティ対策
API連携で手入力によるミスが防げる
メール配信システムの中にはAPI連携が可能な種類があり、より効果的にメール配信が行えます。API連携とは、異なるアプリケーションやシステム同士を自動でつなぐ仕組みのことです。
API連携により、外部ツールやシステム外で管理されているデータを活用できるようになります。例えば、CRMや会員データベースとAPIで自動連携することで、手作業による入力ミスの防止に役立ちます。
配信対象となる顧客を自動的に抽出できるようになり、セグメントの精度を維持しやすくなる点もメリットです。自動連携によりデータ同期がリアルタイム化され、情報の鮮度を保てる点もメール配信システムの魅力といえます。
メリット②作業効率が劇的に上がる
メール配信システムには、作業効率が劇的に上がるメリットもあります。ここでは、具体的にどのようにして作業効率が上がるのかを解説します。
HTMLメールが誰でも簡単に作れる
高度な知識や技術がなくても、HTMLメールを簡単に作れることがメール配信システムのメリットです。視覚に訴えるメール配信が可能となり、訴求力を高められることが特長です。
メール配信システムには、HTMLメールの作成ツール「HTMLエディタ」が搭載されているものが多く、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で初心者でも簡単に作成できます。コーディングが不要なため、外部の専門業者に外注する必要がなく、作業の工数を減らせる点もメリットです。
配信作業が短時間でできる
多くのメール配信システムでは、メールの作成から送信設定までを直感的な操作で実行できます。例えば、①メール作成②配信リストの選択③送信設定の3ステップで一斉配信できるため、配信作業にかかる時間の短縮が可能です。
メールのテンプレートや顧客リスト管理も一元化されており、以前使用した情報やメールの文面を再度活用したい場合も、スムーズに必要なデータを引き出せます。メール配信業務を属人化させることなく、誰が操作しても、一定品質のメールを短時間で配信できるのもメリットです。
特定電子メール法にも対応している
広告・宣伝を目的とした電子メールの配信には、「特定電子メール法（特定電子メールの送信の適正化等に関する法律）」の遵守が求められます。特定電子メール法では、原則としてメール配信に同意した者にのみメールを送信する「オプトイン方式」が義務付けられています。
たとえ同意が得られていた場合でも、受信拒否の意思表示があった際は、配信を速やかに停止しなければなりません。万が一、特定電子メール法に違反した場合は、罰金や懲役といった刑罰の対象になる可能性があります。
こうしたリスクを回避するためにも、法令に準拠したメルマガ運用を行うことが重要です。多くのメール配信システムには、購読解除リンクやオプトイン設定といった機能が標準で備わっており、法的リスクを未然に防げます。
メリット③メールマーケティングの効果が飛躍的に向上する
メール配信システムには作業効率の向上だけでなく、メールマーケティングの効果向上も期待できます。ここでは、メールマーケティングの効果を向上させるメリットを詳しくみていきましょう。
高速配信・高い到達率を誇る
一般的なメーラーで大量のメールを配信しようとすると遅延が発生し、時間的コストが増えることがあります。メール配信システムを活用すれば、数万通以上のメールを数分から十数分で一斉配信することが可能です。
高速配信を実現しつつ、スパム認定を回避する技術や配信ノウハウが組み込まれていることもメリットです。Gmail送信ガイドライン等に対応しているため、スパム認定を回避し、高い到達率が実現できます。
開封率・クリック率などの効果測定ができる
メールの開封率やクリック率などの効果測定が可能な点も、マーケティング効果が期待できる理由です。システムの活用によりデータが自動で可視化され、効果測定が容易にできます。測定データをもとに、「どの件名が効果的だったか」「どのリンクがクリックされたか」といった事実から次の施策を組み立てる、データドリブンな改善サイクルを回せます。
効果測定をシステムなしで行う場合、一定の知識や技術が必要です。しかし、メール配信システムでは、測定データを誰でも簡単に数値を確認したりレポート出力したりできます。データをまとめる作業に、人員や時間を取られることはありません。
ABテスト・IPレピュテーション管理機能がある
メール配信システムにはABテストやIPレピュテーション管理機能があることも、メールマーケティングの効果向上に役立ちます。メールの件名や本文のパターン別に、ABテストを簡単に設定して検証できるため、結果を比較して次回の配信にいかせることがメリットです。
また、クリーニング機能により、良好なIPレピュテーション（送信元サーバの信頼性を示す評価）が維持しやすくなります。読者が望まないメールの配信を避けられるため、スパム報告などのネガティブな行動を防ぎ、マーケティングの最適化につなげられます。
メリット④施策の幅が広がり精度が上がる
マーケティング施策の幅を広げ、精度を上げられることもメール配信システムのメリットです。セグメント配信やステップメール、シナリオメールのような機能により、さまざまな施策に役立てられます。
セグメント配信で効果最大化できる
メール配信システムではセグメント配信により、性別・地域・購入履歴などの登録情報に応じて、ターゲット層にピンポイントでメールを届けられます。
セグメント配信とは、配信の対象をセグメントと呼ばれる「特定の条件で絞り込んだグループ」に限定して送信する方法です。情報が不要なユーザーへの配信を避けることで、登録解除率や迷惑メール報告を抑制できます。
また、ターゲットごとに訴求を最適化することで、開封率やCV率の向上が期待できる点もメリットです。
ステップメールやシナリオメールも使える
ステップメールとは、特定のタイミングに従って、一連のメールを段階を踏まえて自動的に送る手法です。例えば、顧客がメルマガに登録した日を基点として3日後に第一段階のメール、1週間後に第二段階のメールと設定した順番に配信します。
一方、シナリオメールは顧客の行動や反応に応じて、あらかじめ設定したシナリオをもとにパーソナライズされたメールを自動送信する手法です。読者がメールを開封したら第二段階のメールを配信するなど、各顧客に異なるタイミングでメールを送信できます。
メール配信システムを使えば、ユーザーの行動や期間に応じて、自動で複数のメールを送信可能です。顧客が「今このタイミングで欲しい」と感じる情報を自動的かつ個別に提供できます。また、適切なタイミングでメールを送信することで、高い開封率と「私信感」のある信頼性の高い配信が実現可能です。
メリット⑤リスト管理が安全で簡単にできる
メール配信システムでは、顧客リストの管理を安全かつ簡単にできることもメリットです。
フォーム生成・属性管理・クリーニングまで自動化されている
登録フォームを作る際、一般的にはコーディングなど専門的な知識と技術が必要です。しかし、メール配信システムを使えばノーコードで簡単に作成でき、キャンペーンも素早く対応できます。顧客の年齢や職業といった属性情報も一括管理でき、外部システムと連携することで手入力の手間やミスを防げます。
さらに、配信エラーとなったメールアドレスを抽出し、定期的に取り除いて顧客リストを自動的にクリーニングできることも特長です。1件ずつ除外する手間を省いて、常にメンテナンスが行き届いたリストに保てます。
リストの鮮度を保って効果を落とさない仕組みができている
メール配信結果をもとに実行されるリストクリーニングにより、無効アドレスや非アクティブ会員を自動的に整理した鮮度の高いリストが作れます。配信エラーを減らせるため、開封率や到達率の低下を防ぎたいときに役立ちます。
また、IPレピュテーション対策にもつながり、メール配信の品質を継続的に安定させられることもメリットです。
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メール配信システムのデメリット
メール配信システムには、リスク低減や作業効率の向上、マーケティング施策の効果向上などのメリットがあります。一方で、デメリットもあることに留意が必要です。
費用がかかる
メール配信システムの導入や運用には、月額または年額の利用料金がかかります。特に、機能が豊富で拡張性のあるシステムでは、初期費用や設定費用が高額になるケースもあります。
小規模なビジネスや予算が限られている企業にとっては、導入コストが負担となるため、コスト対効果を見極めることが重要です。クラウド型であれば、オンプレミス型と比較して初期費用を抑えて導入しやすいシステムといえます。
システム設定や運用に専門的な知識が必要になる
メール配信システムでは、設定や運用の際に一定の専門知識が求められるため、慣れていないと使いこなすのが難しいことがあります。また、システムの初期設定やセグメント配信、ABテストの設定などを初めて使う場合は操作を習得するための時間や手間がかかります。
スムーズに運用開始するためには、操作マニュアルやサポートを活用することが重要です。
メールの表示や到達率に問題が生じることがある
メール配信システムを使って送信したメールは、受信者のメール受信環境やメールソフトによって正しく表示されないケースがある点がデメリットです。特にHTMLメールの場合は受信側のメールクライアントや端末設定によって、レイアウトやデザインが崩れる可能性があるため、正しく表示されるか確認が必要です。
また、スパムフィルタに引っかかってメールが届かない場合もあるため、到達率を高める対策が別途必要になる可能性もあります。
メール配信システムの選び方
メール配信システムの効果を最大限引き出すためには、システムの選び方に注意が必要です。以下のポイントを押さえて選ぶと、導入後に後悔なく運用できるでしょう。
- 配信性能が高いか
- 自社に合った機能があるか
- サポート体制が整っているか
ここでは、それぞれのポイントを詳しく解説します。
配信性能が高いか
メール配信システムを選定するうえで、高度な配信性能は欠かせません。大量のメールを短時間で送信する高速性はもちろん、送信ドメイン認証への対応やIPレピュテーション管理などにより、迷惑メールに振り分けられるのを防いで高い到達率を維持できるかが重要です。
クラウド型を選ぶ場合、同時に複数のユーザーが利用したときに、作業に影響のない対策が取られているかも確認しましょう。送信サーバの分散や厳格な利用審査など、共有環境における他ユーザーの影響を最小限に抑える対策が必要となるため、実績も確認しておくと安心です。
自社に合った機能があるか
基本的な配信機能に加え、HTMLメールエディタ・セグメント配信・ステップメール設定・効果測定・ABテスト設定など、自社のメールマーケティング戦略に必要な機能が搭載されているかも確認事項です。
ただし、搭載されている機能が多ければよいものではなく、使いこなせなければ意味がありません。自社のスキルやリソースを確認し、必要十分な機能を持つメール配信システムを選ぶことが大切です。
サポート体制が整っているか
導入時の初期設定サポートから、運用中の技術的な問い合わせ、トラブル発生時の対応まで迅速かつ丁寧なサポートが受けられるかも確認が必要です。特に初めてメール配信システムを導入する際は、操作に慣れていないため手厚いサポートが必要になるケースもあります。
サポートの対応方法は電話・メール・チャットのどれか、対応時間、マニュアルやFAQの充実度も重要な判断材料です。自社のスキルに応じて、必要なサポート体制が整っているシステムを選びましょう。
まとめ
メール配信システムは一度に大量のメールを配信できるため、効率的かつ効果的に読者に届けられる手段です。導入・運用費用がかかったり、一定の専門知識が必要になったりするデメリットがある一方で、次のようなメリットが期待できます。
- リスクの削減
- 作業効率の向上
- メールマーケティングの効果向上
- 施策精度の向上
- リストの安全な管理
本記事で解説したメール配信システムのメリットをより高いレベルで実現し、お客様のビジネス成長を支援するのが『Synergy!』です。使いやすさを徹底的に考えた画面デザインを採用しており、初めてメール配信システムを使うユーザーが迷わない操作性を実現しました。また、堅牢なセキュリティ対策により、リスクを低減し安心してシステム運用できます。
『Synergy!』は、メール配信機能に加えて顧客情報を一元管理できるデータベース機能を標準搭載しています。本記事で紹介したセグメント配信やシナリオ配信を高度に実現し、顧客一人ひとりとの継続的な関係構築（CRM）を可能にします。ただメールを送るだけでなく、LTV（顧客生涯価値）の最大化を目指せる点が大きな特長です。
具体的な製品機能については、以下の資料で解説しています。「メール配信システムの導入を検討しているがどのシステムが良いか選べない」という担当者の方は、ぜひご確認ください。
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