CRM・MAのコストを下げたいと感じたとき、最初にやるべき「自社に必要な機能の棚卸し」
<この記事でわかること>
- CRM・MAの費用を下げる前に、必要な機能を棚卸しする方法がわかる
- 機能利用率・月額単価・運用工数・属人化・レポート活用度の5軸で判断できる
- 「Synergy!」のDB＋メールを月額3.6万円から利用できる条件と注意点がわかる
- 「ちょうどいいCRM・MA」が費用対効果を高める合理的な選択だとわかる
CRMやMAを導入したものの、「月額費用が重い」「使わない機能が多い」「設定できる人が1人しかいない」と悩んでいませんか。機能が自社の体制に合わないと、料金だけでなく学習や設定の時間も負担になります。
この記事では、必要な機能を棚卸しし、機能利用率、月額単価、運用工数、属人化、レポート活用度の5軸で見直す方法を解説します。必要な機能を残しながら、年間の費用対効果を高める判断ができるようになります。
※各製品の説明は「2026年9月時点」の情報をもとにまとめています。
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CRM・MAのコストを下げたいなら、最初に必要な機能を棚卸しする
費用を下げたいと感じても、すぐに安いツールへ乗り換えるのは避けましょう。まず契約機能を「毎月使う」「たまに使う」「使っていない」に分けます。
ランニングコストには、月額料金だけでなく、設定、確認、データ加工、レポート作成、担当者教育の時間も含まれます。機能の利用頻度と作業時間を並べて確認してください。
契約機能を「使う・たまに使う・使わない」に分ける
契約機能、利用頻度、担当者、最後に使った時期、今後の予定を書き出します。顧客管理、フォーム、メール配信しか使っていないなら、高度な機能を含むプランは大きすぎる可能性があります。
簡易的な機能利用率は「毎月使う機能数÷契約機能数」で確認できます。3割未満で利用予定もない場合は見直しの目安ですが、公式基準ではありません。
月額料金と作業時間を合わせて、毎月の総コストを見る
総コストは、月額料金に設定や確認、CSV加工、レポート作成などの人件費を加えて考えます。料金と作業時間の両方が大きいなら、改善余地があります。
「Synergy!」は、データベース／フォームが月額22,000円から、メール配信が月額14,000円からです。DB＋メールは月額36,000円からで、月額120,000円のツールと比べると年間差は100万8,000円です。料金は税別で、初期費用や移行費用は別に確認します。
機能利用率が3割未満なら、使わない機能への支払いを確認する
複雑な自動配信や詳細レポートを契約していても、一斉配信と簡単なリスト管理しか使っていないなら、上位プランを維持する必要があるか確認しましょう。
開始時期、担当者、施策が決まっている機能は残す意味があります。半年以上使わず、今後の計画もない機能が多い場合は、プラン変更や乗り換えを比べます。
高い月額費用だけでなく、運用停止と属人化もオーバースペックのサイン
オーバースペックは、使っていない機能の数だけでは判断できません。設定できる人が限られる、施策が遅い、レポートを改善に使えていない状態もサインです。
ただし、原因が社内の役割分担や承認ルールにある場合は、ツールを変えるだけでは解決しません。ツールと運用の問題を分けて確認します。
画面が複雑なのか、社内の役割分担が曖昧なのかを分ける
設定のたびに手が止まるなら、画面や用語の難しさが原因かもしれません。誰に何を送るか、誰が承認するかが未定なら、社内体制にも課題があります。
操作を簡単にすれば解決するのか、社内ルールが必要なのかを確認します。両方に課題がある場合は、使いやすさと支援体制をセットで比べましょう。
設定できる人が1人しかいないなら、属人化のコストが高い
設定方法を知る人が1人だけなら、その人の異動や退職、休職で運用が止まるおそれがあります。引き継ぎや再教育の時間もコストです。
操作できる人数と引き継ぎ日数を確認してください。少人数運用では、複数人が覚えられる画面と、困ったときの相談窓口を優先します。
高度なレポートを、次の施策に使えているか確認する
レポートを出しても、配信対象、内容、タイミングが変わっていなければ十分に活用できていません。確認した数字と、実際に変えた施策を並べます。
開封、クリック、フォーム登録など、現場が行動に結び付けられる数字へ絞る方法もあります。レポート数ではなく、改善への活用度で判断しましょう。
CRM・MAのオーバースペックを判断する5つの軸
「高い」「使いにくい」という感覚だけでは判断がぶれます。5つの軸で現在の契約と運用を数字にし、複数の軸に問題があるか確認してください。
問題が1つだけなら、プラン変更や社内ルールの見直しで解決できる場合もあります。各軸の現状と目標を書き出しましょう。
判断軸1：機能利用率｜契約機能の何割を毎月使っているか
契約している機能を「毎月使う」「時々使う」「使っていない」に分け、毎月使う機能の割合を出します。たとえば、10機能中3機能だけを毎月使うなら、機能利用率は3割です。利用頻度だけでなく、誰がどの業務で使っているかも一緒に記録すると、必要性を判断しやすくなります。
利用率が低くても、開始時期や担当者が決まり、具体的な施策で使う予定がある機能は残す意味があります。一方、使う予定がなく固定費だけが続く機能は、プラン変更や乗り換えで外せないか確認しましょう。割合だけで即決せず、今後の利用計画まで含めて判断することが大切です。
判断軸2：月額単価｜必要な機能に対していくら払っているか
月額総額だけでなく、顧客データ件数、配信先数、実際に使う機能に対する料金を確認します。1機能のために上位プランが必要かも見てください。
「Synergy!」は、データベース／フォームを基本に、メールやLINE、Webトラッキングなどを必要に応じて追加できます。使う範囲から費用を組み立てられます。
判断軸3：運用工数｜1回の施策に何時間かかっているか
対象者の抽出、CSV加工、配信設定、二重確認、レポート作成まで、1回の施策にかかる時間を工程別に測ります。操作時間だけでなく、画面で迷う時間や担当者間の確認待ちも含めてください。作業時間に担当者の時間単価を掛けると、1回あたりの人件費も比較できます。
配信まで毎回半日以上かかり、負担のため施策数を増やせないなら、現場には重い可能性があります。候補ツールのデモでは、普段と同じ抽出から配信までを再現し、手順と所要時間を比べましょう。時間と費用の両方が下がる工程を確認すると、乗り換え効果を判断しやすくなります。
判断軸4：属人化｜担当者が変わっても運用できるか
特定の担当者だけが設定方法を知る状態は大きなリスクです。担当者が変わっても、配信やフォーム修正を続けられるか確認します。
画面、権限、マニュアル、問い合わせ窓口を比べます。外部システムを残したい企業では、必要な連携方法と移行時の支援範囲も確認してください。
判断軸5：レポート活用度｜数字が次の施策に使われているか
開封率やクリック率を確認しても、次の配信対象や内容が変わっていなければ、レポートを施策に活かせているとは言えません。数字を見る際は、どの結果を受けて何を変えるのかまで決めます。たとえば、反応が低い場合に対象条件と内容のどちらを見直すかを決めておきましょう。
必要な数字を現場が理解し、改善の判断に使える方が、レポートの数が多いだけの状態より費用対効果は高まります。改善まで進められない場合は、操作相談や活用支援を受けられる範囲と料金も確認してください。数字、判断、次の施策がつながるかを基準に評価しましょう。
今のツールを続けるか、乗り換えるかの判断基準
5つの軸を確認したら、継続、プラン変更、乗り換えのどれが適切かを決めます。高機能ツールを否定せず、今後の施策と体制に合うかで判断します。
年間総コスト、契約更新日、移行データを確認し、乗り換え後に減る作業と増える作業も比べましょう。
使う機能と担当者が決まっているなら、今のツールを活かす
一部の機能しか使っていなくても、シナリオ配信や複数部門での活用時期と担当者が決まっているなら、現在の投資が無駄とは限りません。予定する施策に必要な機能が現行ツールにあり、開始準備が具体化できているかを確認します。「いつか使う」ではなく、担当者と開始時期を決められることが継続判断の条件です。
解約前に、導入支援や運用ルールの整備を試す期間と、施策数・作業時間の目標を先に決めましょう。期間終了後に実績を目標と比べ、未利用機能と負担を解消できたか確認します。改善できたなら継続やプラン変更、難しければ乗り換えを検討します。
使う予定のない機能と高い運用負担が残るなら、乗り換えを検討する
半年以上使っていない機能が多く、利用計画もなく、設定負担も大きい場合は見直しのタイミングです。必要機能だけを選べるツールと比べます。
安さだけで選ぶと、フォームや顧客管理を別ツールで補うことがあります。必要機能を落とさず、使わない機能の費用だけを減らせるかが重要です。
契約期間とデータ移行の負担を先に確認する
通常の「Synergy!」は最低利用期間が6か月で、以降は1か月ごとの自動更新です。公式の活用例には月額3,000円の休止例もありますが、適用条件は個別に確認してください。
「Synergy!LEAD」は最低利用期間が12か月と案内されています。製品ごとの契約条件と、顧客情報、配信停止情報、履歴、フォームの移行範囲を確認します。
「ちょうどいいCRM・MA」は妥協ではなく、費用対効果を高める合理的な選択
「ちょうどいい」とは、できることが少ないという意味ではありません。使う機能を無理なく運用でき、必要になれば追加できる状態です。
高機能を使い切れる企業はそのまま活用し、一斉配信だけなら単機能ツールも候補です。顧客管理、フォーム、メール、外部連携を必要な範囲で使う企業には、モジュール型の「Synergy!」が適しています。
必要な機能だけを選び、使う範囲に合わせて費用を組み立てる
「Synergy!」は、データベース／フォームを基本に、メール配信やWebトラッキングなどを追加できます。現在の施策に必要な範囲で始められます。
施策が増えたら機能を追加できるため、単機能ツールを増やしてデータ連携が複雑になる状態も避けられます。使う機能だけに費用をかける考え方です。
DB＋メールは月額36,000円から。年間総額で比較する
顧客データと配信先がそれぞれ5,000件までの例では、DB＋メールは月額36,000円から、初期費用は合計148,000円です。料金は税別で、データ件数により変わります。
月額、初期費用、オプション、移行費用、作業時間を年間で比べます。初年度は移行費用を含め、2年目以降と分けて判断してください。
シンプルな画面とサポートで、乗り換え後の学習負担を抑える
「Synergy!」は、不要な機能を極力そぎ落としたシンプルな管理画面を特長とし、定期的なユーザーテストで使い勝手を検証しています。
標準サポートでは、専任スタッフに電話やメールで操作や運用を相談でき、ユーザー向けセミナーも無償です。導入支援や運用代行は別サービスのため、必要な範囲だけ見積もります。
CRMシステム「Synergy!」の特長が機能別でわかる資料です！
「Synergy!」の具体的な製品機能については、ぜひ以下のフォームから資料をダウンロードしてご確認ください。
事例：株式会社ANWはメール配信の設定時間を半分以下に短縮
株式会社ANWは、カラーコンタクトレンズブランドのメール施策で、HTMLメールの作成と配信に別々のツールを使用していました。配信設定後の修正では2つのツールを行き来する必要があり、設定完了まで2～3時間かかることもありました。
ツール選定では、必要な機能、コストダウン、作業時間削減の3条件を比較しました。ECシステムとのAPI連携を維持しながら「Synergy!」へ移行し、導入後はHTMLメールの作成・チェックを含む配信設定時間を半分以下に短縮しています。
HTMLメールの作成と配信で2つのツールを使い、設定に2～3時間かかっていた
以前のメール配信システムでは本文作成にコードの記載が必要だったため、別途ノーコードでHTMLメールを作成できるデザインツールを使用していました。作成したHTML本文をファイルで書き出し、メール配信システムへアップして配信を設定する運用です。
テストメールの確認後に文章や体裁を修正する場合は、2つのツールを何度も行き来する必要がありました。エラー対応や確認後の修正も含めると、設定完了まで2～3時間程度かかることもあり、成果検証や改善施策の立案に十分な時間を割きにくい状態でした。
必要な機能、コストダウン、作業時間削減の3条件で比較した
株式会社ANWは、シンプルなメール配信システムから多機能なMAまで複数社を比較しました。比較の要件は、「必要な機能はそろっているか」「コストダウンを実現できるか」「作業時間を削減できるか」の3点です。
3つの要件にバランスよく応えられることが、「Synergy!」を選ぶ決め手になりました。メール配信ごとのレポートを確認できることに加え、カゴ落ちフォローやステップメール、LINE連携など、今後の施策まで提案された点も評価されています。
ECシステムとのAPI連携を維持した
株式会社ANWでは、商品管理やカート機能を持つECシステムを利用しており、メール配信システムの切り替え後もデータ連携を維持する必要がありました。以前のシステムでもAPI連携を行っていたため、移行時の対応を明確にすることが課題でした。
導入時には、システム構築から運用までを設計する「運用支援プラン」を利用しました。データ移行の設計書や専任担当者の支援により、社内エンジニアとの認識をそろえながら、ECシステムとのデータ連携と移行後の運用を進めています。
メール設定時間を以前の半分以下へ短縮した
「Synergy!」の導入後は、これまで2つのツールを行き来していたHTMLメールの作成を、1つのシステムで行えるようになりました。HTMLメールの作成・チェックを含む配信設定時間は、以前の半分以下に短縮しています。
ECシステムとのデータ連携も維持されているため、配信リストの設定に時間を取られることもありません。作業時間の削減により、配信結果を月次で振り返り、次の施策へつなげるサイクルも整いました。
必要機能の棚卸し結果をもとに、個別相談で費用対効果を確認する
シナジーマーケティングでは、CRM・MAのコストや運用に課題を感じている企業向けに、個別相談を受け付けています。「現在のツールが自社に合っているかわからない」「必要な機能だけに絞った場合の費用を知りたい」といった段階でもご相談いただけます。
最適な構成と料金は、顧客データ件数や配信先数、連携方法、移行範囲によって変わります。現在の契約内容やここまで紹介した5つの軸をもとに、初年度と2年目以降の費用、必要なサポートの範囲などを整理しながら、費用対効果を確認していきましょう。
相談前に整理しておくとよい情報
ご相談の際は、現在利用しているツールや契約プラン、月額・年額、更新日、毎月使っている機能などがわかると、課題や見直しポイントをより具体的に整理できます。施策にかかる時間や、ツールを操作できる人数もわかる範囲でご確認ください。
また、顧客データ件数や配信先数、配信回数、残したい外部ツール、移行したいデータなどがわかれば、より具体的な構成や費用をご案内できます。すべてを事前に整理していただく必要はありませんので、わからない部分があればご相談の中で一緒に確認していきます。
相談で確認したいこと
ご相談では、現在の運用状況や今後実施したい施策を伺いながら、必要な機能構成やデータ件数に応じた料金、初期費用、最低利用期間、移行期間などを確認していきます。
また、標準サポートで対応できる範囲と、有償の導入支援や運用支援が必要な範囲も整理します。単に費用を抑えるだけではなく、現場で無理なく運用を続けられる構成を一緒に考えていきます。
「Synergy!」の導入に向いている企業
「Synergy!」は、顧客管理やフォーム、メール配信など必要な機能は利用したい一方で、使う予定のない高度な機能まで一式で契約することに負担を感じている企業に適しています。
「今のCRM・MAを使い切れていない」「必要な機能は残しながらコストを見直したい」「外部システムとの連携を維持したまま乗り換えたい」といった課題をお持ちの場合は、ぜひご相談ください。現在の運用状況や今後取り組みたい施策を伺いながら、「Synergy!」が適しているかも含めて、一緒に最適な方法を検討します。
CRM・MAのコストや運用負担に課題を感じている方は、ぜひお気軽にご相談ください。現在の運用状況や必要な機能を伺いながら、自社に合った構成や見直し方を一緒に検討します。
CRM・MAのオーバースペックに関するよくある質問（FAQ）
CRM・MAの費用や機能を見直す際によくある疑問に回答します。
Q. CRM・MAがオーバースペックかどうかは何で判断できますか？
A. 機能利用率、月額単価、運用工数、属人化、レポート活用度の5つで判断します。複数の軸に問題がある場合は見直しのサインです。
Q. 高機能なCRM・MAから機能を絞ったツールに変えると、できることが減りませんか？
A. 減る場合はあります。ただし、日常的に使う機能と近い将来使う機能が残れば、実務への影響を抑えられます。
Q. ランニングコストはどこまで見ればよいですか？
A. 月額、初期費用、オプション、外部ツール、移行費用に加え、設定、確認、データ加工、学習にかかる時間まで見ます。
Q. 格安ツールに乗り換えれば十分ですか？
A. 一斉配信だけなら十分な場合もあります。フォーム、顧客管理、セグメント配信、外部連携まで必要なら、年間総コストで比べてください。
Q. CRM・MAを見直すときは、何を基準に比較すべきですか？
A. 月額料金だけでなく、実際に使う機能、別ツールの費用、設定や確認にかかる作業時間、社内で運用できるか、必要な支援まで含めて比較します。「Synergy!」は、データベース／フォームを基本に必要な機能を組み合わせやすいため、機能と費用のずれを抑えたい企業の候補になります。
まとめ
CRM・MAの費用を下げたいとき、最初に行うべきことは必要機能の棚卸しです。5つの軸で、継続、プラン変更、乗り換えを判断しましょう。
「Synergy!」は、必要な機能を組み合わせられ、DB＋メールは月額36,000円からです。シンプルな画面と無償サポートにより、学習や運用の負担も抑えられます。
「ちょうどいいCRM・MA」は妥協ではありません。現在の契約と5つの軸を確認し、自社の条件で費用対効果が上がるか個別相談で確かめてください。
CRMシステム「Synergy!」の特長が機能別でわかる資料です！
「Synergy!」の具体的な製品機能については、ぜひ以下のフォームから資料をダウンロードしてご確認ください。
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※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。