送信用のメールテンプレートを作成する

1. [ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「メールテンプレート ] と入力、選択します。
   [ Classic メールテンプレート ] | [ 新規テンプレート ] をクリックします。
   
2. 「テンプレートの種別」を選択して [ 次へ ] をクリックします。
   
3. メール本文を作成します。
4. 配信対象が格納されているオブジェクトにある項目をメール本文に埋め込むことができます。このマニュアルでは、対象者を「リード」としているためリードの差し込み項目を使用することができます。作成が完了したら「有効」にチェックを入れて、[ 保存 ] をクリックします。
   

ワークフローを作成する

1. [ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「ワークフロールール」と入力、選択します。
   ワークフロールール一覧が表示されたら、[ 新規ルール ] をクリックします。
   
2. ワークフロー対象のオブジェクトを指定して、[ 次へ ] をクリックします。この例では「リード」を選択します。
   
3. この例では以下のように設定し、[ 保存 & 次へ ] をクリックします。
    
   【設定内容】
   • ルール名：自動返信ルール
   • レコードが次の場合にルールを評価：作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき
   • ルール条件：条件が一致する
   • 項目：リード: 問い合わせフラグ
   • 演算子：次の文字列と一致する
   • 値：True

   【補足】項目による条件指定だけでなく数式も指定可能です。
   

4. ワークフローの起動条件の設定をした後は、起動時にどのようなアクションを実行するかを決めていきます。今回はメールを送信するため [ 新規メールアラート ] をクリックします。
   
5. メールアラートを今回の場合は以下のように設定し、 [ 保存 ] をクリックします。
   特に重要なのは「受信者種別」になります。ここで「メールの項目」を指定することで、ワークフロー起動のきっかけとなったリードデータのメール項目に対してメールを送信できるようになります。
    
   【設定内容】
   • 説明：リードから問い合わせがあった時に自動返信する
   • 一意の名前：lea_auto_reply
   • メールテンプレート：先程作成したメールテンプレートを選択します
   • 受信者種別：メールの項目
   • メール受信者：「選択可能なメール受信者」ボックスから該当データを選択して、「選択済みメールの受信者」に追加します

   
   【補足】カスタムで作成したメール項目を指定することも可能です。

6. [ 完了 ] をクリックします。
   
7. 作成したワークフローの確認画面に遷移します。[ 有効化 ] をクリックすることでワークフローが有効になります。
   

有効化するまでワークフローは起動しません。適用するタイミングで必ず忘れずに有効化してください。

動作を確認する

今回は「リードの」「問い合わせフラグ」項目にチェックが入った場合に自動的にメールが送信されるように設定しました。実際に動作確認をすると以下のようなメールが「リード」に格納されているメールアドレス宛に送られます。

【補足】差し込み項目の情報も展開されます。