Synergy!LEAD

フォームで登録された内容を特定のアドレスに送信するには?

Synergy!LEAD のフォームから登録された内容を、社内の特定メンバーに通知するメールを送りたい。「ワークフロー」と「メールアラート」を使って、通知メールを自動的に送信する方法を説明します。設定の流れは以下のとおりです。

  1. メールテンプレートの作成
  2. ワークフロールールの設定
  3. ワークフローアクションの追加
  4. ワークフロールールの有効化

メールテンプレートの作成

[ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「メールテンプレート」と入力、[ Classicメールテンプレート ] | [ 新規テンプレート ] をクリックします。

次に、 「テキスト」を選択します。


POINT
ここで「テキスト」以外を選択すると、HTML や Visualforce ページで自由なデザインのメールを作成することができます。今回は通知の方法を説明するため詳細は割愛していますが、詳しくは「メールテンプレートの管理 | Salesforce.com」をご参照ください。

続いて、メールテンプレートの各種項目を入力します。

【入力内容】

  • 有効:チェックを付けます
  • メールテンプレート名:わかりやすい名称を入力します
  • 文字コード:「日本語(Shift-JIS)」もしくは「 Unicode(UTF-8)」を選択します
  • 件名:登録されたリードの項目を差し込めます
  • メール内容:上記の「差し込み項目値」を含む送信時の本文を入力します

「差し込み項目の種類」で「リードの項目」を選択します。また「差し込み項目」の選択リストで項目を選択し、「差し込み項目値」を表示します。この文字列をメール本文に貼り付けることで、実際のメール送信時、登録されたリードの情報が「差し込み項目値」の部分に展開されます。件名にも差し込み可能です。

最後に [ 保存 ] をクリックします。

ワークフロールールの設定

[ ビルド ] | [ 作成 ] | [ ワークフローと承認申請 ] | [ ワークフロールール ] を選択し、表示された画面で [ 新規ルール ] をクリックします。

POINT
もし「ワークフローとは?」のような機能説明が表示されましたら [ 次へ ] をクリックします。「次回よりこのページを表示しない」にチェックを付け、次回以降表示させないようにすることもできます。

「オブジェクトの選択」にてフォームからリードが登録されたときにメールを送信するため、「リード」を選択します。

次に「ワークフロールールの設定」で、「ルール名」「評価条件」「ルール条件」を設定します。

【入力内容】
ここでの「ルール名」は「フォーム登録された情報を特定のアドレスに送信する」にします。

  • ルール名:わかりやすい名称を入力します
  • 評価条件:「作成されたとき」を選択します
  • ルール条件:最低1つ必要です

ここでは必ずルールが適用されるように以下の設定をおこないます。

【入力内容】

  • 項目:「リード: 姓」
  • 演算子:「次の文字列と一致しない」
  • 値:空(null)

特定のフォームから登録された場合にのみメールを送信した場合、ここに条件を追加します。たとえば、フォームに「自動設定項目」を設定し、ある項目の値が必ず特定値になるようにしておき、その値を条件として設定することで特定フォームからの登録時のみメールを送信できます。ここでは例として、項目「登録フォーム種別」に「資料請求」を含む場合を条件に追加しています。

上記を設定後、[ 保存&次へ ] をクリックします。

ワークフローアクションの追加

「ワークフローアクションの指定」で [ ワークフローアクションの追加 ] をクリックします。特定のアドレスにメールを送信するため、「新規メールアラート」を選択します。


次に、メール送信情報を設定します。

【入力内容】

  • 説明:わかりやすい説明テキストを入力します(例:リード登録時にメール送信)
  • 一意の名前:わかりやすい名称を入力します
  • メールテンプレート:上記「1. メールテンプレートの作成」で作成したメールテンプレートを選択します
  • 受信者種別:「選択可能なメール受信者」からメールを送りたいユーザを選択し [ 追加 ] をクリックします
  • 追加のメール:追加で送信したいアドレスを入力します(例:ユーザのアドレス以外のメーリングリストなど)

上記を設定後、[ 保存 ] をクリックします。
続いて、「ステップ3:ワークフローアクションの指定」画面に戻ってきます。画面右上の [ 完了 ] をクリックします。


POINT
時間ベースのアクション」で「ワークフローアクションは追加されて…」と表示されていますが、時間ベースでアクションを起こしたい場合(10日後など)の内容です。表示されていても問題ありません。

ワークフロールールの有効化

ワークフロールールが実行されるには「有効化」が必要です。ここまでの手順でワークフロールールの詳細画面が表示されています。[ 有効化 ] をクリックします。

ここでワークフローを有効化しないと、ワークフローは起動しません。忘れずに [ 有効化 ] をクリックします。

これでフォームからの登録があるたびに、指定したユーザまたはアドレス宛にメールテンプレートで入力した内容の通知メールが送信されます。ルールの有効化 / 無効化の切り替えは、「ワークフロールール」のトップ画面の「すべてのワークフロールール」から、ルールごとのアクションリンクをクリックすることでも可能です。
なお、ワークフロー機能は Salesforce 標準の便利な機能ではありますが、ひとつのオブジェクトに設定できるルール数など制限もあるため、ルールを追加する際には注意してください。

  1. メールテンプレートの作成
  2. ワークフロールールの設定
  3. ワークフローアクションの追加
  4. ワークフロールールの有効化

メールテンプレートの作成

[ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「メールテンプレート」と入力し [ Classicメールテンプレート ] | [ 新規テンプレート ] をクリックします。

次に、「テキスト」を選択します。

POINT
ここで「テキスト」以外を選択すると、HTML や Visualforce ページで自由なデザインのメールを作成することができます。今回は通知の方法を説明するため詳細は割愛していますが、詳しくは「メールテンプレートの管理 | Salesforce.com」をご参照ください。

続いて、メールテンプレートの各種項目を入力します。

【入力内容】

  • 有効:チェックを付けます
  • メールテンプレート名:わかりやすい名称を入力します
  • 文字コード:「日本語(Shift-JIS)」もしくは「 Unicode(UTF-8)」を選択します
  • 件名:登録されたリードの項目を差し込めます
  • メール内容:上記の「差し込み項目値」を含む送信時の本文を入力します

「差し込み項目の種類」で「リードの項目」を選択します。また「差し込み項目」の選択リストで項目を選択し、「差し込み項目値」を表示します。この文字列をメール本文に貼り付けることで、実際のメール送信時、登録されたリードの情報が「差し込み項目値」の部分に展開されます。件名にも差し込み可能です。

最後に [ 保存 ] をクリックします。

ワークフロールールの設定

[ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「ワークフロールール」を入力し、 [ プロセスの自動化 ] の下に表示された [ ワークフロールール ] を選択します。

ワークフロールールの画面で [ 新規ルール ] をクリックします。

POINT
もし「ワークフローとは?」のような機能説明が表示されましたら [ 次へ ] をクリックします。"次回よりこのページを表示しない"にチェックを付け、次回以降表示させないようにすることもできます。

まず、「オブジェクトの選択」です。フォームからリードが登録されたときにメールを送信するため、「リード」を選択します。

次に、「ワークフロールールの設定」です。ルール名、評価条件、ルール条件を設定します。

【入力内容】
ここでの「ルール名」は「フォーム登録された情報を特定のアドレスに送信する」にします。

  • ルール名:わかりやすい名称を入力します
  • 評価条件:「作成されたとき」を選択します
  • ルール条件:最低1つ必要です

ここでは必ずルールが適用されるように以下の設定をおこないます。

【入力内容】

  • 項目:「リード: 姓」
  • 演算子:「次の文字列と一致しない」
  • 値:空(null)

特定のフォームから登録された場合にのみメールを送信した場合、ここに条件を追加します。たとえば、フォームに「自動設定項目」を設定し、ある項目の値が必ず特定値になるようにしておき、その値を条件として設定することで特定フォームからの登録時のみメールを送信できます。ここでは例として、項目「登録フォーム種別」に「資料請求」を含む場合を条件に追加しています。

上記を設定後、[ 保存&次へ ] をクリックします。

ワークフローアクションの追加

「ワークフローアクションの指定」です。[ ワークフローアクションの追加 ] をクリックします。特定のアドレスにメールを送信するため、「新規メールアラート」を選択します。

次に、メール送信情報を設定します。

【入力内容】

  • 説明:わかりやすい説明テキストを入力します(例:リード登録時にメール送信)
  • 一意の名前:わかりやすい名称を入力します
  • メールテンプレート:上記「1. メールテンプレートの作成」で作成したメールテンプレートを選択します
  • 受信者種別:「選択可能なメール受信者」からメールを送りたいユーザを選択し [ 追加 ] をクリックします
  • 追加のメール:追加で送信したいアドレスを入力します(例:ユーザのアドレス以外のメーリングリストなど)

上記を設定後、[ 保存 ] をクリックします。
続いて、「ステップ3:ワークフローアクションの指定」画面に戻ってきます。画面右上の [ 完了 ] をクリックします。

POINT
時間ベースのアクション」で「ワークフローアクションは追加されて…」と表示されていますが、時間ベースでアクションを起こしたい場合(10日後など)の内容です。表示されていても問題ありません

ワークフロールールの有効化

ワークフロールールが実行されるには「有効化」が必要です。
ここまでの手順でワークフロールールの詳細画面が表示されています。
[ 有効化 ] をクリックします。

ここでワークフローを有効化しないと、ワークフローは起動しません。忘れずに [ 有効化 ] をクリックします。

これで、フォームからの登録があるたびに、指定したユーザまたはアドレス宛にメールテンプレートで入力した内容の通知メールが送信されます。

ルールの有効化/無効化の切り替えは、「ワークフロールール」のトップ画面の「すべてのワークフロールール」から、ルールごとのアクションリンクをクリックすることでも可能です。
なお、ワークフロー機能は Salesforce 標準の便利な機能ではありますが、ひとつのオブジェクトに設定できるルール数など制限もあるため、ルールを追加する際には注意してください。

メール配信

フォーム作成

Salesforce

仕様

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