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フォーム登録でレコードタイプを切り替えるには?

フォーム登録されたデータをフォームの種類ごとに管理したい場合、レコードタイプとワークフローを組み合わせることで自動的に管理が可能です。
すでに以下2種類のレコードタイプがリードオブジェクトに作成されている状態を前提とします。

  • レコードタイプA
  • レコードタイプB
POINT
レコードタイプについての説明と作成方法については「データの状態とログインユーザによって画面をカスタマイズする」を参照ください。

設定方法

フォームの設定画面でレコードタイプを分けるための条件となる項目を設定します。以下例では「リードソース」に「Web」を自動的に格納するような設定をおこないます。

  1. [ フォーム ] | [ 編集 ] の「自動設定項目」にて [ リードソース ] | [ Web ] を選択して [ 保存 ] をクリックします。
  2. [ 設定 ] | [ クイック検索 ] にて「ワークフロールール」と入力、クリックします。
  3. [ 新規ルール ] をクリックし、オブジェクトに「リード」を選択、[ 次へ ] をクリックします。
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  4. 「ワークフローの設定」について、以下のように設定したうえで [ 保存 & 次へ ] をクリックします。
    【設定内容】

    • ルール名:任意の名称を記入します
    • 評価条件:作成されたとき
    • ルール条件:項目「リードソース」、演算子「次の文字列と一致する」、値「Web」

  5. 「ルール適用時のアクション」では「新規項目自動更新」を選び、「項目自動更新」の設定を 行います。
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  6. 「項目自動更新の編集」にて以下のように設定し、[ 保存 ] をクリックします。
    【設定内容】

    • 名前:任意の名称を記入します
    • 一意の名前:任意の名称を記入します
    • 更新する項目:リードレコードタイプ
    • 新規項目値の指定:「レコードタイプA」を選択

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  7. 次のページで [ 完了 ] をクリックします。
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  8. 「ワークフロールールの詳細」にて [ 有効化 ] をクリックします。
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「レコードタイプA」以外に別のフォームからの登録時に「レコードタイプB」を設定したい場合は、上記の手順と同じようにおこないます。
その際にフォームの「自動更新項目」の内容を、上記のフォームとは別のものにします。そしてその内容をワークフロールールの「評価条件」で設定します。

設定方法

フォームの設定画面でレコードタイプを分けるための条件となる項目を設定します。以下例では「リードソース」に「Web」を自動的に格納するような設定をおこないます。

  1. [ フォーム ] | [ 編集 ] の「自動設定項目」にて [ リードソース ] | [ Web ] を選択して [ 保存 ] をクリックします。
  2. [ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「ワークフロールール」と入力、クリックします。
  3. [ 新規ルール ] をクリックし、オブジェクトに「リード」を選択、[ 次へ ] をクリックします。
  4. 「ワークフローの設定」について、以下のように設定したうえで [ 保存 & 次へ ] をクリックします。
    【設定内容】

    • ルール名 :任意の名称を記入します
    • 評価条件 :作成されたとき
    • ルール条件:項目「リードソース」、演算子「次の文字列と一致する」、値「Web」

  5. 「ルール適用時のアクション」では「新規項目自動更新」を選び、「項目自動更新」の設定を 行います。
  6. 「項目自動更新の編集」にて以下のように設定し、[ 保存 ] をクリックします。
    【設定内容】

    • 名前:任意の名称を記入します
    • 一意の名前:任意の名称を記入します
    • 更新する項目:リードレコードタイプ
    • 新規項目値の指定:「レコードタイプA」を選択

  7. 次のページで [ 完了 ] をクリックします。
  8. 「ワークフロールールの詳細」にて [ 有効化 ] をクリックします。

「レコードタイプA」以外に別のフォームからの登録時に「レコードタイプB」を設定したい場合は、上記の手順と同じようにおこないます。
その際にフォームの「自動更新項目」の内容を、上記のフォームとは別のものにします。そしてその内容をワークフロールールの「評価条件」で設定します。

POINT
他の流入経路からデータが登録される際、同一の項目・同一の値格納される可能性があります。
その場合は上記のワークフロールールの「評価条件」に以下の内容を追加してください。
例)フォーム名が「資料請求」の場合

  • 評価条件:項目「フォーム名」、演算子「次の文字列と一致する」、値「資料請求」

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