Synergy!LEAD

フォームで登録された内容を特定のアドレスに送信するには?(プロセスビルダー版)

Synergy!LEAD のフォームから登録された内容を、社内の特定メンバーに通知するメールを送りたい。「プロセスビルダー」と「メールアラート」を使って、通知メールを自動的に送信する方法を説明します。設定の流れは以下のとおりです。

  1. メールテンプレートの作成
  2. メールアラートの設定
  3. プロセスビルダーの設定
  4. プロセスビルダーの有効化

メールテンプレートの作成

[ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「メールテンプレート」と入力し [ Classicメールテンプレート ] | [ 新規テンプレート ] をクリックします。

次に、「テキスト」を選択します。

POINT
ここで「テキスト」以外を選択すると、HTML や Visualforce ページで自由なデザインのメールを作成することができます。今回は通知の方法を説明するため詳細は割愛していますが、詳しくは「メールテンプレートの管理 | Salesforce.com」をご参照ください。

続いて、メールテンプレートの各種項目を入力します。

【入力内容】

  • 有効:チェックを付けます
  • メールテンプレート名:わかりやすい名称を入力します
  • 文字コード:「日本語(Shift-JIS)」もしくは「 Unicode(UTF-8)」を選択します
  • 件名:登録されたリードの項目を差し込めます
  • メール内容:上記の「差し込み項目値」を含む送信時の本文を入力します

「差し込み項目の種類」で「リードの項目」を選択します。また「差し込み項目」の選択リストで項目を選択し、「差し込み項目値」を表示します。この文字列をメール本文に貼り付けることで、実際のメール送信時、登録されたリードの情報が「差し込み項目値」の部分に展開されます。件名にも差し込み可能です。

最後に [ 保存 ] をクリックします。

メールアラートの設定

[ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「メールアラート」を入力し、  [ メールアラート ] を選択します。

次に、メール送信情報を設定します。

【入力内容】

  • 説明:わかりやすい説明テキストを入力します(例:リード登録時にメール送信)
  • 一意の名前:わかりやすい名称を入力します
  • メールテンプレート:上記「1. メールテンプレートの作成」で作成したメールテンプレートを選択します
  • 受信者種別:「選択可能なメール受信者」からメールを送りたいユーザを選択し [ 追加 ] をクリックします
  • 追加のメール:追加で送信したいアドレスを入力します(例:ユーザのアドレス以外のメーリングリストなど)

上記を設定後、[ 保存 ] をクリックします。

プロセスビルダーの設定

[ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「プロセスビルダー」を入力し、  [ プロセスビルダー ] を選択します。

[ 新規 ] をクリックします。
次に、プロセスの情報を設定します。

【入力内容】

  • プロセス名:わかりやすい説明テキストを入力します(例:フォーム登録された情報を特定のアドレスに送信する)
  • API参照名:わかりやすい名称を入力します
  • 説明:必要に応じて記入します。
  • プロセスを開始するタイミング:レコードが変更されたとき

上記を設定後、[ Save ] をクリックします。

[+ オブジェクト]をクリックして、右側に表示された[オブジェクト]に「リード」を選択し、[プロセスを開始]はデフォルトの「レコードを作成したときのみ」のまま[保存]をクリックします。

[+ 条件を追加]をクリックして、[条件名]に今回設定する条件の概要を入力し、[条件を設定]に適当な条件を設定して[保存]をクリックします。
(この例では、「メールアドレスが存在する(nullでない)」を条件として設定しています。)

[+ アクションを追加]をクリックして、[アクション種別]で「メールアラート」を選択します。
[アクション名]は任意のものを入力し、[メールアラート]で「メールアラートの設定」セクションで設定した「一意の名前」を入力して表示されたものを選択し、[保存]をクリックします。
※メールアラートの「説明」では検索にヒットしないためご注意ください。

POINT
「スケジュール済みアクション」は、時間ベースでアクションを起こしたい場合(10日後など)の内容です。設定しなくても問題ありません。

プロセスビルダーの有効化

プロセスビルダーが実行されるには「有効化」が必要です。
画面右上にある [ 有効化 ] をクリックします。

「バージョンの有効化」画面が表示された場合は[Confirm]をクリックしてください。

ここでプロセスビルダーを有効化しないと、プロセスビルダーは起動しません。忘れずに [ 有効化 ] をクリックします。

これで、フォームからの登録があるたびに、指定したユーザまたはアドレス宛にメールテンプレートで入力した内容の通知メールが送信されます。

ルールの有効化/無効化の切り替えは、作成した「プロセスビルダー」画面で切り替えることが可能です。

メール配信

フォーム作成

Salesforce

仕様

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