2017/5/10より、配信実績データ削除を管理画面から行えるようになりました。
操作方法はこちらからご覧ください。

以下内容は、データローダによる方法となります。

【注意】削除前は必ずデータのバックアップをとり、削除対象の確認は複数名で行うなど、十分にご注意ください。

Synergy!LEADの配信を行うと配信実績オブジェクト(*)に配信実績データが保存されます。
データが増えると組織のデータ容量を圧迫するため、ストレージを追加購入するか定期的にデータを削除する必要があります。

Salesforceの[一括削除]機能では、配信実績データ(カスタムオブジェクト)の削除ができないため、このページではSalesforce社が提供するアプリケーション「データローダ」で一括削除する方法をご案内します。

(*)配信実績オブジェクトは「リード配信実績」「取引先責任者配信実績」とお客様で任意作成された「カスタムオブジェクトの配信実績」です。

配信実績データを削除した場合の影響

以下、個人毎の配信実績が確認できなくなります。
- 配信実績オブジェクトを対象としたSalesforceレポート
- 「リード」「取引先責任者」「カスタムオブジェクト」詳細画面の配信実績

メール配信(リード)、メール配信(他オブジェクト)、メール配信(キャンペーン)タブから確認できるレポートの数値に影響はありません。

以下データローダを使ったデータメンテナンスについて説明します。

手順の概要

1. データローダを起動してExportを選ぶ
2. 削除する条件を指定
3. Exportの実行・ファイルの確認
4. Deleteを選んでファイルを指定
5. Deleteの実行・結果の確認

詳細手順

1．データローダを起動してExportを選ぶ

データローダを起動します。まだインストールしていない場合は「顧客情報をメンテナンスする」を参考にパソコンにインストールしてください。

1．[Export]をクリックします。

2．「OAuth」 か「Password Authentication」を選び、ログイン情報を入力します。
（「Password Authentication」の「Password」にはログインパスワードに続けてセキュリティトークンを入力します。）
<Password Authenticationの入力イメージ>

3．Select Salesforce object： で、
「リード配信実績（SynergyLead_SendResultLead_c)」を選択、Choose CSV file： の[Browse...]で出力先ファイルを指定します。

本説明では「リード配信実績」を指定していますが、取引先責任者への配信実績データを削除する場合は「取引先責任者配信実績」、カスタム配信実績オブジェクトを削除する場合カスタムオブジェクトの名称を指定します。

2．削除する条件を指定

次の画面では Export する項目と抽出条件を指定します。
項目は「Choose the query fields below」で「Id」を 選びます。

抽出条件は、たとえば作成されてから1年以上更新されていないデータを削除する場合は「更新日付が1年より前」、1年以上前に作成されたものを削除する場合は「作成日付が1年より前」となります。

今回の説明では例として2016/1/1より以前に更新されていないデータを削除の対象とします。
Create the where clauses to your query below.　に以下のように入力します。

• 「Fields」 ： 「LastModifiedDate（更新日）」
• 「Operation」 ： 「less than（より小さい）」
• 「Value」 ： 「2015-12-31T15：00：00Z」

日付指定は注意が必要です。書式は「YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ」で、「YYYY」に年、「MM」に月、「DD」に日、「T」はそのままで、「HH」に時間、「mm」に分、「ss」に秒、最後に「Z」はそのままで入力します。
さらにここで指定する日付は世界標準時刻にするため、日本時間から9時間を差し引いた時間を指定します。
2016/1/1より前のデータを指定する場合は、2016-01-01 00:00:00 の9時間前、すなわち「2015-12-31T15:00:00Z」 と設定します。

「Value」まで入力できたら「Add Conditin」ボタンを押して、条件を追加します。そのあと「Finish」をクリックします。

日付の指定は少し複雑のため、以下のマニュアルなども参考に確認しておくようにします。
［Salesforce ヘルプ］Apex データローダで Export (抽出)条件に使用できる日付フォーマットは？
https://help.salesforce.com/apex/HTViewSolution?id=000005553&language=ja

「LastModifiedDate（更新日）」以外にも、「Name（件名）」や「SynergyLead__SendDate__c（配信日時）」を指定することもできます。
配信実績の項目名は設定メニューの［ビルド］|［カスタマイズ］|［作成］|［オブジェクト］をひらき、オブジェクト名を選択することで確認できます。

また「The generated query will appear below. Yo may edit it before finishing.」の欄に表示されたクエリー（データを取得するための文）の「Where...」以降の部分を直接書き換えることで次のような条件指定ができます。

• 現在の日付から150日よりも前に配信したデータを指定する
  

  SELECT Id FROM SynergyLead__SendResultLead__c WHERE SynergyLead__SendDate__c < N_DAYS_AGO:150
  

• 直近90日の間に配信したデータを指定する（カスタム配信実績オブジェクトの場合）
  

  SELECT Id FROM {独自のオブジェクト配信実績のAPI参照名} WHERE SendDate__c >= N_DAYS_AGO:90

ここで指定している「N_DAYS_AGO:n」(n は任意の数値)は、Salesforceにおける特殊な日付指定のひとつです。
ほかにもいろいろな指定ができます。くわしくは こちらのサイトをご参照ください。

3．Exportの実行・ファイルの確認

条件の指定が完了すると確認ダイアログが表示されOKをクリックするとExport が実行されます。

Exportが完了すると結果が表示されます。OKをクリックして結果ダイアログを閉じ、先に指定したパスにExportの出力ファイルができているかを確認します。「View Extraction」をクリックするとデータローダから出力されたファイルの内容を確認することもできます。

データの削除を行う前にバックアップをとる方法

次の手順に進む前に削除対象のデータをすべてバックアップする方法を説明します。
件数が多い場合または件数にかかわらず重要なデータが含まれているオブジェクトが対象の場合は必ずバックアップをとります。
バックアップは先程行ったExportの手順と同じですが、出力する項目は「すべての項目」にします。

以下に手順のポイントをまとめます。

• データローダで「Export」を選び、「Select Salesfoce Object:」で先の手順と同じオブジェクトを選びます。
• 「Choose a target for extraction:」では先の手順と異なるファイル名を指定します。（バックアップであることが分かりやすいように「..._backup_20160101.csv」のようにします。）
• 削除する条件を指定する画面で「Choose the query fields below」の選択エリアの下の「Selected All Fields」ボタンをクリックします。（バックアップのためすべての項目を出力します）
• 削除する条件は必ず先の手順と同じものを指定してください。
• Exportを実行して、出力されたファイルを確認します。特に「配信日付」を指定したときは「SynergyLead__SendDate__c」の列をみて削除対象の範囲内かどうか確認します。
• バックアップ用に出力したファイルと、先の手順で出力したファイルで「件数（行数）」が一致しているかを確認します。

これで削除対象データのバックアップが完了します。

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4．Deleteを選んでファイルを指定

再びデータローダの最初の画面が表示されているのでそこで「Delete」を選びます。

先ほどと同じく「リード配信実績 (Synergylead__SendResultLead__c)」を選び、「Choose CSV file:」にはExportの結果ファイルを指定して次にすすみます。

ファイルが読み込まれ件数が表示されます。件数がExportの結果と同じことを確認して「OK」を押します。

次の画面ではレコードを削除するための「ID」項目がCSVのどの列かを指定します。[Create Edit a Map]をクリックします。

CSVの列名（Label）を選ぶ（Mapping）ダイアログが表示されます。「Auto-Match Fields to Columns」をクリックすると「Id」と同じCSVの列名が自動的にダイアログの下の領域に設定されます。
「CSV Column Header」の「Id」と「Name」の「Id」がMappingされていることを確認します。「Save Mapping」をクリックするとMappingの状態がファイルに保存されあとで読み出すことができます。ここではファイルには保存せずに「OK」をクリックします。

5．Deleteの実行・結果の確認

ダイアログを閉じたら再度「Current Field Mapping:」で「Filed Column Header」と「Name」が同じ「Id」となっていることを確認してから[Next]をクリックします。

実行結果を保存するディレクトリ（フォルダ）を指定して「Finish」をクリックします。

確認のメッセージが表示されます。手順に問題がないかを確認して[はい]をクリックします。

最後に、削除されたデータは 「ごみ箱（Recycle Bin）」から戻せない場合があるというメッセージが表示されます。

ごみ箱に十分な空き容量があれば削除されたデータを元に戻すことができますが、確実に保証されている訳ではないので元に戻せないと考えたほうが良いでしょう。これ以降は後戻りはできませんので最後にもう一度問題がないかを確認して[はい]をクリックします。

Deleteが完了すると結果が表示されます。「View Success」を押して削除されたレコードのIDを確認することができます。
[OK]をクリック、ダイアログを閉じ、Salesforceにログインしてデータが削除されているかを確認します。

ExportやDeleteの実行中に以下のようなメッセージが表示されてエラーになる時があります。

このエラーはデータローダの実行者と同じユーザでSynergy!LEADの同期処理を動かしている場合に発生することがあります。
Synergy!LEADのセットアップ画面を表示して同期処理を一時的に停止しておくことでエラーを回避することができます。
それでもエラーになる場合はしばらく時間をおいてから再度実行します。

※データローダの実行が終わったら、セットアップ画面の「同期再開」を押して処理を再開します。

以上でデータのメンテナンスが完了です。

データ削除の際はくれぐれも必要なデータを消してしまわないように事前に条件と対象件数を確認しておくようにしてください。

データメンテナンスには注意が必要ですがSalesforce内のデータを簡潔でシンプルな状態に保つことができます。
定期的に行って業務の効率化に役立ててください。